契約管理とは？有用なツールや効率化の方法を解説

高まるコンプライアンスやガバナンスへの意識や、人材不足に対抗していくための業務効率化などの視点から、近年注目度を高めている取り組みの一つが、契約管理です。しかし、契約管理と言ってもその内容は複雑で、正しい意味や取り組み方を熟知できている方も多くないのではないでしょうか。今回は契約管理について、その概要や理想的な契約管理の形、さらに契約管理を進めていく上で有用なツールの紹介など、網羅的に解説していきます。

契約管理とは

まずはじめに、契約管理の概要と理想とされる状態、さらに契約管理が重要視されている理由について解説します。

理想的な契約管理とは

契約管理とは、その呼び名が示す通り、契約に関する内容や書類を適切に管理することです。管理と聞くと、一般的には保管の意味合いが強く持たれがちですが、契約管理に関してはそれだけでは十分とは言えません。

理想的な契約管理とは、「必要な人が必要なタイミングですぐに取り出せるように保存しておくこと」です。

そして、それを実現するためには、正確に運用されている保管ルールに、高い情報の検索性、契約書それぞれの有効期限の把握に、閲覧者の制限という4つの要素を備えておかなければならず、決してただ保管しておけば良いというような簡単なものではありません。

契約管理が注目される背景

契約には法的な力があり、その管理が杜撰に行われてしまうと、大きなトラブルに発展してしまう可能性があります。またそうした管理体制が知られてしまえば、社会的信用の低下も引き起こしてしまうでしょう。ガバナンスやコンプライアンスが声高に叫ばれる昨今、契約管理は企業を守っていくために必要不可欠な要素となっていると言っても過言ではありません。

また非効率的な時間の使い方としてよく指摘される「物を探す時間」の観点からも、契約管理の重要性は言えるでしょう。疑問解消のためやトラブル対応のため、過去の契約との整合性確認のためなど、契約書を確認しなければならないシーンは少なくありませんが、その度に長時間かけて契約書を探しているケースも少なくありません。契約管理は、業務効率化にも大きく貢献してくれる取り組みの一つなのです。

契約管理の4つのポイント

理想的な契約管理を実現するためには、以下に紹介する4つのポイントを意識して体制を構築していくことが大切です。

検索性を向上させる「一元管理」

契約書を一ヵ所にまとめず、色々なところに分散して保管していると、探すのに時間を取られてしまい、必要なタイミングですぐに取り出すことができません。また保管場所が複数あるということは、管理の目が行き届きにくくなるということでもあるため、セキュリティの面でも良い状態とは言えないでしょう。契約書の検索性を向上させ、アクセス権の適切な設定を実現するために、契約書は一元管理するのが理想です。

大切な情報を見逃さない「項目管理」

契約書を一ヵ所にまとめ、一元管理を行うだけでは、十分な契約管理が行えているとは言えません。必要な情報を見流さず、また必要に応じて即座に対応をしていくためには、契約書内の各項目についても管理することが大切です。契約者名や契約期間、自動更新の有無などの項目でも情報を管理しておくようにしましょう。

抜け漏れを防ぐ「期限管理」

契約にはそれぞれ期限があり、適切なタイミングで更新や解約を行っていかなければなりません。期限を忘れてしまっていると、更新が必要な契約を更新できなかったり、解約する予定のものが自動更新されてしまい無駄なコストを支払ったりと、大きなデメリットにつながります。それぞれの契約状況を把握し、更新や解約の抜け漏れを防ぐために、期限についての管理も怠らないようにしてください。

イレギュラーに対応する「内容管理」

契約書の中には、社内で一般的となっている契約とは異なる内容となっているものも少なくありません。そうしたイレギュラーな契約は、使われるケースこそ少ないかもしれませんが、だからこそミスや勘違いなどが発生しやすく、注意して扱う必要があります。場合によっては、その内容が意図せず契約違反になってしまう、などといったこともあるでしょう。イレギュラーな契約こそ、その内容の個別把握・管理が大切です。

契約管理システムで管理を効率化

非常に重要な役割を持つ契約管理を手助けしてくれるツールとして、契約管理システムというものがあります。ここからは、ツールを導入することのメリットを紹介します。

契約書管理に必要なコストが下がる

電子契約に移行して契約管理システムを導入すると、契約に関する業務フロー一式を全てシステム上で行えるようになります。そのため、紙の契約書を保管するためのスペースにかかる費用や、管理のために使っていたマンパワーなどを大きく削減することができます。電子化すれば物理的な押印が必要なくなるため、法務担当などが出社せずテレワークで契約締結業務を行えるようになります。

セキュリティ・コンプライアンス強化につながる

契約管理システムは特定の関係者にアクセス権を付与したり、パスワード設定を行えたりするのが一般的です。そのため、契約書のデータ流出や改ざんなどを防ぐことができ、セキュリティやコンプライアンスの教科につながります。信頼できるツールを入れてセキュリティを強化すれば、社会的信用度も高められるでしょう。

検索性が向上し、業務効率が向上する

契約管理システムを使えば、過去の契約書ややり取りを検索してすぐに参照できます。紙の契約書であれば、保管場所に移動してファイルから該当の契約書を探し当てる手間が発生しますし、ファイルサーバにデータを保管している場合も内容の検索には対応していません。全文検索で契約書やコメントの内容を探す手間が省けることで、大幅な業務効率化を実現できます。

契約管理システムで、理想の契約管理を実現しよう

理想的な契約管理を実現することは簡単なことではありませんが、だからこそその効果は非常に高く、コンプライアンスや業務効率化の面でさまざまなメリットを受けることができるようになります。こうした契約管理を手助けしてくれる契約管理システムはさまざまありますが、中でもGVA manageは、案件単位ですべての情報が蓄積でき、導入のための工数も不要など、はじめての契約管理システムとして最適な性能を有しておりおすすめです。