GVA manageでナレッジの効果的・効率的な蓄積における課題を解決できました
三井倉庫ホールディングス株式会社 法務総務部 法務課 弁護士 山下 隆輝 様に、GVA manage の導入背景や目的、導入後の変化について伺いました。
事例の概要とGVA manage導入前後の変化
会社や事業の概要
山下様：
当社は国内外に様々な拠点を持つ三井倉庫グループの持株会社です。
物流事業の中核を担う5つの事業会社と共に、「社会を止めない。進化をつなぐ。」という三井倉庫グループ理念のもと、物流サービスを通じて多様化する社会やお客様のニーズに応え続けていくことを目指しています。
法務の体制と業務内容
山下様：
当社の法務部門は法務総務部内の法務課が担当しており、私含め7名が所属しています。
契約書対応、法律相談、訴訟・紛争対応などの法務案件全般に加えて、株主総会や取締役会事務局等のコーポレート法務まで幅広く担当しています。業務の比率割合は概ね、法務案件対応6割、コーポレート法務4割といったところで、法務案件の対応件数は月間80件前後で推移しています。
GVA manage導入前の法務案件管理の状況と課題
山下様：
一点目は案件対応が属人化されていたことです。受付からやりとりまで基本的にすべてメールを使って対応し、案件のステータス等はスプレッドシートにまとめており、「各担当者の案件進捗や業務負荷」の可視化に対する問題意識はあったものの、案件数が増加していく中で、案件管理にうまく対応できていませんでした。
二点目はナレッジが散逸していたことです。やりとりの内容はメールでしたし、また契約書等のファイルの管理には特に苦戦しており、共有フォルダを用意したものの、実際には該当案件のメールの履歴を最初から振り返るようなことも多々ありました。参照すべき対象の所在が分散し、時間もかかるので、情報の共有には苦労していました。
また、将来を見据えると、新規法務課員が当課の業務、特に過去の経緯を含めてキャッチアップしやすい環境が整備できておらず、日々の案件の情報化、共有化に課題を感じていました。
GVA manageを知ったきっかけや導入した経緯
山下様：
当初は案件情報やナレッジの管理をするためのシステムを社内で内製しようと検討・検証を進めていました。しかし、特にナレッジの効果的・効率的な蓄積に課題が残り難航していました。
その折にGVA TECH社のセミナーを通してGVA manageを見つけ、他社とも比較しつつ検討を重ねた結果、GVA TECH社の法務専門の管理システムに優位性と将来性を感じたため、トライアルを前提に問い合わせをすることにしました。
GVA manage導入後の法務担当者の感想
山下様：
システムの導入については事前に課題意識をもって取り組んでいたこともあり、実際に使用してみるとGVA manageが狙いとしているところと弊社の狙いの親和性が高いことを実感できました。操作性についても法務専門のシステムということで、法務担当者には非常に直感的に使いやすい作りになっており、想定通りかそれ以上の働きぶりを感じました。
各機能についても、初動対応までのラップタイムの計測機能など、まさに必要としていた情報が手に入ったり、また導入後のシステム改善も適切かつ迅速で、導入開始以降も使い勝手が更に向上していると感じます。
グループ内展開で工夫したこと
山下様：
受付方法をメールからフォーム機能に一斉に切り替えることに決めたので、「依頼者（主に事業会社の営業担当者）の負担をできるだけ少なくしつつ、最大限の情報を収集すること」を意識しました。
フォームの質問内容は依頼者が送信に辿り着くまでに過度な負担をかけない項目数にとどめつつ、いかに多くの情報を収集するかを心がけ、検討を重ねました。
またフォームの質問内容だけでなく、「いかにフォームにたどり着くまでを明確化できるか」も重要と感じ、社内のポータルサイトに法務専用サイトを新設して法務関連の基礎情報を集約するとともに、専用サイトのトップページに依頼フォームのリンクを設置しています。
また依頼者向けにガイドラインを作成し、マニュアルや説明動画も用意しました。
GVA manage導入前後の業務における実感
山下様：
本格導入してから２か月程が経ちますが、それでも案件の管理状況としてはわかりやすくなりましたし、ナレッジについても徐々に蓄積されていっていることを実感しています。
GVA manageが組織内のコミュニケーションプラットフォームとして中心にいることが当たり前になりつつありますね。
案件ボードでどのくらいの数の案件が動いているのかタイムリーに分かりますし、法務課員それぞれのタスク量も分かりやすくなりました。
GVA manageは医療現場で言うカルテのような感覚で使っていて、課内の打ち合わせのみならず、依頼者との打ち合わせで画面共有したり、打ち合わせの内容をその場で記録化したりしています。見返した際に全ての情報が一つの画面上にある、というのは非常に大きいです。
今後は貯まった情報をもとに、検索機能やダッシュボード機能などで貯まった情報の価値がさらに上がっていくのではと思います。
GVA manageで気に入っている機能
山下様：
先ほどお話した初動対応までのラップタイムの計測機能です。
法務案件において、最初のドラフトやカウンター案をどのくらいのタイミングで返せるか、という点は依頼者の強い関心事で、業務品質とスピード感のバランスが重要だと思います。
この点で、ファーストアクションの後も案件情報を保持し続けながら初動対応のラップタイムを計測するというのは両立が難しいと思っていたのですが、GVA manageは１度目のステータスの「完了」への変更で、案件受理からファーストアクションまでのラップタイムを自動で計測してくれるので、ファーストアクションまでに要した期間も個別に算出せずとも記録化してくれるのは非常に助かります。
また、導入後に実装されたひな型管理機能もまさに求めていた機能で、シンプルな機能ですが管理方法に課題を抱えていた当社にとっては非常にありがたい機能です。
ひな型を整備することで依頼者へのレスポンスのスピードアップなど、効果を発揮してくれるのではと期待しています。
GVA manageに今後期待する機能
山下様：
決裁者とGVA manageでのやり取りを共有できたり、決裁者に直接的に法務のリスク評価を伝達する手段ができると非常にありがたいです。
契約書をレビューしたとしてもどうしてもリスクは残るものですが、その点を適切に決裁者に対して提供することは企業の意思決定において極めて重要なのですが、その実現は容易ではありません。
稟議システムに紐づけるといったことも考えられますが、会社単位での管理を前提とした稟議システムに機能を追加することが難しいため、GVA manageには法務専用のシステムとして、何か解決策を実装してもらえると嬉しいですね。