事業の成長につれてリソース配分や属人化の課題をGVA manageで解決できました

株式会社hacomono　山本様に、GVA manage の導入背景や目的、導入後の変化について伺いました。

事例の概要とGVA manage導入前後の変化

会社や事業の概要について教えてください

山本様：

当社は「ウェルネス産業を、新次元へ」をミッションに掲げ、ウェルネス分野に特化したリアル店舗の会員管理や予約システム、キャッシュレス決済サービスの開発・提供を行なっています。高齢化の進行、生活習慣病の深刻化、医療費の増大等が社会問題化する中で、ウェルネス産業は注目を集めています。一方で、業界にはまだまだ非効率なオペレーションを強いられている側面もあり、ポテンシャルが充分に開花していない状況です。当社は、テクノロジーの力で業界の課題を解決し、ウェルネス産業の未来を広げていくことを目指しています。

法務の体制と具体的な業務内容について教えてください

山本様：

当社の法務部には私含め3名が在籍しています。担当業務は幅広く、事業部から寄せられる契約法務や法律相談はもちろん、社内規程の管理や役会・総会などの対応、コンプライアンスなども法務部の管轄にあたります。また信用調査や知財管理なども法務部で対応しています。月間の案件数は会社の成長に伴い相談の数も増えており、60件、80件と増え続け、最近は案件数が100を超える月も出てきています。

GVA manage導入以前の法務案件管理の状況と課題について教えてください

山本様：

少し前の話からになるのですが、2年前に私が入社するまでは法務の専任担当がいない状況で、管理部門の管掌役員が契約書のレビュー等を行っておりました。当社は全社的にSlackを導入しているのですが、法務に関する相談が各チャンネルに投稿されていたため管理が煩雑になっておりましたので、私が入社後にまずしたことは、Slackに法務専用チャンネルを立ち上げ、窓口を一本化しました。次に、Slackに加えてプロジェクト管理ツールを併用して法務を「案件」として管理する体制に移行しました。その後もSlack連携のチケット式の管理ツールの導入なども行ない、一定程度上手く機能はしていたのですが、事業が成長するにつれて案件の数と難度が増加し、限られた法務リソースを適正に配分する必要性を感じたこと、また属人的な対応状況から脱却し、法務部門を組織化してパフォーマンスを最大化するための、いわゆる”法務管理ツール”の必要性を考えるようになりました。

GVA manageを知ったきっかけを教えてください

山本様：

GVA manageは、GVA TECHさんのGVA assistの導入検討を進めていた中で営業の方に紹介いただいて知った形になります。またどちらが先だったか覚えていませんが、PR TIMESのサービスリリースの記事も覚えています。記事を見た感想は「たしかに」とか、「そうだよね」といった印象だったと思います。法務にとって、必ず役に立つサービスなのに、今まで「案件」に注目したサービスはなかったんですよね。その当時はGVA assistの導入検討期間だったのですが、慌てて予算だけ獲得して、導入に向けて検討を進めることにしました。

GVA manageの導入検討や決め手について教えてください

山本様：

トライアルをしてみて、改めてGVA manageを導入したい意思は強くなりました。GVA manageの「案件単位」という基本思想と法務が、現在の会社の状況にフィットしたこと、法務案件の対応に必要な情報が手元に揃っているパイロット感覚が好印象で、最終的に導入を決めました。以前から「法務の案件をどう管理するか」という点は常に考えていたのですが、管理の仕組みとして一つの答えをもらったような感覚でした。トライアル中は事業部の方にも協力いただき、依頼フォームややりとりを試してもらったのですが、特にネガティブな意見は出なかったですね。慣れ親しんだSlackが連携できるので、これまでの依頼方法からシームレスな環境が非常に大きかったように思います。

GVA manageの事業部への導入方法や流れについて教えてください

山本様：

法務オペレーションの障害はそのまま会社としてのリスクに繋がる可能性があり、また影響範囲も大きくなる可能性があるので、細心の注意を払い進めました。周知方法とフォームの構成には特に気を遣い、切り替えに伴う説明会の実施や手順書の作成も丁寧に行ないました。ただ、気は遣いましたが準備に際してはそこまで負担は大きくなかったように思います。手順書もGVAのヘルプサイトを参考にしたおかげで、手間なく作成できましたし、何より事業部から導入に際しての疑問や不明点が出なかったことが大きかったです。また導入だけでなく、運用開始移行も、使用方法についての質問はありませんでした。フォームの作成に際し、事業部の方が判断に迷うことがないよう説明書きを丁寧に実施したことが功を奏したのかもしれません。各質問の説明書きを全てオリジナルで記載できる点は、導入にあたっては非常にありがたかったです。

GVA manage導入後に感じている効果を教えてください

山本様：

法務部側、依頼者側、双方に効果が出ています。

法務部としては、課題としていた組織化及び属人化の解消がしっかりとできていると感じています。GVA manageの導入を機にダブルチェック体制も確立することができました。今までもSlack上でメンションをしながら各案件を複数人でみることはあったのですが、GVA manageのボール機能を使うことで誰が今何をすべきかを明確にすることができました。また導入後に法務部員を一名増員しているのですが、GVA manageのオンボーディングも短時間で完了できました。操作がシンプルかつ直感的で、法務部員が普段どのように動いているか良く理解してプロダクトが作られていることを感じます。

また依頼者側としても、フォームがあることで依頼自体がしやすくなっていると思います。法務に携わる人なら誰でも思ったことがあると思うのですが、法務への依頼内容は良くも悪くも個性が出ます。細かく丁寧に依頼してくれる人もいれば、「契約書のチェックをお願いします」だけ、等々、、。モヤモヤしながらも、「そもそも法務に依頼しやすい環境ってなんだろう？」、と思い悩んだことは過去に多々ありましたが、「依頼フォームのカスタマイズによる最適化」は一つの答えをくれたと考えています。当社には「ウィズ・カスタマー」という素晴らしいバリューがあるのですが、法務にとってのカスタマーは同僚の社員であり、GVA manegeを通じて、従業員の満足度向上に繋がったと感じています。そもそも文句を言う前に、依頼しやすい環境を作る責任が法務にあると今は考えています。

GVA manageで気に入っている機能はありますか？

山本様：

先ほどお話したフォーム機能やボール機能はもちろんなのですが、他の機能では各コメントとファイルの各バージョンが紐づいていることは非常に大きいですね。Slackを使っていてもそうなのですが、案件に対し色々なやりとりが貯まってくると一つ一つのコメントがどのファイル・バージョンに対してのものなのかわからなくなってくるんですよね。GVA manageの場合はコメント一つ一つがどのバージョンの際のコメントなのかが表示されるので、コメントが対象としているファイルを勘違いせずに済むようになっています。

他にはSlackチャンネルに案件のやりとりを投下する機能も気に入っています。仕組み上、案件の内容は法務部と依頼者側の担当者とのクローズなやりとりになってしまうのですが、この機能があることで他の社員にも法務の対応内容を周知することができています。この機能を使うようになってから、同じ質問を短期間に受けるような体験が減ったように思います。また副次的な効果としては、内容を投下しているSlackチャンネルが活発に動いていると法務が忙しくしていることも伝わるので依頼者側も気を使ってくれるようになっているかもしれません（笑）。

GVA manageの今後に期待していることを教えてください

山本様：

一点目はコミュニケーション機能の充実を期待しています。当社はフルリモートで業務を行なっているので、コミュニケーションのほとんどは非同期であったりテキストコミュニケーションになっています。依頼する側も回答する側も同じだと思うのですが、Slackのスタンプ機能とまでは言わないまでも、コミュニケーションを円滑にする手段として、絵文字など表現の幅が広がると良いなと思います。

二点目は生成AIについてで、今の生成AIのチャットボットは法務部内だけの利用用途になっていると思うのですが、事業部側にも展開を広げていく構想があるとのことなのでどのような形で実現されるのか、非常に楽しみにしています。法務担当者が一つ一つの案件に短時間かつ高品質な対応することはもちろん重要なのですが、会社が抱えている法務関連の問題に対し、各種ツールを組み合わせて対応する「仕組み」を構築することが今後の法務担当者の仕事になっていく可能性もあると思います。その中で、AIを活用した法務チャットボットは一石を投じるものであり、非常に期待しているところです。