スムーズな導入と効率的な受付管理により、法務案件の一元管理とナレッジマネジメントが実現できました

株式会社ディスコ　人事本部　総務人事部　副部長　藤森様と課長代理　石川様に、GVA manageの導入背景や目的・導入後の変化について伺いました。

事例の概要とGVA manage導入前後の変化

会社や事業の概要

石川様：
弊社は、1973年に創業し、これまで就職・進学情報供サービスなどを手掛け、2023年10月に50周年を迎えます。

「キャリタス就活」や「キャリタス進学」などの情報提供サービスを通じて、企業の「採用広報支援」や教育機関の「学生募集広報支援」を行い人財に関する各種サービスの提供を行ってまいりました。
国内では「キャリタス就活フォーラム」、海外では留学生向けに「ボストンキャリアフォーラム」などの合同企業説明会の企画運営を行っています。

その他、企業の求人募集や教育機関の学生募集に関する制作や採用代行などのアウトソーシング事業も手掛けており、これらを通じてクライアントの課題を解決し、クライアントの成長を支える会社として、幅広いサービスを展開しております。

法務の体制と業務内容

藤森様：
弊社の法務部門は、総務人事部内の法務チームとして、社員3名で担っております。

業務の内容として、契約書関連では、契約書のレビュー、作成、保管、管理をしています。また、知的財産権に関わる業務も法務チームの業務となっております。
当然、社内の法的な相談事の対応、法的紛争時の窓口も担当しています。また、グループ会社が海外を含めて4社あり、それぞれ法務部門を有していないので、こちらでカバーをしております。

業務量としては、案件ごとに難易度が違ったり月によってばらつきがあったりしますが、契約審査であれば月に80件程度、法律相談は30〜40件程度です。

GVA manage導入前の法務案件管理の状況と課題

藤森様：
法務への依頼案件はメールが中心で、電話のほか、直接来て相談されることもありました。また、内容によっては、打合せを設定されて相談に乗るケースもあります。

個人宛に直接、連絡が来たり、様々なルートで依頼されることもあったりするので、案件の記録をうまく管理できていなかった点に課題を感じていました。
法務チームのメンバーとの間では、依頼案件に対して、３営業日以内に依頼者へレスポンスしようと内部的にルールを設けてやっていました。

契約書は法務のみアクセスできる共有フォルダに格納していたのですが、ものによってはローカルPCに保存されているものもありました。そのため、あとから過去の案件を確認したいと思った際に、検索するのに非常に手間がかかっていました。

GVA manageを知ったきっかけや導入した経緯

石川様：
長年、藤森と二人で阿吽の呼吸で業務を行ってきたのですが、会社の成長に伴い法務へ依頼される案件が増えてきたこと、また、今後法務の人員が増加した際の引継ぎ、育成を考えると、何かしらツールを入れてきちんと法務案件の一元管理をしないといけないと思っていました。

そんな折、社内のコミュニケーションツールがメールからSlackに変わりました。
Slackはオープンチャンネルであらゆる相談や会話をし、それが全社で共有できることが強みではありますが、法務案件の相談に関してはその性質上、関係者のみのクローズドな環境でなされなければなりません。

そこで、Slackとの親和性が高く、案件管理も可能なツールがないかインターネットで調査したところ、メールでもSlackでも事業部とやり取りできて、そのやりとりを含めて一元管理できるGVA manageというツールの存在を知りました。
トライアルで実際に操作してみて、使い勝手もよく非常に分かりやすいツールという印象をもちました。

依頼者側はアカウントが不要なので、事業部アカウントの管理を法務で行う手間などもなく導入しやすかったです。また、利用料金も妥当だと思います。

GVA manageの事業部への導入方法や流れ

石川様：
トライアルでは事業部門の方にはあえて詳細の説明をせずに試してもらいました。
基本的な操作方法での質問はほとんどありませんでしたが、申請画面におけるわかりにくい点の指摘は法務側で申請画面をカスタマイズすることで解決しました。

正式導入後、全社展開の際は、簡単な操作方法と申請画面のリンクをイントラネット上の「法務ポータルサイト」に掲載の上、Slackの全社通知のチャンネルで告知をしました。
告知後は問い合わせが殺到するかと覚悟していましたが、何の連絡もなく案件が入り始めたので非常に驚きました。申請画面がとてもシンプルでわかりやすい画面だったので、ほとんどの方が困ることなく案件を投稿しやすかったようです。

こちらも操作方法について説明する時間を取られることがほとんどなかったので非常によかったです。本当に事業部門に手間なく展開しやすいサービスだと実感しました。

GVA manageで便利だと感じる機能

石川様：
私はGVA manageのチャット機能がとても気に入っています。
依頼者とのやり取りと法務チーム内でのやり取りを別々に分けることができるので、メッセージの送信先を間違えることはありません。また、スレッド形式でやりとりの流れを把握することができるので、あとで見た際に流れがとても分かりやすくなります。

案件の詳細画面では、それらのやり取り情報、契約書の内容、参考資料、案件の進捗も一画面で把握できる構成になっているのでとても便利で気に入っています。

また、分析ダッシュボード機能も私のお気に入りの一つです。
依頼された案件について、自動的に集計されてビジュアル的に認識できるので、自分たちが実施してきた法務案件処理の状況を掴むのにとても助かっています。

藤森様：
私もチャット機能をよく使っています。とくに法務チャットは、依頼者には見せたくない法務のここだけの話や相談内容について案件ごとに残せるので、業務上非常に重要となる「法務に特化した思考プロセス」も残しやすく、まさにナレッジマネジメントが実現できていると思っています。

GVA manageの導入をオススメできる企業

石川様：
依頼される案件がある程度あり、当社のように会社の法務業務を効率化し、チーム力を強化したいと思っている会社にはとても有益ではないでしょうか。
事業部のアカウントが不要なので実行までの手間もほとんどありませんし、案件の状況把握、やりとりの一元管理と蓄積、依頼された案件の集計などもできるので、多くの企業で役に立つのではないかと思います。