事業部とのやりとりの時間に抱えていた課題をGVA manageとSlack連携で解決できました
株式会社識学 古川様、青山様に、GVA manage の導入背景や目的、導入後の変化について伺いました。
事例の概要とGVA manage導入前後の変化
会社や事業の概要について教えてください
青山様：
当社は『識学を広めることで人々の持つ可能性を最大化する』という企業理念のもと、独自の組織運営メソッド「識学」を用いた組織運営に関するコンサルティングの提供を中心に事業を展開しています。
識学は「意識構造学」の略で、「思考の癖」に基づく、誤解や錯覚の発生のプロセスを特定し、これを発生させないための手法をマネジメント理論として体系化させたものです。
組織に識学を浸透させるために、学んだ識学を組織で実践し、その結果を受け止め、修正を繰り返し改善していく工程を伴走するサービスを主力事業としております。その他にも、ハンズオン支援事業、VCファンド事業、識学転職、マーケBPOなど、企業理念の実現に向け日々活動しています。
法務の体制と具体的な業務内容について教えてください
青山様：
現在法務は、3名体制です。業務内容は、契約書のレビュー・作成、押印、契約書保管・管理、社内からの法務相談、社内向け研修の実施です。
契約書レビューの件数は、月に50〜60件ほどです。私が契約書の1次チェックを行い、部長が2次チェックで確認しています。
GVA manage導入以前の法務依頼のフローについて教えてください
青山様：
契約書レビューはワークフローシステムで全て受付管理をしていました。流れとしては、依頼者がワークフローシステムで申請し、それをもとに法務でチェックを行っていました。問題がなければ承認ボタンを押して完了、先方に修正依頼をする場合はワークフローシステムでコメントを残してから依頼者に差し戻す運用でした。
法務相談に関しては、Slackのワークフロービルダーまたは法務宛てのメンションで連絡をしてもらっていました。SlackのDMで個別に連絡が来ることもありました。
GVA manage導入以前の課題について教えてください
青山様：
過去案件のナレッジ蓄積、事業部の問い合わせ窓口の統一、案件の進捗管理など様々な課題がありました。
その中で、特に課題と感じていたのは事業部とのやりとりに時間がかかっていたことです。
ワークフローシステムでは、法務からのコメントを事業部の方が気づきにくいため、やりとりを進めるのに時間がかかっていました。また、コメントの確認や返信をする際は、都度ログインが必要だったので、そこでも法務・依頼者ともにタイムロスが発生していました。
複雑になりそうな案件に関しては、Slackで連絡することもありましたが、その際は後で確認できるようにSlackのリンクをワークフローシステムの各申請に貼り付ける運用にしていました。
ワークフローシステムに情報を集約する手間がかかる点、やりとりを見落としがちになってしまう点で困っていました。
一方で、法務相談はSlackで受付していたので、Slack内で確認できていましたが、検索する際に必要な情報のみを絞り込むのが難しかったです。
GVA manageを知ったきっかけを教えてください
青山様：
法務の業務改善に取り組んでいた際に、色々な企業様のセミナーに参加していました。その時に、山本社長のセミナーを受講してGVA manageを知りました。弊社が抱えていた課題の解決に繋がるのではないかと思い、ホームページからデモの申し込みをしました。
その後、導入までの経緯を教えてください
青山様：
まず、案件管理システムを3製品選び、法務でのみトライアルを実施しました。この段階で、2製品に絞り込みました。
次に、同じ課内の法務以外のメンバーに、実際の契約書レビューや法務相談の依頼を想定して操作をしてもらいました。この時に、使用感や改善点の有無をヒアリングしました。メンバーからの意見を踏まえ、依頼フォームの修正等を行いました。
最後に、契約書レビュー依頼が最も多い2部署とトライアルを実施しました。ミーティングで2製品について説明し、同時にトライアルを進めました。操作してもらいやすいように、テスト用の契約書を配布して、仮に先方からその契約書が来て法務にレビューを依頼する場合を想定して行いました。実施後に、使用感や改善点の有無の他、業務フローに支障がないかをヒアリングしました。 特に、現状のワークフローシステムと比較してどちらの方が業務を行いやすいかという点で意見をもらいました。
最終的に、トライアルを通じて出た意見と予算を踏まえ、GVA manageの導入を決定しました。
他社サービスと比較してGVA manageに決定した要因はなんでしたか
青山様：
決め手となったのは、事業部のアカウント管理が不要な点、マニュアルがなくても事業部が感覚的に操作できる点です。
特に、Slackとの連携は使いやすさを判断する上で重要なポイントでした。最初に選定した3製品のうちの1製品は、メールで依頼・やり取りを行うシステムでした。弊社は、Slackが必須だったのでこの点で2製品に絞り込みました。
残った2製品はどちらもSlack連携が可能でしたが、少し違いがありました。GVA manageは1つの案件に対してスレッドが立ち上がり、そこで全てやりとりできますが、もう一方の製品は都度メッセージ通知が飛ぶ仕組みでした。 事業部からは、1つのスレッドにまとまっている方が分かりやすいという意見がありました。
返信方法にも違いがあり、GVA manageはスレッドで返信するか返信フォームから返信しますが、もう一方の製品は通知に対して返信するかログインしてシステム内で返信する仕組みでした。事業部からは、ログインが不要な方が良いという意見がありました。
2製品を比較してみて、GVAmanageの方が操作しやすいと回答する社員が多かったのが大きな決め手となりました。
導入後、法務依頼のフローをどのように変更したか教えてください
青山様：
契約書レビューは、依頼フォームだけで受付するようにしました。事業部が依頼フォームを入力し、法務にSlack通知が届いたら、GVA manageで1次チェック、2次チェックを行っています。レビューが完了し、依頼者にメッセージを送ったら、GVA manageのステータスを完了にして終了しています。
以前Slackで受付していた法務相談についても、案件管理のために、基本的にはGVA manageのフォームで問い合わせをしてもらうようにしています。
導入後の事業部側（依頼者側）の反応はどうでしたか
青山様：
このインタビュー前に事業部の数名へGVA manageの使用感を聞いてみたところ、Slackで通知が来るので、以前よりもすばやく対応ができ、契約書レビューのスピードが上がったと皆さんおっしゃっていました。マニュアルを見なくても感覚的に操作できる点も好評でした。
GVA manageを導入して抱えていた課題は解決しましたか
青山様：
事業部からも声があったように、更新があるとすぐSlackで連絡が来るので、進捗を見逃すことが減って事業部からの回答が早くなりました。ワークフローシステムで依頼していた時よりもコミュニケーションが円滑になり、スピード感が上がったと感じています。
GVA manageは、各案件の連絡先のCCに、依頼者の上司や関係者も含めることができるのですが、実は最初、関係者全員にメンション通知が飛ぶ仕組みの是非が議論になっていました。しかし最近、この機能があることで関係者を含めてSlackで一緒に話し合いができた件がありました。法務に来る依頼は、内容によっては事業部門だけでなく色々な部署を巻き込んで進めていくこともあるので、CCに追加してスレッド上で話し合いができている点で、導入の効果を感じています。
また、案件の進捗管理に関しても、GVA manageを取り入れてからとても楽になりました。今まではワークフローシステム上で、1件1件クリックして状況を確認する必要があったのですが、今は案件ボードを一目見るだけでステータスが分かるため対応漏れを削減できています。また、期限管理もできるようになったので助かっています。
トライアル時・導入後のサポート体制はいかがでしたか
青山様：
トライアル中から、かなり丁寧にサポートしていただきました。度々ミーティングの機会があり、その都度困っている点を解消していくことができました。 導入後も、質問があればヘルプページのチャットから連絡し、即時返信していただけるので非常に助かっています。また、改善要望もとても伝えやすく、都度ご連絡していますね。開発スピードが早いので、今後どのような機能が追加されていくのか楽しみです。
GVA manageを利用して感じている想定外のメリットや気に入っている機能があれば教えてください
青山様：
依頼のフォーマットを法務で簡単に編集できるところが想定外に良かったです。
ワークフローシステムの場合、フォーマットを修正したい時は情報システム担当者に依頼する必要がありました。申請を出し、上司の承認を得て、さらに情報システム担当者に分かりやすいようにPowerPointやExcelで資料を作る等、修正完了までに時間がかかっていました。
それがGVA manageだと、自由に法務側で編集ができています。例えば、依頼者がつまずきやすい点、分かりにくそうな点に気づいた時に、法務側で必要な情報をすぐに追加できるので、それは意外なメリットでした。
気に入っている機能はいくつかあるのですが、1番は文書比較機能です。どこが変更されたのか、一瞬で判別してくれるので確認作業の工数が削減されました。
もう１つ、外部連絡アドレス機能も気に入っています。GVA manage外のメールでのやりとりも、GVA manageに記録として残すことができて便利です。外部の弁護士とやりとりすることが結構あるので、取り込んで残すようにしています。
GVA manageの今後に期待していることを教えてください
青山様：
事業部の中でも特に契約書依頼の頻度が高い方からは、案件をSlack以外で確認できるようになると助かると言われています。
以前のワークフローシステムだと、閲覧権限さえあれば申請を一覧で表示したり、絞り込んで探したりできたので、例えば参考のために他の方の申請を確認したい時に困っているそうです。
そういった方たちのために、Slackでの個別の案件確認だけでなく、様々な案件を一覧で確認できる仕組みができると良いと思っています。
他の会社の法務を担っている方へのメッセージ をお願いします
青山様：
案件の進捗管理、過去の案件ナレッジ蓄積、事業部とのコミュニケーションでお悩みの企業様におすすめですね。
何をいつまでに行えばよいのか、誰がボールを持っている状態なのか、一目でわかるので、対応漏れなく対応できています。
法務の場合、過去に同じような案件はないか調べる事もあるかと思います。
誰がみてもわかる状態で記録として残しておく事で、業務の属人化対策になります。
今後、法務メンバーを増やす予定の企業様であれば、チーム内の情報共有にも生かせるのではないでしょうか。