導入の決め手は使い勝手の良さ！GVA manageで法務体制を作るまで
中村留精密工業株式会社 人事総務部 総務課の、ゼネラルマネージャー 北村様、マネージャー 清水様、木山様に、GVA manage の導入背景や目的、導入後の変化について伺いました。
会社や事業の概要について教えてください
木山様：
当社は工作機械メーカーであり、工作機械とは機械の部品を必要とする形状や精度に効率よく加工する機械です。簡単に言うと、色々な製品のもととなる金属部品等を削る機械を作っています。本社は石川県にあり、支社・営業所が東京・大阪・名古屋・浜松・群馬・福岡にあります。海外はアメリカ、ドイツにも拠点があり、各国に弊社社員が駐在しています。輸出比率は70%で、世界55か国にお客様がいます。
北村様：
具体的には、自動車、航空宇宙、医療、エネルギーなど各分野のメーカーに対して、工作機械を製造・販売しております。当社の強みは、工程集約にあります。旋盤加工はもちろんミーリング加工などさまざまな加工ができる複合加工機を製造しています。また、石川県に本社・工場を持つ会社ですが、海外売上が70％を占めるグローバルカンパニーです。
法務の体制と具体的な業務内容について教えてください
木山様：
私は人事総務部の総務課に属しており、清水がマネージャー、北村がゼネラルマネージャーです。従来は各事業部で法務対応を行っていましたが、総務課に法務機能を集約させ他の業務も担いつつ会社全体の法務機能を総括していくということで法務体制をスタートさせています。
契約書審査に関しては基本的に私の方で審査して、セカンドとして2名の管理職にチェック頂いています。具体的な業務は、GVA manageを使った契約書の審査と管理です。法律相談も受け付けています。
GVA manage導入以前の課題について教えてください
木山様：
先ほどもお伝えした通り、これまで契約書のチェックは各事業部で対応していましたので、各事業部が都度弁護士へ依頼をするなど個々の対応になっていたことが1番の課題でした。また、社員によって契約に対する意識のばらつきもありました。そのため、会社としてのガバナンスやコンプライアンスに対する全社員の意識向上も課題だと感じていました。
総務課に法務体制を立ち上げた背景、リーガルテックツールの導入を検討しようと思った理由を教えてください
木山様：
きっかけは、社内で「当社では総務に関する課題が山積している」という指摘があり、「本来果たすべき総務の機能をこれからきちんと整備していきましょう」という方針になったことです。
清水様：
そうですね。総務課の機能として、コンプライアンス・ガバナンスがあることは認識していましたが、具体的に動き出せたのは部の方針目標として決めたことが大きかったと思います。
北村様：
木山が言った通り、事業部側で契約や取引先等は見ていましたが、事業部に頼っていたのでチェック精度にもバラつきがあった状況です。通常であれば、規模感も考えると総務の方で法務機能があって当然ですし、契約レビューや契約書の管理、弁護士対応の窓口もした方がいいと思い、色々な仕組みを作り上げていくことにしました。
木山：
総務課が会社全体の法務機能を総括するにあたってシステム導入を考えたのは、法務専任の人材を採用することが難しいだろうと考えていたからです。総務課内で兼任することになりますので、まずはシステムの力を使った体制作りを目指し、スモールスタートとしました。導入にあたっては、法務未経験・初心者でも使いやすく、効率的にサクサクできるシステムを探していました。
GVA manageを知って導入に至るまでの経緯を教えてください
木山様：
最初は各事業部にどういう契約書があるかすらも把握できていなかったので、まず契約書の一括保管から始めようと思い、他社サービスの契約書保管システムを見ていました。その流れで、契約レビューサービスを知り、類似するサービスとしてGVA assistのお話を伺ってみることにしました。契約レビューサービスについて知るにつれて、既に締結してしまった契約書の保管より、審査業務の方が実は重要なのではないかという気づきがありました。
そこで、契約レビューサービスの導入検討を開始し、GVA assistをトライアルしました。GVA assistのトライアルの際に、「文書の保管にも課題があって」と話したところ、依頼受付の部分から管理していった方が管理しやすいですよとのお話があり、並行してトライアルさせて頂いたのがGVA manageです。
ただ、検討してから社内承認を得られるまで時間がかかりました。他社のシステムとGVA assist・GVA manageをトライアルで利用しながら、コストメリットとあわせて経営層に対してこんな良いサービスがありますよと説明しました。その間、GVA TECHさんにはとても親身にお話を聞いてくださり、サポートもして頂き感謝しています。
GVA assistとGVA manageを導入した決め手は、使い勝手の良さです。GVA assistは法律知識ゼロの人からしても判断基準が分かりやすく書いてありますし、GVA manageは直観的に操作が出来て、設定も複雑じゃないのが良かったです。法務依頼のメールと通常業務のメールが混ざるとかなり煩雑になるため、全社から依頼受付を開始したら収集がつかなくなりそうだなという不安がありました。この点、GVA manageがあれば、法務関係の依頼はGVA manageだけ見ておけば大丈夫というところが担当者としては安心できるポイントでした。
北村様：
GVA manageは、他社と比較しても画面の見やすさと操作性が1番良かったですね。無機質っぽい画面や機械的なメールの見え方のサービスもあるなかで、GVA manageは通知を見ると一目でどんな内容なのか、それを見て次に何をすべきなのかが分かりやすかったです。その点が他のメンバーにとっても、担当者目線でとても使い勝手が良いと感じたんだと思います。
導入後の事業部側（依頼者側）の反応はどうでしたか？
木山様：
結構皆さん応援してくれて、反対はあまりなかったですね。多分皆さん、誰かやってくれないかなという気持ちがあったんだと思います。逆に定着してきたからこそ、たくさん要望も集まってきていて、もっとこうして欲しいという意見や厳しい意見もあり、役割に期待されていると感じています。
GVA manageを導入して、依頼を簡単にスムーズに出来るようになったからだと思うのですが、「今までに策定してあるものを根本から見てほしい」ですとか、「プライバシーポリシーについて見直してほしい」という依頼が来ています。おそらく、これまでも課題と思っていて、法務体制ができたことにより依頼しやすくなったんだと思います。
GVA manageを導入して抱えていた課題は解決しましたか？
木山様：
課題としての「法務機能を総括する」という点では、GVA assistとGVA manageを導入して、法務依頼を受付、対応の窓口を一元化をできる点で解決したと思っています。精度を高め、盤石な体制を築くことを考えるとまだまだなので、頑張っていきたいです。GVA manageでは、マネジメント職でない社員と直にやりとりして依頼受付できますし、必要に応じてやりとりにマネジメント職を入れて進めることも可能です。現場からの声を聞きやすくなり、困っていることに対応し管理していける体制が築けています。
また、私は法務業務の経験が浅くひとつひとつ勉強していくところから始めないといけないのですが、GVA TECHさんが実施している法務のセミナーのアーカイブ動画が役に立っています。セミナー情報が色々と配信されていて、そのアーカイブ動画を見て勉強できているので、システム以外のところですが嬉しい特典です。
清水様：
「法務機能を総務に持たせます」「リーガルテックを使います」と宣言したことで会社全体の法務に対する意識が向上している印象はありますね。実際に来た依頼は、契約書の変更履歴ややりとりの経緯を1つの画面で案件管理できるので、非常に効率的で助かっています。
北村様：
GVA assist・GVA manageを導入することで、新しい時代の会社として一歩踏み出せたと感じています。まだ、レガシー的意味合いのものが残っていますが、法務分野で１つデジタル化ができたということで、他の分野でもデジタル化を進める足がかりになる気がしています。
GVA manageで特に気に入っている機能を教えてください
清水様：
「ボールを投げる」機能が気に入っています。「ボールが飛んできました」という通知がきたら絶対に見て返すという意識を持てるので、ちょっとしたことなのですがイメージ的に分かりやすく、早く返そうと思えるのですごく良い機能です。
木山様：
私もボールを投げる機能は好きですね。直観的に分かりやすいです。あと、契約書のアップロードがドラッグ＆ドロップでサクサクできるので、そこも結構気に入っています。GVA assistのOCR機能も便利です。GVA assistとGVA manageは連携しているので、依頼受付から審査、対応完了までを2つのシステムを使ってスムーズにできています。
GVA manageはどんな会社におすすめだと思いますか？
木山様：
未経験だと手探りでまず何からしたら良いか分からないと思いますが、GVA TECHさんには初心者でも理解しやすい、非常に使いやすいシステムとバックアップ体制が整っているので、安心して導入いただければと思います。
北村様：
当社のように法務体制を立ち上げる会社さんにも、非常に役立つ機能があって使いやすいシステムなので、助けになると思います。