契約書管理はエクセルでOK？メリット・デメリットを解説

契約書をはじめとする文書の管理は、企業活動において非常に大切な業務の一つです。しかしその数が増えてくると、作業の手間が増えてしまったり、見落としなどのミスが出てしまったりと、管理そのものが難しくなってしまうこともあるでしょう。そこでおすすめなのが、エクセルを使った契約書管理です。ここでは、エクセルによる契約書管理の概要やそのメリット・デメリット、さらにエクセルよりも進化した管理方法について、詳しく解説します。

エクセルを活用した契約書管理

まずはじめに、エクセルを活用した契約書管理について解説します。シンプルな方法ながら、その効果性は非常に高く、おすすめの管理手法です。

契約書は文書管理の最重要項目

企業活動では、日々さまざまな種類の文書を管理し運用していかなければなりませんが、その中でも最も重要な書類の一つと言えるのが契約書です。

契約書は、取引の内容を事細かに記した、法的な力もある大切な文書。その管理を怠れば、契約履行ミスや更新漏れといったリスクはもちろん、契約書を探すのに時間をとられるなどして、業務効率を低下させてしまう恐れもあります。

杜撰に扱っても良い文書というものはありませんが、契約書に関しては特に意識を高く持って管理していかなければなりません。

エクセルは契約書管理に活用できる

契約書の管理について、古くは手書きの台帳で管理をしていましたが、近年ではエクセルを用いて管理する方法が主流になってきています。

エクセルは元々は表計算ソフトですが、高い汎用性を持っており、その機能を上手に活用すれば契約書管理台帳として使うことが可能。

また紙の台帳とは異なり、必要な情報を逐一記録し一覧化することができれば検索もしやすくなり、管理も容易になるなど、さまざまな利点があります。

エクセルでの契約書管理の例

エクセルで契約書管理台帳を作る場合、特に決まったフォーマットがあるわけではないため、基本的には各企業や担当者の好みに合わせてカスタマイズして問題ありません。ただし、契約書の確認が必要なケースでは、どの相手と契約したのか、いつから契約を開始したのかなどの情報を見ようとするシーンが多いはずです。

そのため、最低限以下の情報は盛り込んでおくようにしましょう。

• 契約書のタイトル
• 契約相手
• 契約締結日
• 契約開始日
• 契約終了日
• 自動更新の有無

特に自動更新の有無については、見落としてしまうと更新漏れのトラブルに発展するケースもあるため、重要な項目の一つです。

エクセル管理のメリットとデメリット

エクセルで契約書管理を行うメリットはどのようなものがあるのでしょうか。また、デメリットはあるのでしょうか。解説していきます。

低コストで始められる

エクセルは、最も基本的なオフィスソフトの一つであり、パソコンがある会社であれば基本的に導入されています。そのため、実質コストゼロで始められるのが大きなメリットです。加えて、操作に関してもシンプルで、特別な知識やスキルが問われることもないため、管理や台帳作成のための人材育成なども不要。これだけ低コストでありながら、導入後の検索性向上の効果は大きく、確かな成果を実感できるのも魅力の一つです。

カスタマイズが簡単

エクセルでは、項目や計算処理の追加を自由に行うことができるため、自社のニーズに合わせてより便利で使いやすい形にカスタマイズしていくことができます。また、多少専門的な知識が知識が必要にはなるものの、関数を利用すればより高度な処理も実現できるようになるため、入力の手間やケアレスミスを防止しつつ、さらなる効率化を図ることが可能です。

一元管理ができない

エクセルで管理できるのはあくまで契約書の情報のみです。契約書本体やそれにまつわるやり取りなどはエクセル上に保管できず、一元管理ができません。そのため、エクセルで情報を参照した後に別のファイルサーバにアクセスして契約書のデータを閲覧したり、キャビネットから契約書を探したりする手間が発生します。

アラート機能がない

エクセルにはアラート機能や通知といった機能が備わっていないため、契約更新のタイミングや有効期限の管理がしづらいのがデメリットです。更新漏れを防ぐためには、担当者が都度手動でチェックしたり、スケジュール管理を怠らないようにしたりしなければなりません。契約書の数が多くなるとそれだけ担当者の負担も増えてしまい、抜け漏れが発生するリスクも高まるでしょう。

セキュリティ対策がしづらい

契約書は機密情報ではありますが、複数の担当者で共有しながら業務を進めるのが一般的です。共有しやすいようエクセルにパスワードをかけずにいると、改ざんや情報漏洩のリスクが発生します。パスワードをかけるとセキュリティ対策にはなりますが、メンバーに共有しづらくなるという欠点があります。

エクセルよりも有効な契約書管理の方法

エクセルで契約書を管理するのはコストがかからないというメリットがありますが、管理が煩雑になりやすいというデメリットもあります。ここからは、エクセルよりも有効な契約書管理の方法を具体的に紹介します。

契約書管理システムを導入する

契約に関する業務を効率化できる契約書管理システムを導入すると、契約書だけでなく取引先とのやり取りの履歴なども一元管理することが可能です。契約締結後の管理はもちろん、締結前の進捗状況や契約書のステータスなどもつぶさに追っていけるため、ミスが減少して業務スピードが大幅に増すことが期待できます。

また、セキュリティ対策やアラート機能を備えているツールもあるため、エクセルのデメリットを解消することが可能になります。

電子契約へ移行する

契約書管理システムのメリットを最大限に活かすためにも、電子契約へ移行することも検討しましょう。紙の契約書をシステムで管理する場合、スキャンやPDF化といった手間がかかってしまいます。電子契約サービスを導入すれば、システム上で契約締結まで完結できるため業務効率化がはかどります。

契約書管理システムで業務効率化を推進しよう

エクセルで契約書管理するメリットやデメリット、より有効な管理方法について解説しました。エクセル管理は手軽ですが、便利さでは契約書管理システムに適いません。業務効率化を図るためにもツールの活用をおすすめします。
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契約書管理業務を効率化するためにも、ぜひ導入をご検討ください。

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