情報の分散を防ぎ、タスク量の可視化やタイムリーなステータス管理やSlack連携が可能な GVA manage で実現できました
ピクシーダストテクノロジーズ株式会社 IP & Legal Function リーダ／弁理士 木本 大介様に、GVA manage の導入背景や目的、導入後の変化についてお伺いしました。
事例の概要とGVA manage導入前後の変化
会社概要や事業について教えてください。
2017年5月に落合陽一（CEO）と村上泰一郎（COO）の２名が共同で創業した会社です。「社会的意義や意味があるものを連続的に生み出す孵卵器となる」というミッションを掲げており、様々な事業を同時多発的且つ継続的に行っています。
現在では７つのプロダクトが存在、それぞれを担当するチームが独立したスタートアップのように動いているイメージです。各チームが全く違う動き方をするので、法務対応もそれぞれ変えなければいけません。
法務・知財の体制と具体的な業務について教えてください。
事業本部の下に IP&Legal Function という部署があります。一般的な言い方でいうと法務・知財部となります。イメージとしては、依頼者は主にチーム。各プロダクトの事業を展開する５社のスタートアップから相談を受けます。異なるプロダクトが時系列もバラバラに進んでいく中で、新規事業の創出段階から事業化後まで、法務知財が伴走します。
メンバーは２名で、知財と契約を担当しています。チームごとに担当分けをしてワンストップに深く対応しているのも特徴の一つです。他にも、コーポレート部門にも契約対応可能な人材がいます。
知財と契約の業務割合は、時期にもよりますが、契約対応の比重が大きくなる傾向があります。
IP＆Legal Functionのバリュー（行動指針）を全社に宣言していますが、その中の１つが売上貢献です。売上に少しでも貢献すべく、契約の交渉の段階からリソースを割いています。事業の早い段階から関わり、事業の筋書きの部分にもコミットするようにしています。
GVA manage導入以前の案件管理方法とその課題について教えてください。
従来は、全社共通のタスク管理ツールを活用して案件管理を行っていました。
タスク管理ツールの課題としては、フォームで受付の一元化はできたものの、メッセージのやりとりやファイルのバージョン管理等までは一元化できず、情報が分散してしまうことです。特に、依頼者とのメッセージのやりとりは全社導入している Slack でないと浸透しないことがわかっていました。
また、タスク量の可視化やタイムリーなステータス管理ができていないことも課題でした。
GVA manage の導入によって、上記の課題が解決されました。
- 事業部はSlackにやりとりが統一
- 依頼とやりとりやファイルがGVA manageに一元管理
- タスク量の可視化やタイムリーなステータス管理が実現
GVA manageを導入したキッカケはなんですか？
きっかけは GVA TECH の山本代表と Twitter で交流があったためです。元々、法務・知財という枠にとらわれることなく、枠を超えながらも専門領域を生かすべきという考えを私自身が持っていたため、同様の考えを持つ山本代表と意気投合できました。
現段階で実装されている機能も重要ですが、関わっている人の思想に期待したい部分もあったので GVA manage の導入を決定しました。
事業部の反応はいかがでしたでしょうか？
まず次のような流れで周知を行いました。
- Qiita で GVA manage 利用マニュアルと URL を共有
- Slack でフォームの URL を共有
事業部に対しては、GVA manage の細かい部分を理解しなくても手間なく利用できることを重視したからです。Qiita と Slack のみの周知だけで、問題なく展開できたのはよかったです。
事業部の変わった点も以下のとおりでシンプルです。
- 依頼事項はSlackから飛べるフォームに記載すれば良いので、どこに記載したら良いかという問題も解消された
- 途中のやりとりは望んでいたSlackに統一されたので、操作方法の問い合わせもほとんどなかった
GVA manageで気に入っている機能はありますか？
1つ目はやはり Slack連携です。事業部は GVA manage のアカウント不要でログインもせずに法務部門とやりとりできるのが良いです。法務部門は GVA manage に情報が集約され、事業部門はSlackに集約という理想の形が実現できています。
Slack に慣れると、Slack 以外のツールを導入しても、少なからず Slack でのコミュニケーションが発生するため、GVA manage と Slack との連携は最大の目玉だと思っています。この機能のおかげで、IP&Legal Function だけでなく、依頼者（事業部）の工数も削ることができて、コスト削減効果が極めて大きいと感じています。
２つ目はファイルのバージョン管理ができることです。GVA manage のバージョン管理機能は、例えば秘密保持契約書と業務委託契約書のように複数契約ファイルを一案件内に登録できるのが良いです。最終版も FIXタグを手動で法務側が付与できることから確実性も担保されているところも気に入っています。
3つ目は、フォームの項目や管理項目が自由に追加できて、表示・非表示並び替えもできる点も気に入っています。
GVA manageに今後期待する機能はありますか？
１つ目は、やりとりの体験をできるだけ Slack に近づけて欲しいというのがあります。例えば、法務部のメンバー同士は GVA manage の管理画面内でメンションをつけられますが、事業部に対してはまだメンションで事業部の宛先を記載できたり、Slack 上でスタンプを連動させたりということができないため、今後に期待しています。
繰り返しですが、Slack 連携は、法務部門だけでなく、依頼者（事業部門）にもその効果が及ぶため、コストパフォーマンスに最も影響するポイントです。
２つ目は、Word ファイルをわざわざダウンロードせずにブラウザ上で編集したいです（※2023年夏にリリース予定）。Word ファイルをダウンロードするということは、GVA manage 上のファイルとダウンロードしたファイルとでバージョンが分岐するということです。このバージョン分岐がなくなれば、完璧だと思います。
３つ目は、押印申請機能を追加して欲しいです。FIX した契約書をそのまま押印申請フローにのせられるようになると非常に便利です。GVA manage に押印申請フローが載れば、事業部門は Slack だけで契約のデリバリーに関われることになります。
今後も様々なアップデートを期待しております！