GVA manageで案件の状況や結果に至るプロセスもすべて管理でき、法務案件管理上の課題はほぼ解決できました

株式会社primeNumber　コーポレート本部　Legalチーム　石井 喬子 様に、GVA manage の導入背景や目的、導入後の変化について伺いました。

事例の概要とGVA manage導入前後の変化

会社や事業の概要

石井様：

弊社、株式会社primeNumberは、データ基盤の構築・運用を支援するサービス「troccoⓇ」の開発および運営を行っております。また、データテクノロジー領域の課題を解決するコンサルティングやエンジニアリングサービスを提供させていただいております。
会社の規模もどんどん大きくなり、現在従業員は70人以上に成長しております。それに伴って法務の業務量も増えているような状況です。

法務の体制と業務内容

石井様：

現在、法務は2名体制で、契約取引法務や株主総会、取締役会の運営などの商事法務業務を担っております。役割分担は、私の上司が海外案件を中心に対応しており、国内の案件に関しては自分が対応しております。
また、依頼される案件の内容や難易度や重要度に応じて２人体制で臨むなど、臨機応変に対応しています。利用規約も含めた契約書レビューが業務の多くを占めています。
他にはコンプライアンス系の業務や株主総会の事務局に関する業務、知財業務も担っております。顧問弁護士と密に連携をとってアドバイスをいただいています。

GVA manage導入前の状況

石井様：

弊社では、社内のコミュニケーションツールとしてSlackを使っており、法務への依頼はSlackで受付をしていました。
基本的に依頼されたら時間をおかずに一次回答をしており、Slack上での相談対応に大きな問題が生じていたわけではありませんでした。

他方で、今後の事業成長にともなって法務相談が増加することが予想され、そうなるとSlackだけで対応できなくなる可能性もあったため、法務チームで先んじてツールの導入を検討開始していました。

当時、一番大変だったこと

石井様：

Slackでのコミュニケーションは非常にスムーズで良かったのですが、メッセージが流れていってしまうことが大きな悩みでした。
立て続けに相談や依頼が発生することもあって、その際にはじめに受けた相談が流れていってしまうこともあり、大切な情報を見失ってしまうことがありました。
あとから、その情報を探すのに時間がかかることもありました。また、自分が対応した案件を参考にしたい場合に、すぐに見つけることができないということがあり課題感を感じていました。

どこでGVA manageを知ったか

石井様：

法務の依頼案件が増えていた中で自分が法務のツールの導入を検討する担当になりました。まずは、Google検索でいろいろと調査し多くのツールのサービスを紹介しているサイトを見つけました。
法務案件管理の重要性について実業務で実感していたため、すぐに資料請求をさせていただきました。資料を拝見して事業部にアカウントが不要などかなり魅力的な仕様を見て、興味が高まったことからミーティングをさせていただきました。

実際にトライアルをし、こまめにフォローしていただいた点は印象がよかったです。
他のツールも比較検討して他社が優れている点はあったのですが、弊社の現時点で求める状況と一番マッチしたのがGVA manageでした。マニュアルや説明書など読まなくても普通に使うことができた点は、とてもありがたかったです。

実際にGVA manageを操作してみて感じた点

石井様：

先ほどもお話しましたが、直感的な操作性はとても魅力でした。
また、各機能が実際にいろいろ実業務をしっかり考慮されて実現しているように感じています。

それに加え、項目の追加や表示順序、通知の設定やフォームの作成などカスタマイズ性が高いので、かなり痒い所に手が届く、使っていて気持ちの良いシステムだと思います。

GVA manage導入時、事業部にどのように展開したか

石井様：

週に一度の全社で共有するための全社ミーティングがあり、その場で新しくGVA manageを導入することと法務への依頼方法が変わることを案内しました。
また、簡単なマニュアルも作成して、事業部門にそれを共有しました。トライアル期間を設けて疑問点等を事前に対応していたので、本格運用にあたって説明会などは実施しませんでした。

依頼方法の変更と簡単なマニュアルだけでどんどん使いこなしてもらえているので、そこは本当に事業部の方々に感謝しています。実際に展開する前は多少質問が来ることも想定していましたが、意外にあっさりと運用に乗ったので負担は感じませんでした。質問が出た際には、都度、マニュアルに反映させていこうと思っています。

GVA manage導入前に実現したかった事の達成度

石井様：

これは脚色なしで案件管理上の課題はほぼ解決できていると思っています。
案件の状況や結果に至るプロセスもすべて管理されていますし、依頼者の方がSlackでやりとりできるのもとても好評です。対応漏れも全くなくなりました。

ただ、漏れはないのですが、案件開始後のSlackのスレッドのやり取りの通知は見えづらいので、反応が遅れることがあります。このあたりは今後のアップデートに期待しています。
また、おもに契約関連の法務案件状況も可視化されているので助かっています。

さらに、自分が過去に対応した案件を参考にすることがよくありますが、GVA manageであれば目的の案件をすぐに見つけることができます。
検索スピードがかなり上がったため、業務がかなり効率化された印象があります。ボタン１つでファイルをクラウドサインに連携できる機能も負荷軽減につながっています。

GVA manageでお気に入りの機能

【Word編集機能】

Word編集機能が一番気に入っています。
ファイルをわざわざダウンロードして開かなくても１クリックでWordの契約書を編集できるのには驚きました。また、編集したファイルを保存して閉じれば契約書の新しいバージョンが自動的に作成されるので、とても便利です。

【差分比較機能】

また、差分チェック機能もよく活用させていただいています。
バージョン間の差分がすぐに確認できるのは非常に便利で業務の効率化に大きな効果をもたらしてくれていますし、使う頻度もとても多い機能です。

GVA manageに今後期待する機能

石井様：

関連する案件の紐づけ機能があると便利だと思います。例えば、基本契約を締結後、その後時間を置いて覚書対応する際などには紐づけ機能があると分かりやすいです。
現状も同一企業の案件はすぐに一覧で表示できますし、個別に検索で簡単に見つけられます。検索せずともすぐにアプローチできるといいなと思います。
また、相手方の企業の複数の部署と取引をしている場合は、企業単位ではないので、個別案件の紐づけができるとより便利になると思います。