案件の管理・ナレッジの共有などの課題をGVA manegeで解決し、業務省力化に繋げることができました

株式会社エムティーアイ　コーポレート・サポート本部　財務法務統括部　法務・知財部　マネージャー　鹿島 真子 様に、GVA manage の導入背景や目的、導入後の変化について伺いました。

事例の概要とGVA manage導入前後の変化

会社や事業の概要

鹿島様：

弊社は1996年の創業以来、時代の変化を先読みしたさまざまなモバイルコンテンツの提供を通じ、人々の生活に役立つサービスをお届けしてきました。「音楽」「ヘルスケア」「電子書籍」「生活情報」など、毎日の暮らしを豊かに便利にする、BtoC、BtoBサービスを提供しています。

現在は、ヘルスケア事業やDX事業に注力し、企業をはじめ行政や地方自治体、医療機関、金融機関など幅広い業界と連携することで、新しい社会の仕組みの構築を目指すとともに、「世の中を、一歩先へ」進め、より良い未来社会の実現に取り組んでいます。

法務知財の体制や具体的な業務について

鹿島様：

弊社法務・知財部は現在12名体制で業務を行なっています。
具体的には、契約起案・審査、M&A・組織再編等の法務支援、問題・紛争対応支援や、知財の取得・維持・活用支援、Pマーク認証維持、個人情報保護に係る支援、株主総会及び取締役会運営支援等を行っています。事業分野ごとに担当を振り分けており、案件数は月にならすと100件ほどになるかと思います。

GVA manage導入以前の課題について

鹿島様：

課題については大きく４つほどありました。

一点目は契約書等の最新版ファイルの管理で、メールでのやりとりにおける取り違えや、ワークフローで最終版を渡した後の管理上の問題でファイルの先祖帰りが起きてしまうこともありました。

二点目は案件情報の管理で、ワークフローややりとりを行うツールなどに情報が散在することで、特に案件が長期化する場合等において複数のシステムの利用及び各々の情報管理が煩雑になっていました。

三点目はナレッジの共有についてで、情報の共有、担当交代時の引継ぎ等が人力で、個別に引継ぎが必要となっていました。

四点目は案件受付に使用していたMicrosoft Formsの難点だったのですが、マイクロソフト側の仕様が変更されると都度メンテナンスをする必要があり、工数がかかることがしばしばありました。
このような状況でしたので、現状の課題を解決し、ひいては業務省力化に繋がるシステムを導入し改善を図ることを検討しておりました。

GVA manageを知ったきっかけと検討を始めた理由について

鹿島様：

サービスを知ったきっかけはGVA manageの紹介セミナーでした。他のサービスなども検討はしていましたが、GVA manageは依頼者となる事業部門のアカウントが不要だったことや、既存のシステムとの連携が可能で依頼者側の業務プロセスを変えずに法務案件の受付管理とナレッジマネジメントを実現するプロダクトであったことなどが検討が進んだ大きな理由です。現行の業務フローを大きく変えない点は非常に魅力的でした。

導入検討時の期待感と実際の効果について

鹿島様：

事業部門に展開してからまだ数か月ですが、着実に効果は表れているように感じています。案件ごとにどのような審査・コメントをしたかなどの情報を一元管理でき、案件経緯に関する情報についてもシステム上で集約されているため容易にデータ分析・検索することが可能になりました。管理する際も共有する際も一つの場所に集約されているのは余計な工数がかからないため業務の省力化にも貢献できていると思います。また事業部門からも良い意味で以前と”変わらない”と評価されており、メールなど以前から使用しているツールでやりとりできる点が本システム導入をスムーズに行えた要因です。

依頼フォーム作成時に工夫したことについて

鹿島様：

現行のシステムからの移行がスムーズに行えるように、基本的には現行のシステムのフォーム項目を踏襲する形で作成しました。現行のシステムでは依頼内容に合わせて受付フォーマットを複数用意していたのですが、GVA manageは依頼フォームのカスタマイズ性が高いためその点も再現でき、事業部門にシステム変更に伴う負担を感じさせずにリプレイスを実現することができました。

GVA manageで気に入っている機能

鹿島様：

案件一覧ボードとチームチャットです。

受け付けた案件が自動でボードに一覧表示されるので対応漏れの危険性もなく、またステータスが自動で変更されるので、自分がボールを持っているかどうかが可視化され、今やるべきことが明確化されました。この画面を見さえすれば全ての情報が集まっている状況は今までになかったので、非常に便利さと安心感があります。

チームチャットについても、例えば2nd担当者に対応を引き継ぐ際も同じ情報を見ながらやりとりができるので、情報共有やコミュニケーションが円滑になりました。

GVA manageの今後に期待する機能

鹿島様：

承認機能のようなものが搭載されると非常にありがたいです。

弊社では案件を進める際に、承認者の承認を得たうえで対応を行なっているのですが、承認機能があると案件を進めるうえでの承認ステップが円滑になり承認履歴も明確になるように思います。

また稟議関連では引き続き既存のワークフローを使用しているので、ワークフローと情報が連携されるようになるとさらに業務プロセスが効率化されると思います。