契約のDXを実現するには？業務時間やコストを下げる方法を解説

契約DXとは

契約DXとは、契約業務のプロセスを可視化し、業務負担やリスクの軽減、スピード向上などを目指すデジタルトランスフォーメーションのこと。

契約業務では、契約に関する相談から契約書の作成、さらには審査や承認、締結後の管理など、多くのステップを踏んでいかなければなりません。それらをすべて手作業で行っていくのは効率的ではありません。

契約DXを推進していくことは、契約業務をより円滑に行えるようにするのはもちろんのこと、ビジネスそのものを加速させるための取り組みと言えるでしょう。

契約業務における現状の課題

契約DXが進んでいない場合、契約業務には以下のような課題が見受けられます。

マンパワー不足

契約業務において最も負担がかかるのは、社内の法務担当者です。しかしその一方で、法務のマンパワー不足が叫ばれている企業は多く、一人法務や兼業法務となってしまっているところも少なくありません。マンパワーが足りていなければ、どうしても業務は滞ってしまいがちになり、スピーディーな対応が難しくなってしまうでしょう。

片手間の作業だとリスクがある

契約は法的効力を持つ、非常に重要なものです。もしもスピードを優先したずさんな管理で契約を進めてしまった場合、それがきっかけで大きなトラブルに発展してしまったり、意図せず法律違反となってしまったりする可能性もゼロではありません。契約業務を片手間に行うことのリスクは、非常に大きいものなのです。

ビジネススピードを低下させる

契約はミスなく確実に進めなければいけない、しかしマンパワーが足りていない、といった状態が常態化してしまうと、契約業務をスムーズに進めることができません。そして契約ができなければ、その後の取引を開始することもできず、ビジネススピードを低下させてしまいます。契約業務の滞りは、ビジネス全体の滞りと言っても過言ではないのです。

契約DXの推進はビジネス全体の推進

近年では、紙ではなくデジタル上で契約を行う電子契約や、契約書の管理をデータ上で行える契約書管理システムなども登場し、契約業務の効率化を図れる環境は整いつつあります。

契約業務は手間やリスクが大きく、ビジネス全体のボトルネックとなってしまう可能性もあるものだからこそ、契約DXを単なる契約を楽にするための取り組みと捉えるのではなく、ビジネス全体を推進させるための取り組みとして捉えることが大切です。

契約DX推進のためにやるべきこと

契約DXの推進はとても有意義なことですが、闇雲に取り組むだけで期待する効果が得られるほど単純なものでもありません。ここからは契約DX推進のためにやるべきことについて解説します。

契約DXの目的を定める

契約DXを推進するにあたって、電子契約や契約書管理システムなどを導入していくことになりますが、事前にその目的や目指すべき理想の姿を明確化しておきましょう。

これらの各種ツールは、しっかりと運用されて初めて効果がでるものであり、加えて契約業務は法務担当一人で完結できるものではなく、営業部門など他部署にも積極的に協力してもらうことが必要不可欠です。

契約DXの目的を全社的に共有し、理想とする状態に向かって一丸となって取り組める状態を作っておきましょう。

契約業務フローを整理する

契約業務はステップが多く、その内容も多岐にわたるため、事前に現在の契約業務フローを整理しておきましょう。その上で、業務全般をDX化するのか、もしくは一部だけをDX化するのかを検討していきます。

当然ながら、DX化の範囲が大きくなればその分必要となるコストも増えていきますので、あまり活用できないと思われるフローにツールを導入するのは効果的とは言えません。本当に必要な箇所を見定め、無駄のない体制を構築しておくことが大切です。

信頼できるベンダーを選定する

一口に電子契約や契約書管理システムと言っても、それらのツール・サービスを提供しているベンダーはさまざまで、それぞれ特徴や強みが異なっています。比較検討をしっかりと行わずに導入を決めてしまうと、欲しいと思う機能が備わっていなかったり、逆に必要ではない機能ばかりが充実してしまっていたり、デメリットばかりが目立ってしまう可能性もあります。

備わっている機能や導入実績などを細かくチェックし、ここぞと思えるベンダーを選定するようにしてください。

契約DXの強い味方、マターマネジメントシステム

契約DXを推進するに際して、強い味方になってくれるツールとして注目を集めているものの一つに、マターマネジメントシステムがあります。ここからは、マターマネジメントシステムの概要について紹介します。

マターマネジメントシステムとは

マターマネジメントシステムとは、契約書審査依頼や法律相談といった契約業務を「マター＝案件」として管理し、そこに紐づく審査やコメントなどの情報を一元管理できるシステムのことです。

案件ベースで管理していくことで、契約業務の最初から終わりまでを一環して見ることができるようになるほか、システム上に集約されたデータは容易に検索・分析ができるため、契約DXを大きく推進する一助になってくれます。

マターマネジメントシステム「GVA manage」

「GVA manage」とは、GVA TECH株式会社が運営するマターマネジメントシステムです。本システムでは、案件ベースでの契約管理ができるほか、メールやチャットなどと連携が可能になっており、それぞれから寄せられた相談もシステム上で一元管理していくことが可能。そのため、導入に際して別途社内体制を整えなければならない範囲が非常に小さく、ローコストでの導入が実現できます。

豊富な導入実績

GVA manageは株式会社ココナラや三井倉庫株式会社、JR西日本不動産開発株式会社など、さまざまな業種・企業での導入実績があり、契約DXの推進をサポート。業務省力化や法務案件管理の課題解決に役立てられています。

契約DXを推進し、契約業務を効率化しよう

煩雑でマンパワーも不足しがちな契約業務は、ビジネスのボトルネックになってしまっているケースも少なくありません。だからこそ契約DXは喫緊の課題であり、なるべく早く取り組んでいくことが大切です。

GVA 契約書管理は、契約書をアップロードするだけでAIが自動で必要な項目を抜き出し、管理台帳も自動で作成、更新期限が自動で通知され、高度な検索機能により簡単に契約書の一元管理を行うことができるサービスです。
契約書管理業務を効率化するためにも、ぜひ導入をご検討ください。

GVA 契約書管理の機能紹介

また、GVA assistなどのAIツールを活用すれば、よりスピード感をもって契約DX化を進められるでしょう。
マターマネジメントシステム「GVA manage」であれば、リーガルチェックを効率化できるGVA assistと連携して契約書を一元管理することも可能です。

GVA manageは案件単位で情報を蓄積でき、データ分析も可能となる便利なツールです。導入の工数も掛からないため、一度検討してみてはいかがでしょうか。