情報の共有や正確性の課題が解決でき、業務効率も大幅に向上した結果、法務業務の質とスピードが高まり新しい取り組みもできるようになりました

株式会社アイケンジャパン　取締役経営管理本部長の工藤様、法務課課長の赤壁様にGVA manageの導入背景や目的、導入後の変化についてお伺いしました。

事例の概要とGVA manage導入前後の変化

会社や事業の概要

工藤様：
弊社は創業から”堅実なアパート経営”を掲げ、札幌から熊本まで全国の主要都市に拠点を置き、アパートの建築・販売をしております。オーナー様にご購入いただいた後、入居者募集から管理まで、すべてワンストップで引き受ける形でビジネスを展開しております。付加価値の高い、こだわりのアパートづくりを軸に、不動産業界での更なる存在価値の向上を目指しています。

法務・知財の体制と業務内容

赤壁様：
現在法務課は二名体制で業務にあたっています。業務内容は多岐にわたっており、法律相談や契約書のチェック・作成などのメインの業務から、訴訟の対応、M&A、商標などの知財関係にも対応しています。

工藤様：
弊社は事業がスピーディーな点が特徴で、法務課としても事業のスピードに合わせることを意識しております。顧問契約している弁護士事務所も国内外に複数あり、弁護士の方とのやりとりも法務課が対応しています。
（山本：インタビュー中にも緊急案件で電話でご対応されており、法務の鑑だと思いました！）

GVA manage導入前の法務案件管理の状況と課題

赤壁様：
当初は私がいわゆるひとり法務として業務にあたっており、事業部からは電話やメールで様々な問合せが舞い込んでいました。漏れがないよう案件ごとに固有のフォルダを作成し、スケジュールに登録して一つずつ対応していたのですが、タスクと情報の管理の手間を課題に感じていました。またファイルのバージョンが出来上がった際にはどれが最新のファイルなのか都度確認が必要になるなど、運用面でも非常に苦労しておりました。

GVA manageを導入した経緯

赤壁様：
一番のきっかけは法務課が二名体制になったことです。
一つの案件に対し、担当者と１対１ではなく複数の当事者が関係するようになったことで情報の共有という新たな課題が発生しました。以前のままでは共有する時間が必要となり、またその手段も伝言ゲームのような形になることで情報の正確性の担保も困難になっておりました。
そのため、担当者と法務課二名が情報を同時に共有することのできるツールを探そうと思い各社に問い合わせし、検討を進めました。
複数社検討させて頂き、最終的には機能面、金額面、また説明して頂く方々の人柄などを総合的に考慮しGVA manageの導入を決めました。
また同時に契約書審査のサポートツールも検討し、こちらもGVA assistを導入することにしました。

GVA manageの事業部への導入方法や流れ

赤壁様：
全社で使用しているSales forceの法務課のチャンネルに依頼用フォームのURLを記載しました。担当者の方にはそこからアクセスしてもらうようにしています。

工藤様：
展開後もGVA manage以外で依頼をする担当者もまだ一定数おりますが、一方で利用してくれる担当者も日を追うごとに増えており会社としても良いきっかけだったと感じています。
弊社は17期目の会社になりますが、社員が増えていくなかで情報の正確性を担保するという点で大いに寄与してくれています。

GVA manageの導入後の効果

赤壁様：
展開後は業務にスムーズに溶け込んでおり、今ではGVA manageなしには業務が成り立たないのではないかというくらいに効果を感じています。
情報の共有ややりとりの履歴など、案件に関するあらゆる情報が自動で蓄積され、課内での共有も非常に楽になりました。案件が複雑かつ長くなるほど情報の種類も量も増えるので、特に効果を感じるポイントです。
複数人で業務にあたる法務部には、”法務のインフラ”として機能するツールだと思います。
また管理機能だけでなく契約書の差分比較機能もついているため、毎バージョンごとに頭から契約書を読む手間もなくなりました。

GVA manage導入後の事業部の反応

赤壁様：
GVA manageを事業部に展開する際にも、展開後も特に不満を言われることもなく溶け込んでいってくれていると感じています。
GVA manage導入後に新しい試みとして、従来できていなかった締結後のファイルを管理しようと思い、事業部の方にも協力して頂いているのですが、ファイルの送信なども簡単にできるので事業部担当者もやりやすいのではないでしょうか。

工藤様：
GVA manageを導入したことで法務課の業務スピードや質が高まり、事業部に対しても価値を提供してくれるサービスだと思います。

GVA manageで便利だと感じる機能はありますか？

赤壁様：
ファイルのやりとりが簡単にできる点が非常にありがたいですね。
通常のメールのやりとりですと、社内のルールで必ずパスワードを付けなくてはいけないのですが、GVA manageではチャット欄で簡単にファイルのやりとりができます。バージョン管理ができているため、送信の際に常に新しいファイルを迷わず送信できるので、そういった細かい点も非常にありがたいです。

GVA manageに今後期待する機能はありますか？

赤壁様：
一点目は、Sales forceとの連携ですね。全社で使っているツールですし、Sales forceにも様々な情報が集まっているので、繋がると大きな効果が見込めそうです。
またスマートフォンへの対応もして頂けると嬉しいです。出先で案件の内容を確認したりメッセージが送信できたりするとさらに便利になりそうです。

二点目は、将来の話にはなると思うのですが、蓄積された案件データから相談内容に合うような回答例を示してくれたり、案件の要約をしてくれるようになると非常に嬉しいですね。