自社開発システムからGVA manageへの移行がスムーズにでき、依頼部門とのコミュニケーションもより円滑になりました

FDK株式会社　コーポレート本部　法務・知的財産部　都田 なつみ様に、GVA manage の導入背景や目的、導入後の変化についてお伺いしました。

会社や事業の概要

FDKグループは、電池・電子部品を製造、販売しており、家庭から産業用までさまざまなシーンで不可欠な製品をお客様へお届けしています。2020年に創立70周年の節目を迎え、従業員一丸となって『進化に挑戦　輝く未来と笑顔のために』という経営理念を制定しました。

また、「FDKグループは、Smart Energy Partnerとして、先進技術を結集し、お客様に電気エネルギーを安心して効率的に活用いただき、持続可能な社会の実現と発展に貢献します。」 というVisionを掲げて、その実現に向けて全社をあげた挑戦を続けております。

法務体制と業務内容

弊社の法務部門は、法務部長1名と法務メンバー3名の4名体制となっております。

主な業務は、契約書チェックなどの契約書に関連する業務、社内規定に関連する業務、コンプライアンスに関わる業務、訴訟等の紛争に関する業務になります。

基本的に契約書に関する業務がメインで、契約書以外の法律相談も含めた法務案件の数は、月によってばらつきは発生しますが平均すると月間150件程度になります。

GVA manage導入前の法務案件管理の状況

GVA manage導入前は自社で構築した案件管理のシステムを使用していました。自社システム内で依頼を受け付け、依頼部署とのコメントのやり取りやファイルの共有などもそのシステム内で行っていました。新しいコメントがあった時や新しいファイルがアップロードされた場合は、都度メールで知らせてくれるようになっていました。

しかし、担当のアサイン、納期管理や契約書のバージョン管理などの機能は、そのシステムにはありませんでしたので、システム外で対応し、案件の担当者決めやメンバー間のやりとりについては、メールを使用していました。

そのような状態だったため、管理すべき情報が分散しているといった課題を抱えていました。

GVA manageを知ったきっかけや、導入に至った経緯

GVA manageを知ったきっかけは、契約書チェックの効率化や品質向上を図ろうとGVA assistの導入を検討していたところ、GVA assistの公式サイトでGVA manageのリリース案内をみて、そこでGVA manageのことを知りました。

弊社の案件管理システムも先ほどお話した通り課題もありましたし、開発から時間が経過して老朽化したところもありました。そこで、このタイミングでGVA assistを使った契約書チェック業務の改善だけではなく、GVA manageでの案件管理も一緒に導入できればと考えました。

慎重にトライアルを行って他社のシステムとの比較検討を実施した結果、依頼部門への負荷もなく、法務部として抱えていた課題が解決できると判断して導入を決めました。（GVA assistも同時に導入しております）

GVA manageを導入するにあたって注意したこと

基本方針として、依頼部門の使いやすさに重点を置いて進めていきました。

依頼される方が今までと同様に依頼できるように、以前のシステムでの記入項目に沿った内容をGVA manageのフォームに設定して展開したいと考えました。

GVA manageの依頼フォームは、私たち法務の人間でも簡単に設計、実装ができますし、自由度が高いので非常に助かりました。

以前のシステムでは、組織変更などが生じた際にシステム部門に依頼をして項目の追加や修正をしてもらう必要があり、手間や時間がかかりました。その点、GVA manageでは法務で簡単に設定の変更ができるので、より依頼部門へのサービス改善に寄与できると実感しております。

事業部にどのように展開したか

GVA manageの操作マニュアルを作成し、依頼フォームのURLを案内して問題なく展開できました。念のため、「何か分からない点などがあれば質問してください」という形でフォローできるようにしていましたが、本当に問題なく展開できたという印象です。依頼部門にはアカウントが不要なので、その発行の手続きもなく、依頼部門から負担があったという話は一切ありませんでした。

以前のシステムと同じフォームの項目を設定できたので、非常にスムーズに展開できたと思います。 依頼部門からは、「以前のシステムは限られた役職者のみしか案件の状況を確認できなかったが、GVA manageでは案件に関係する人全員に内容を共有することができるのに加え、自分の関わる法務案件の状況をデイリーレポートで毎朝確認できるので、非常に助かっている。」といった好評の声も頂いています。

GVA manageで便利だと感じる機能

4つの機能がとても便利だと思っています。

1. フォーム機能
依頼フォームの自由度が高く作成できる点はとても助かりました。システム部門に依頼不要で項目の追加・修正ができる点は本当によかったです。

2. チャット機能
案件毎に依頼部門とのやりとりと法務メンバー間でのやりとりをそれぞれ分けて表示されるので、とても分かりやすくて気に入っています。以前はコミュニケーションツール内を検索するのがかなり大変だったので、かなり楽になった印象です。

3. ステータスの表示
各案件について今どこにボールがあるのかがわかり易くていいと思います。また、業務を進めていくと自動でステータスが変わっていくところも非常に便利です。

4. 案件ボードの表示
自分や法務メンバーの案件状況やそのステータスが一覧で表示されることにより一目で認識できるので非常に助かっています。

GVA manageはどのような企業におすすめできるか

外部取込メール機能を利用すると、社内のみならず弁護士事務所などの社外とのやりとりも蓄積できるので、弁護士などの専門家に相談することが多い企業にもとても有効だと思います。

また、依頼部門のアカウントが不要なので、社員数の多い大企業でもアカウント管理に追われることがなく導入しやすいと思いますし、企業内での法務の価値を向上させることに寄与できると思います。