以前の案件管理サービスから変更した決め手は、事業部はログイン不要でコミュニケーション方法を変えなくても良いところです

株式会社イングリウッド　法務部長　岩田 和晃様と、事業部門のお声として データテクノロジー事業本部　シンアドチーム　中野 葉月様に、GVA manage の導入背景や目的、導入後の変化についてお伺いしました。

インタビュー動画と合わせてご覧ください。

事例の概要とGVA manage導入前後の変化

事業内容を教えて頂けますでしょうか。

岩田様：
弊社は今年度で19期の会社です。事業としては、BtoC 事業とBtoB 事業の両輪で展開しております。BtoC 事業は、欧米を中心に厳選した商品を仕入れて販売したり、自社プライベートブランドの商品の販売を行うものです。BtoB 事業は、メーカーや小売企業に対してコンサルティングやインターネット広告代理店、人材紹介等を中心に全方位から支援するというものです。

御社の法務部門の体制を教えて頂けますでしょうか。

岩田様：
法務部門は、法務部長1名、法務メンバーが3名、アシスタント1名の5名体制です。

GVA manage 導入以前は他社の案件管理サービスを使っていたと伺っていますが、以前のサービスの課題と GVA manage に変更して頂いた理由を教えて頂けますでしょうか。

岩田様：
GVA manage 導入以前は別の会社の法務案件管理のサービスを使っていました。

そのサービスも機能的には類似しているものです。事業部から法務案件の依頼を受けたり、メンバーに案件の割り振り、依頼者とのやりとり、契約書等のドキュメントを格納するというものです。

しかし、以前に使っていたサービスには課題がありました。

一番の課題は、そのサービスは法務部だけではなく事業部にもアカウントを発行する必要があり、事業部も法務案件管理のサービスの中で法務とやりとりをしないといけない点でした。普段、事業部は Slack でやりとりしていることから法務案件のコミュニケーションのためだけに別のサービスにログインすることで、コミュニケーションのスピードが落ちました。

なお、その案件管理サービスの前は、直接 Slack 上で法務相談の受付管理を行っていましたが、
・Slack 上のどこに何があるかわからない
・チャンネルもたくさんあって相談場所を見失う
・検索性も悪くて探せない
など、誰が何をやっているかわからない状況でした。Slack は全社で利用するコミュニケーションツールとしては非常に優れていましたが、法務案件管理には適していませんでした。

中野様：
私は事業部なので、法務に依頼する立場です。

以前使っていたサービスは私もアカウントを持ってログインしないといけないことから、従来の Slack の業務フローから別フローに慣れるのに苦戦していました。法務部とのコミュニケーションのスピード感は Slack 上で法務と直接やりとりしていたときより落ちた感覚はあります。

GVA manage 導入はスムーズにできましたでしょうか。

岩田様：
当初から法務案件管理システムは使っていたということもあり GVA manage の導入はとてもスムーズにいきました。特に事業部向けに GVA manage の社内説明会を行ったところ、以前のサービスの使い勝手の悪さを払拭して Slack のみでコミュニケーションがとれるということで事業部の方にも喜んでもらえました。

もちろん法務部サイドも困らずに運用に持ってくことができました。

中野様：
事業部側として GVA manage の導入がスムーズに行われた点は3点あるかと思います。
1点目は事業部サイドのアカウントが不要でログインが不要なこと、
2点目はフォームの入力項目もシンプルでわかりやすく迷わないこと、
3点目は Slack だけでやりとりができてコミュニケーションが円滑なことです。

特に日常のコミュニケーションは Slack で行われていることから、法務案件のやりとりに関しても Slack に溶け込めることが事業部門としては非常にありがたいです。

岩田様：
事業部の日常のコミュニケーションの中に溶け込んだ上で、法務側はきっちりと案件管理と法務情報の蓄積ができるのが素晴らしいです。そういう意味では全てを兼ね備えていると思います。

GVA manage での案件の割り振りや管理はどのようにされていますでしょうか。

岩田様：
新しい依頼は、新規案件として自動で登録されて、私が案件の性質に合わせてメンバーにアサインしています。メンバーが抱えている案件の数もそうですが、案件の内容がパッと理解できるので適切なメンバーにさっと割り振れるに割り振れる点を気に入っています。

また、ステータスに関しても自動変更される機能が違和感なくわかりやすいです。ステータスも法務部内はもちろんですが、事業部が確認中ということもわかるのも良いです。

地味に気に入っているのが、「ボール」という表現で誰にボールがあるかがわかるというものです。表現も面白い（笑）。

他に GVA manage で気に入っている機能があれば教えて頂けますでしょうか。

岩田様：

いくつかあります。

1つ目は事業部が案件を依頼する際にフォームの中で Slack アカウントの選択をプルダウンで行うことができる点です。事業部の手間が軽減される仕組みですので、事業部に受け入れられたポイントの一つかと思います。

2つ目は、1つの案件に複数の契約書をアップロードできたり、バージョン管理を自動で行えるのが便利です。

3つ目は、法務部内向けのコメントと事業部向けのコメントで分けて整理されているところもわかりやすく便利です。

4つ目は、フォームや案件の管理項目を法務部内で自由にカスタマイズできるのが便利です。欲しい情報を整理したり、部署とかの名称が変わった場合もすぐにフォームの選択肢を変えることができます。これがもし自社開発のシステムだと情報システム部門に依頼したり等で数ヶ月かかることもありうるので非常に便利です。

5つ目は、検索もキーワードで見つけたい案件にたどり着けるのが便利です。また昨日リリースされた過去案件のインポート機能も早速活用させて頂き、すでに6,300件ほどアップロードが終わりました。1回のアップロードでフォルダごと1,000件までアップロードすることができるので手間はかかりませんでした。1つ1つのファイルのアップロードだとやらなかったと思います。

GVA manage のご利用にあたって、事業部としての感想を頂けますでしょうか。

中野様：
やはりわざわざログインしなくても良いので法務と Slack だけでスムーズにやりとりができる点に魅力を感じています。Slack に通知がきて案件単位でスレッドになるので、すぐに Slack で返信でき、明らかに法務部への返信スピードが上がって、法務案件を進めるスピードが上がりました。

事業部は日中はビジネス側の案件で手一杯のため法務案件の確認や回答がどうしても後回しになっていて後手後手になっていたんです。

事業部としてはスピードやコミュニケーションの円滑さは大事ですが、やはりリスクヘッジも重要だと認識しているので、両方を満たしながら前に進められることに安心してます。

GVA manage に今後期待する機能を教えて頂けますでしょうか。

岩田様：
山本さんから直近での開発を予定されているというお話を聞いてますが、やはり蓄積された案件のデータをビジュアル化して確認できるダッシュボード機能に期待してます。これがあると、管理者として法務部門の業務がどうなっているか、誰にどのくらいの業務があるかを瞬時に確認できることがありがたいです。

開発スピードも早いので今後も新しい機能が続々とリリースされることを楽しみにしております！