類似案件を探す手間や依頼の受付方法、ノウハウの共有などの課題をGVA manageで解決し、業務効率化や案件の一元管理を実現できました
郵船ロジスティクス株式会社 グローバルヘッドクオーター リーガルグループ リーガルアフェアーズチーム 松﨑 真紀 様に、GVA manage の導入背景や目的、導入後の変化について伺いました。
事例の概要とGVA manage導入前後の変化
会社や事業の概要
松﨑様：
当社は、全世界47カ国681拠点で国際物流事業を提供しております。グループ全体で従業員は約25,000人おり、主に海上貨物、航空貨物、ロジスティクス、サプライチェーンソリューションの４つの事業でサービスを展開しております。
グローバル展開をされるお客様からの期待が非常に高まっており、お客様の戦略的パートナーとして細部まで徹底した高品質なサービス提供に力を注いでおります。
松﨑様が所属しているリーガルグループの体制を教えてください
松﨑様：
当社のリーガルグループは以下の３つのチームで構成されています。
- リーガルアフェアーズチーム
- コンプライアンスプロモーションチーム
- コーポレートロー&ボードサポートチーム
3チームを15名で担当しております。
リーガルアフェアーズチームは、主に契約書の審査業務や社内からの法律相談業務を担当しております。また、社内のリーガル研修の企画、運営をしております。
コンプライアンスプロモーションチームは、当社グループ内全体に渡るコンプライアンス推進活動をグローバルに展開しております。
コーポレートロー&ボードサポートチームは、日本会社法への対応をメイン業務とし、株主総会や取締役会運営その他役員サポート業務を担当しています。
GVA manage導入以前の課題について
松﨑様：
社内法務相談の受付・管理業務において、大きな課題が３つありました。
1つ目の課題は、これまで社内法務相談の申請方法が相談用紙をメールで送付するという方法であったため、依頼された案件を管理するためにExcelで受付シートを作成し、そこへ相談内容を入力したり、案件進捗を入力するという手作業に非常に手間がかかっていた点です。
その他、相談者に対するメール返信やチーム内への情報展開など、受付業務に付随して発生する関係者間のやりとりにも一定程度の時間を要していたため実際の契約書審査にあたるまでの手間暇をなんとかして減らせないか日々思い悩んでおりました。
2つ目の課題は、過去に対応した類似案件を探し出すのに時間がかかっていた点です。
もともとExcelの受付シートで検索しやすいような案件管理方法をとってはおりましたが、類似する案件かどうかを判断するための情報は依頼者とのメールのやり取りや審査をした契約書のコメントを見ないとわからない部分もあり、受付シートだけでは参考となる過去案件に辿りつくことが困難な状況でした。
当社のビジネス形態は複雑かつ一様でないため、世の中に出回っている一般的な契約書モデルを参照するというよりは、過去類似案件に頼る部分が大きく、いかに効率的に類似案件を探し出せるかが業務効率に大きく影響します。それゆえ、検索性を高められる方法はないだろうかと考えておりました。
3つ目の課題は、2つ目の課題に通じるところですが、過去案件の検索が機能しないことで各チームメンバーのノウハウをチーム全体で十分に活かすことができずにいた点になります。
契約書審査業務というのはどうしても属人的になりがちであり、過去にチーム内で対応した案件であっても自身が担当したものでないと知識として身につけることが難しく、ナレッジ共有が進んでいない点も課題であると感じておりました。
事業部への展開はどのように進めましたか
松﨑様：
社員が日常的に閲覧しているいわゆる社内掲示板のようなサイトがあり、そこでバナー広告を２週間ほど掲載し、法務相談の申請方法が変わることを告知しました。また、相談フォームの入力方法が簡単に確認できるよう資料もあわせて準備しました。
実際に導入をしてから、社内アナウンスするまで１カ月ほど準備期間を要しましたが、問題なく社内に浸透させることができました。いまのところ、相談部署からの問合せもなく、スムーズな導入が実現できたと思っております。
GVA TECHのサポートはいかがでしたか
松﨑様：
これはお世辞抜きで、期待していた以上に非常に手厚くサポートしてくださっていると思っております。チームの他のメンバーも同様の意見です。
GVA TECHさんは利用者側の意見をしっかりと聞いてくれ、それをどうしたら解決できるのかを一緒になって考えてくださる姿勢を日頃から感じており、とてもありがたく思っております。
GVA manageとGVA assistでサポートしてくださるご担当者は異なりますが、どちらのご担当者も同様の姿勢で対応してくださっていると感じております。
これまで何人かの方とお会いさせていただきましたが、社風としてまじめで気さくな方が多い印象を受けております。
改善してほしい点などはありますか
松﨑様：
今、Notionで当社とGVA TECHさんと情報交換できる共有ページを作っていただいて、こちらから要望を出すとそれに対する回答や各種資料を共有していただきながら、日々サポートして頂いています。
こちらの要望が即座に対応できる内容でなくともきちんと管理・把握されておりますし、このページを見れば過去の対応履歴がすべて確認できるのでとても便利です。日々業務をしていて「こういう機能があったらいいな」という改善要望を気軽に打診できる環境が整っており大変助かっています。
特にGVA manageは改善や機能追加のスピードが早いので、今後の更なる進化が楽しみです。
よく使う機能を教えてもらえますか
松﨑様：
導入時にはあまり注目していませんでしたが、運用を開始してから文書比較機能は使うことが多いことに気づかされました。
GVA manageは、審査依頼された契約書ファイルをボタン１つですぐにWordで開いて編集でき、その場で保存して閉じると新しいバージョンの契約書が自動で登録されます。
あとで見直す際に、ボタン１つでバージョン前後の変更箇所がすぐに認識できる文書比較機能はとても便利に使わせていただいております。
審査したものが戻された時はまず文書比較機能を利用することで、どこに修正が入ったかを認識できるので業務がかなり効率的になりました。
他社の法務の方にメッセージがあればお願いします
松﨑様：
GVA manageは法務案件の管理に特化しており、各社の実務に沿って詳細に作り込まれている印象があります。
案件の管理に手間がかかっていたり、全体状況がわかりにくい、過去の案件のノウハウを活かすことができていない法務担当者にとっては本当に効果を実感できるサービスだと思います。
依頼者とのやり取りも契約書とセットで蓄積されていくので、案件の経緯を後から振り返ったときでも把握しやすいですし、あまり意識をせずともナレッジ共有が実現できます。
実際にトライアルで案件を回してみると効果が実感できますので、導入を検討されている法務担当者の方はぜひ一度トライアルで体験されるのがよいのではと思います。
また、今回システムの導入を検討するプロセスの中で同じチームのメンバー間でいろいろと意見交換する機会があり、多くの学びがありました。
普段の業務をしている中で感じている点など人によって異なる部分があったり、どんなところで苦労しているかなども共有できたり、議論できたりしたので、より一体感が生まれたように感じています。当社の導入事例が他法務ご担当の皆様の検討に少しでもお役に立ちましたら幸いです。