GVA manage の導入によりリーガルテック最後のピースが埋まりました。他社AI契約レビューツールとの併用もできたのが大きいです
株式会社ココナラ 経営管理部 法務チーム 法務マネージャー 青木 聡士様に、GVA manage の導入背景や目的、導入後の変化についてお伺いしました。
事例の概要とGVA manage導入前後の変化
事業内容を教えて頂けますでしょうか。
青木様：
弊社はグロース市場に上場しているIT企業です。個人の知識・スキル・経験を可視化し、必要とする全ての人に結びつけ、個人をエンパワーメントするプラットフォームを提供することをミッションに掲げています 。
「知識・スキル・経験」を売り買いできるスキルマーケット「ココナラ」、一人ひとりにあった弁護士が見つかる検索メディア「ココナラ法律相談」、ITフリーランスと企業の業務委託案件をつなぐ「ココナラエージェント」等の複数事業を展開しております。
御社の法務部門の体制とリーガルテックツールの導入状況を教えて頂けますでしょうか。
青木様：
弊社の法務チームは現在2名です。契約書を審査したり、法律相談に対応したりしているのは私1名、もう1名は主にアシスタントの役割となります。
弊社は餅は餅屋という考え方で業務プロセスや目的に応じて多種多様なリーガルテックを導入しています。具体的には、（御社がGVA assistも提供していることから申し訳ないですが苦笑）、AI契約レビューはLegalForce、契約締結後の管理システムはLegalForceキャビネ、社内規程・利用規約の管理等の文書管理はLAWGUE、電子契約はクラウドサインとGMOサインを導入しています。
一番手前の法務案件管理の領域でGVA manageを導入したことにより、欠けていた最後のピースが埋まり、全ての法務の業務プロセスに対してリーガルテックを導入することができました。
GVA manage 導入以前の法務案件の受付管理体制と課題を教えて頂けますでしょうか。
青木様：
Slackで法務相談を受け付けていた結果として、色んなチャンネルで色んな案件が来ることから、案件の所在が分散して管理が煩雑になってしまいました。案件の関係者に内容を共有しながら適切に管理する方法が課題というのは明確にあったので、解決策をずっと模索していました。
また、Slackは検索性がよくないので過去の案件を探しにくかったという課題もありました。
GVA manageはどこで知りましたか？
青木様：
商事法務のメルマガでGVA manageのリリースを知りました。正直、最初にGVA manageを見た時に「これだ！」と思いました。
Slackでの連携もできるし、既存のやり方を大きく変えない法務案件管理ツールという点から、営業の現場に説明しやすいと思いました。
法務案件管理のツールは他でも検討していましたが、事業部にアカウントを発行するのがボトルネックでした。事業部に発行したアカウントを誰が管理するかという問題があり、法務が管理するのは厳しいと思い、断念していた経緯があります。
そのような課題感もあり、GVA manageを初めて見た時に非常に良いと思いました！「これしかない、お話を伺わせてください」ということで、その場で直ぐにGVA TECH社に連絡をしました。
GVA manage導入はスムーズにできましたでしょうか。
青木様：
GVA manageの導入はすごくスムーズにいきました。初期設定も難しくなかったです。弊社の場合はフォームの設定は多少は変えましたが、ほぼ標準のテンプレートのままで使えたのも大きいです。
事業部への展開方法や説明方法も、GVA TECH社からもらった案内の雛形に多少の文言を加えて事業部に展開したのですが、特に問題なく協力してくれました。
GVA manageの利用は具体的にどのようにされてますでしょうか。
青木様：
具体的には下記のプロセスで利用をしております。
- 事業部からフォームでの依頼を受け付ける
- Slackで通知が来るためGVA manage上で案件確認する
- 契約書をざっと確認して場合によってはLegalForceにかける
- GVA manage上で案件管理して事業部に戻す
- 事業部はSlackで受け取り、Slackと連携してやりとり
- GVA manage上で案件が完結する
- 結果として全てのバージョンやメッセージのやりとりが蓄積される
その他にGVA manageで気に入っている機能があれば教えて頂けますでしょうか。
青木様：
大きくは2つあります。
1つ目は、どのバージョンの時にどのコメントが残っているかがわかることです。
契約書のバージョンとコメントが単純に蓄積されるだけと思っていたら、各契約書のバージョンとそのバージョンでやりとりしたコメントが紐づいていて、見返した時に非常に便利で驚きました。
2つ目は、現在のステータスが自動で切り替わるのが便利です。
ステータスの変更は、一般的なサービスだと手動で行わないといけないのですが、GVA manageは法務案件管理に特化していることから、法務案件の特性を捉えており、自動でのステータス変更を実現できているのがすごいと思いました。ちょっとしたことではあるのですが、アクションを一つ一つ減らしてくれるのは、蓄積すると大きなストレスの軽減と業務削減に繋がっていきます。
GVA manage のご利用にあたって、事業部の感想を頂けますでしょうか。
青木様：
事業部の感想としては「案件の依頼もやりとりも操作がわかりやすい、マニュアルなしでもすぐ使えた、フォームから相談できるのも迷いがなくなり便利」というもので、評判が良いです。
やはり、もともとのやり方を大きく変えなかったのが重要なポイントでした。もし、もともとのやり方を大きく変えるようなツールを導入していたら、事業部からは不平不満が出てきていたと思います。
GVA manage に今後期待する機能を教えて頂けますでしょうか。
青木様：
法務案件の受付管理サービスとしてはかなりいい感じに仕上がっていると思います。
一点望むなら、案件を可視化できるダッシュボードが欲しいです。
法務業務は利益を生むわけではないので可視化するのは今まで難しかったですが、法務業務が逼迫しているのを客観的に示し、来年はどうか、新しく採用しないといけないかどうかを上長に伝えられるのが大きいです。
GVA manage ならこれらも実現できると期待しております！
（もう少しで法務案件の分析ダッシュボードの開発を進めるということで、楽しみにしております）
青木様ご登壇セミナーのご案内
青木様には「法務DX コンプリートまでの道のり」と題したセミナーにご登壇いただき、 GVA manage を始め各種リーガルテックサービスをご導入された背景等についてご講演いただきました。
セミナーはオンデマンド視聴が可能です。また、セミナーレポートも公開しております。以下よりご覧になりたい方へお進みください。