相談内容や添付資料の管理に対する課題をGVA manageで解決し、情報管理の一元化を実現できました
株式会社日立社会情報サービス CSR部 法務・コンプライアンスグループ 主任 西澤 奈希 様、小林 和貴 様に、GVA manage の導入背景や目的、導入後の変化について伺いました。
事例の概要とGVA manage導入前後の変化
会社や事業の概要
小林様：
当社は、主に公共、社会、金融、産業、ヘルスケア分野を中心とした社会分野全般に関するシステムインテグレーション事業とシステム運用サービス事業などを行っております。
設立は1986年、現在の売上高が約600億円、従業員数は約2,500名の規模の企業となります。
法務の体制と具体的な業務内容を教えてください
小林様：
私の所属する法務コンプライアンスグループは、CSR部の一部門として、主に職場からの法務相談であったり、契約書審査等を担当しています。
現在、管理職1名、主任1名、担当1名の体制となっています。
基本的には主任と担当でダブルチェックした契約書の内容を管理職に最終承認いただくという流れで契約書の確認等を行っております。
契約書審査に関しては、秘密保持契約書、共同研究契約書、業務委託契約書、請負準委任に関する依頼が多い状況です。
実際の契約書の数というところだともう少し多くなると思いますが、対応件数としてはだいたい月5〜10件程度を推移しています。
GVA manage導入以前の課題について
小林様：
GVA manage導入前は、部門内の共有フォルダに、各案件別のフォルダを設置して管理していました。
ただ、相談者とのやりとりが多くなるにつれて、どうしてもこれまでの相談内容であったり契約書の修正履歴の管理や把握に手間がかかっていました。
また弊社では、契約書審査依頼用・法務相談依頼用の専用フローを設置して窓口としていましたが、それ以外にもメールでの依頼もありました。
これらの依頼のやりとりが多くなると、情報を集約したりそれぞれをフォルダで管理したりするのが大変でした。
そこで、相談の窓口を一本化し、かつ契約書や参考資料などもまとめて一元管理できる仕組みが欲しいと思っていました。
受け付けた依頼の進捗状況に関しては、フォルダ内で契約書や資料のタイトルに日付を入れるなどして時系列順に管理していたのですが、同じ日付で何度も相談のやりとりがあるものが多々あり、時系列順の管理がなかなか難しくなってきていて、どうしようかと思っていました。
GVA manageを知って導入に至るまでの経緯を教えてください
小林様：
先行して契約書レビューツールのGVA assistを導入しており、定期的に実施頂いている利用に関するフィードバックや機能説明の打ち合わせの時に、GVA manageをご紹介いただきました。
第一印象として、情報を一元管理できるところと相談依頼の受付窓口としても活用できるところが便利そうだと感じてトライアルさせて頂きました。
他社製品もいくつか見させて頂いて、比較した結果、機能面も含めて考えた時に、費用対効果がかなり高いと感じたため最終的に導入を決定しました。
GVA manageは、実際にトライアルでさわってみた時の感触がとても良かったです。
難しい操作もなく、直観的に操作でき、実際に案件を登録してみても困るところはなく、スムーズに活用することができました。
また、気にしていた依頼フォームもかなり細かく設定でき、最終的に入力内容を分析ダッシュボードに取り込むことができるところも今後の活用をイメージしやすい利点のひとつでした。
相談状況を分析し、今後の法務部門の取り組みに活かしたいと思っていましたので、確認件数が多いのはどういった契約書か、また、依頼が多いのはどういった部門か、というところがタイムリーに分かるところも良いと感じました。
導入後の事業部側（依頼者側）の反応はどうでしたか
小林様：
現在、各事業部からの相談はGVA manageで作成した依頼フォームから受け付けています。
導入から3か月経って、相談先の一元化や周知が進んでいますが、事業部からここのやり方が分からないとか、どうやったらいいかという問い合わせもないので、特に支障なく利用いただいている印象です。
GVA manageを導入して抱えていた課題は解決しましたか
小林様：
相談内容や添付資料の管理が非常に大変だったのですが、GVA manageですべて集約して管理できるようになりました。案件を振り返る時に、大変役立っていると思っています。
類似の相談があった時は、GVA manageの検索機能を通して、過去事例はどうであったかという状況をすぐに調べることができています。
また、契約書の履歴管理がとても便利です。
例えば、初版の契約書の文言を2回目、3回目の修正で元に戻したり、第2版の修正版と第4版以降の契約文面を見比べたりする時に、GVA manageの画面上で各バージョンをすぐに確認できます。
この機能のおかげで、契約書修正が多くなるにつれて煩雑になっていた過去の文面との比較作業の手間が解消されました。
過去のやりとりも時系列で見られるので、どういった経緯だったかなど最終結論が非常に分かりやすくなり、過去案件のノウハウの活用がスムーズになったと思っています。例えば、外部弁護士とのやりとりも管理できる機能があり、有効に活用しています。
以前も時系列に沿って管理していたのですが、やりとりする相手先が多くなるにつれて、どのメールがどの内容の確認だったのかということが、だんだん分かりづらくなっていました。
GVA manageでは、案件ごとにやりとりを取り込んで管理できるので、どの案件の誰とのやりとりであったか、などがかなり分かりやすくなっていてとてもいいなと思っています。
西澤様：
私も時系列が分かりやすいところが、一番気に入っています。
以前も外部弁護士とのやりとりをフォルダに保存していたのですが、ファイルをさわっただけで保存日が更新されるなど、最新のやりとりがどれか分からなくなることがあり、確認するために全てのデータを開くといった手間がかかっていました。
分かりやすいようタイトルに書いたりして気を付けてはいたのですが、正確に管理するのは難しかったです。
また、最終的な相談案件の結論をExcelにまとめていましたが、要約したり転記したりする時間が必要で結構大変でした。
GVA manageを導入してからはそこにかける時間がなくなり効率化できました。
さらに、法務部門の状況を把握し活動に役立てるために年間の依頼件数などもまとめていましたが、そこも自動で集計されるので、件数を数える時間も削減できました。
GVA manageで特に気に入っている機能を教えてください
小林様：
これまでお話しした内容と重複する部分もありますが、特に分析ダッシュボード機能は、どんな契約書の確認依頼が多かったかとか、どの部門からの相談が多かったかというのをグラフと数値で可視化できるので、分析したい時にとても役立っています。
現在は、グラフと数値で可視化されているデータをそのまま部内の報告資料に添付して使用しています。
将来的には、過去の依頼や最近ボリュームが増えてきた依頼から職場の契約書確認のニーズを把握し、法務部門側で今後注力すべき分野であったり、情報収集すべきところはどこなのかを分析することにも役立てていきたいと思っています。
西澤様：
その他ではチーム内に限定したチャットがあることで、法務部門内でどういう会話を行いこういう結論に達したかといった履歴も残るので、その点が以前のワークフローより良いと感じています。
以前のワークフローは対職場という感じで、フローに入っている人全員が見られるので、内輪の会話は個別に行っており記録として残らないという問題がありました。
また、以前のワークフローは複数回のやりとりを残すことは想定していませんでした。
それに対して、GVA manageでは複数のやりとりの記録を残せる点、また以前のワークフローに乗せることのできなかったチーム内でのやりとり、外部弁護士とのやりとりも集約できる点が使いやすいと感じています。
GVA manageはどんな会社におすすめですか
小林様：
相談案件の資料整理や記録に工数がかかっている会社さんは、GVA manageを導入することで効率を向上できると思います。
また、過去のノウハウも活用しやすくなりますので、過去事例の振り返りに時間がかかっていたり、ノウハウの活用精度を上げたい会社さんにとっても、GVA manageはかなり役立つのではないでしょうか。
1人法務の会社さんにとっては、相談受付の一元化など法務相談の管理ツールとして必要な機能はすべて備わっているので、GVA manageはうってつけなのではと感じています。
また、大規模な法務部門がある会社さんでも、案件の割り振りで分担することが可能ですし、全体の進捗状況を常に確認できるので案件管理部分における使い勝手もいいのかなと思います。
弊社では、以前使用していたワークフローのお知らせ欄にGVA manageの依頼フォームにアクセスするURLを掲載して、こちらから相談をしていただくように誘導しています。
フォームのカスタマイズも細かく行えるのでこれまでの相談方法を変える必要もなく、GVA manageに移行する手間もほとんどかからなかったです。
これから新しく相談窓口を設置される会社さんであっても、想像以上にスムーズに導入できると思います。