法務案件の受付やタスク管理をGVA manageで一新でき、Slackでの法務案件管理の課題が解決しました

株式会社ベガコーポレーション　総務法務部　法務グループ　古田土拓也様、安井実奈様に、GVA manage の導入背景や目的、導入後の変化について伺いました。

事例の概要とGVA manage導入前後の変化

会社や事業の概要

古田土様：

当社は家具・インテリアEC事業のLOWYA(ロウヤ)および越境ECプラットフォーム事業のDOKODEMO(ドコデモ)を展開しております。

LOWYAは自社運営サイト及び大手ショッピングモールにて家具・インテリア等を販売しており、当社は商品の開発からお届けまで全て自社内にて行う、製造小売ECです。
DOKODEMOは海外へ日本製品を販売したいメーカー等へEC・配送・CS機能一式を提供しています。

「ECの可能性を無限大に」をビジョンに掲げ、日々、邁進しております。

法務の体制と業務内容

古田土様：

法務・知財に関する業務は、私たちが所属する総務法務部の法務グループが担当しており、私含め3名の体制で業務にあたっております。月に換算すると40件前後ほどの案件を受け付けており、業務の内訳は契約相談と法務相談がそれぞれ4割ほど、残り2割が社内研修やコーポレートに関する業務となっております。

GVA manage導入前の法務案件管理の状況と課題

古田土様：

Slackや汎用的なプロジェクト管理ツール、メールや口頭などで相談いただいた案件をスプレッドシート内の案件管理表に記入して手動で管理しておりました 。この点がそのまま課題となっていたのですが、
①相談経路がバラバラな点
②相談経路に応じたやりとりが散在していた点
③対応状況のステータスの管理が手動で
④かつ管理表のため情報も不十分になっている点を課題として感じていました。
⑤個別案件の資料は共有ドライブで依頼者と共有しながら管理していたのですが、すべての案件に対し個々のフォルダを作るのも困難な作業でした。

GVA manageを知ったきっかけや導入した経緯

古田土様：

GVA manageを知ったキッカケは、私が参加している法務互助会 という有志の会の参加者から新しいサービスがあると共有を受けました。話を聞くと、以前に契約書のAIレビュープロダクト（GVA assist）の検討をさせて頂いたGVA TECHさんのプロダクトのようでしたので本格的に検討してみようとなりました。

案件管理のシステム自体は以前から探していたのですが、GVA manageの紹介を受けた際に探していた要件がバッチリハマったので検討自体はスムーズに進めることができました。他社サービスも以前より並行して検討していたのですが、費用面や、弊社はslackを利用していることもあり全社への導入もスムーズにいきそうという感覚があったため、GVA manageの導入を決めました。

GVA manageの事業部への導入方法や流れ

古田土様：

社内テストで運用に乗ると判断した後はスムーズに進んだと思います。週一回の管理職会議で「法務相談はGVA manageにお願いします」とアナウンスし、その後、slackで全社向けにアナウンスを行ないました。弊社は新しいシステムや仕組みを受け入れる文化もありますので、事業部の抵抗感もなかったように感じております。併せて、事業部向けに「この操作をしてもらえればOK」というようなマニュアルを作成し、周知しました。

GVA manage導入後の効果

安井様：

業務が非常にやりやすくなったと感じています。何をするにもGVA manageを立ち上げれば情報が揃っていますし、今まで手動で行なっていたステータスの管理が自動になったため単純に手作業の量が減りました。他のメンバーの案件情報や、やり取りも見られるようになったため自身の案件対応の参考にできますし、蓄積した案件データをキーワードで検索できるのも嬉しいです。

古田土様：

GVA manageのURLを共有しておけば依頼環境を簡単に構築できるので、法務グループ・事業部双方に良い効果が出ています。情報が集約化されており、確認しに行く場所が一つになったのも嬉しいですね。改めて、今までは業務中にあちこち確認しに行っていたことを再認識しました。

GVA manageで気に入っている機能

安井様：

法務グループ内のみでのやりとりができるチームチャット機能ですね。法務メンバーしか見られない場所があることで、検討案を書き溜めたり頭の中のメモを残したりすることでナレッジをチームで整理できている感覚があります。自分用のメモはそのまま残し、チームで話し合いたい場合はメンション機能を使えば他のメンバーにも通知できるので、そういった細かい点も非常に気に入っています。

古田土様：

チームチャット機能は私も多用しています。メンバーそれぞれが検討事項や検討過程の情報を残していくことでチームの情報共有の精度も上がりますし、回答のブラッシュアップにも寄与しています。あとはステータスが自動変更されて、管理される部分ですね。今対応すべき案件がボード上からひと目で分かりますし、メンバーのタスク管理も非常に楽になりました。上司へのタスク進捗の報告も以前はスプレッドシートの案件管理表を目検で確認しながら行なっていたのですが、抜け漏れなどの懸念もあり、やりとりの内容を確認しに行くことも多々ありました。人力での管理からシステムでの管理に変わったため、心理的な安心感がありますね。

GVA manageに対する今後の期待

安井様：

関連案件を紐づける機能が実装されると嬉しいです。案件詳細ページに関連する案件のリンクがあればGVA manageに蓄積した情報をさらに活用できると思います。

古田土様：

分析ダッシュボード機能の追加アップデートに期待しています。案件数や依頼内容の内訳が見られる現状の仕様でも充分にありがたいのですが、集計する項目の自由度が増したり、組み合わせができるようになるとさらに重要な情報が見られるようになると思います。