案件の一元管理体制をGVA manageで構築し、案件の二重化やコミニュケーションの散在などの課題を解決できました
アソビュー株式会社 経営管理部 リーダー石井様、堀口様、可児様に、GVA manage の導入背景や目的、導入後の変化について伺いました。
事例の概要とGVA manage導入前後の変化
会社や事業の概要
石井様：
弊社は、「生きるに遊びを」というミッションを掲げています。
経済成長によって、モノ消費からコト消費に価値観が変容してく中で、人生を豊かに彩るものは大切な人とのとっておきの思い出であると考え、余暇時間の選択肢の最大化とその質の向上は、Well-Beingな社会の実現につながると信じています。人生に必要な3大要素である「衣食住」に遊びを実装した「衣食住遊」の実現を目指しています。
事業の内容は、
- 消費者向けの「遊び」の予約サイト「アソビュー！」の運営
- アクティビティ提供者やレジャー施設の事業者向けの業務DXのソリューション「ウラカタ」シリーズの提供
- ギフトサービス「アソビュー！ギフト」の運営
- 持続可能な地域活性にチャレンジする地方ソリューション
の４つビジネスを展開しております。
また、３つの共通の価値観を掲げています。
- 「For you」
顧客起点、すべては顧客への価値提供のため - 「Professional」
「For you」を実現するため、顧客の課題解決を実現するためのメンタリティ - 「Respect」
「For you」を実現するため、顧客の課題解決のために求められるメンタリティ
この３つの共通の価値観をもって、ミッションを遂行していく組織になります。
法務の体制と業務内容
石井様：
現在、法務業務を担当しているメンバーは3名になります。契約書のレビューや作成、事業部からの法務相談、株主総会や取締役会の運営、知財の管理、許認可の対応、紛争対応など法務全般の業務を担っております。
契約審査は月に50～60件程度になり、徐々に増えている状況です。昨年と比較しても5割くらい増加しています。新規事業も活発に立ち上げていますので、難易度の高い依頼も増えている印象があります。
GVA manage導入前の法務案件管理の状況と課題
石井様：
これまでは、契約書レビュー依頼から締結完了までにおいて、全社導入している決裁稟議ワークフローツールを使っていました。
ただし、案件の一覧性が乏しいなど、詳細のステータスでの絞り込みなどができないなど課題もありました。そのため、既存のツールとは別に案件のステータスは、別途Googleスプレッドシートに毎朝転記して管理していました。
案件管理としては二重管理のような状況でした。またステータスの変化に即時に気づかないことが多く、この点も課題でした。
依頼者とのコミュニケーションはSlackと決裁稟議ワークフローツールのコメント欄を利用していましたが、コミュニケーションが散在することになり、見落としが発生するなど、担当外の者が状況や経緯を追い切るのが非常に難しい状態でした。
GVA manageを知ったきっかけや導入した経緯
石井様：
先ほどお話をした課題を解決するために、インターネットを使って「法務の案件管理ツール」などのキーワードで調査したところ、「GVA manage」を発見しました。
導入の検討にあたっては、他社さんの案件管理ツールなども比較検討させて頂きました。
慎重に検討した結果、全社的に導入している決裁稟議ワークフローツールとの業務フロー上の親和性などを加味すると「GVA manage」が圧倒的に当社に合っていると判断して導入を決意しました。
「GVA manage」は、高いカスタマイズ性と様々なツールとの連携など柔軟性に秀でたサービスであり、直感的に操作しやすいUIも魅力でした。
GVA manageの事業部への導入方法や流れ
石井様：
事業部の方にとって運用フローの変更を生じさせない方針でGVA manage導入を進めました。
導入当初はGVA manageの操作方法や運用について若干問合せ等はありましたが、少し運用が落ち着いてから事業部からの問合せや要望などはほとんどありませんでした。
またGVA manageは、Slackユーザーにとってはとても導入が容易で分かりやすいと実感しております。
事業部にとってもアカウント不要ログイン不要でSlackから出ることなく、依頼案件ごとにスレッドが立てられ整理された状態でやりとりができますので、依頼者にとってもやりとりの経緯が分かりやすくコミュニケーションがスムーズになった印象があります。
弊社の場合、導入前のフローを変えずに、決裁稟議ワークフローツールに契約審査の依頼を申請してもらい、法務側でそのワークフローツールからGVA manageに法務案件データを作成するフローで運用をしています。このように既存のフローへの組み込みも柔軟にできるのはGVA manageの一つの特徴かも知れません。
法務部門の観点からは事業部とのやりとりは、GVA manageの案件詳細画面のチャット機能で行っています。案件の詳細情報とともにやりとりも含めて一元管理できていますので、導入前に抱えていた課題も解決できています。
GVA manageで気に入っている機能
石井様：
文書比較機能が非常に助かっています。
Wordの比較機能も以前は使用していましたが、Wordの比較機能よりもGVA manageの文書比較機能の方が優れていますし、バージョン間の比較もすぐにできて差分がわかるので助かっています。
GVA manage上のチーム内チャットで、ダブルチェックなどメンバー間の依頼なども簡単にできて良かったです。また、このチャット機能により法務部門内での相談などのやりとり情報も蓄積されるのでナレッジが蓄積できている実感もございます。
堀口様：
誰が今ボールをもっているのかが一覧上ですぐわかるので、その点が非常に助かっています。
また、一覧画面のカスタマイズ性も高く、管理したい項目を自由に設定できるので状況に応じて必要な項目を追加したりして利用しています。使い方で大きく利用する価値が向上するサービスと感じております。
分析ダッシュボード機能の活用方法
石井様：
法務業務においても定量化して状況を掴むことは大変重要だと思っています。
GVA manageの導入前から計測している部分もありますが、GVA manageの分析ダッシュボード機能を利用すると案件数の推移、依頼カテゴリ―毎の割合などが自動的に集計されますし、担当者毎の処理件数などもすぐに把握できるので、判断材料として役立ちそうだと感じています。
各人の状況や実績とともに法務全体のリソース管理などにも活用していこうと考えております。
GVA manageをおすすめできる企業
石井様：
案件管理に何らかの課題を感じている企業には導入のメリットは必ずあると思います。
法務案件がその結果までのプロセスも含めて一元管理されることは、単なる業務のフローの効率化だけではなく、企業における法務力の向上にもつながり、その先に企業組織全体へ寄与するものと感じています。
法務業務を何かしら改善していきたいと感じている企業様はまず話を聞いてみることをおすすめしたいです。きっと様々な発見があると思います。