契約書のデジタル化とは？メリットや手順を解説

デジタル技術の発達にともない、近年注目度を高めてきているのが、契約書のデジタル化です。実際にデジタル化を進めていたり、検討を開始したりしている企業も少なくないでしょう。しかし契約書のデジタル化を進めるに際しては、デジタル化の正しい意味やメリット・デメリットを理解し、適切な準備を行っておかなければなりません。ここでは、デジタル化の概要から具体的な準備の進め方についてまで、詳しく解説します。

契約書のデジタル化とは

まずは契約書のデジタル化について、その概要や意味を解説します。単に契約書をデータで保持することではない、ということに注意が必要です。

電子ファイルの交換によって契約締結を行う

契約書のデジタル化とは、従来の紙のやり取りによって契約締結を行うのではなく、電子ファイルの交換によって契約締結を行うことです。この契約方法は、別名「電子契約」とも呼ばれます。

勘違いされがちなのが、契約書のデジタル化＝契約書をPDFのようなデジタルデータとして保存すること、と認識されてしまうこと。デジタル化とはそうした保存方法のみを指すのではなく、契約業務そのものを電子化することを意味していますので、誤解しないようにしましょう。

電子署名とタイムスタンプで内容を保証する

契約書のデジタル化では、電子ファイルの契約書によって契約を締結するため、紙の契約書のように記名押印や手書きによる署名ができません。その代わりになるのが、電子署名とタイムスタンプです。これがあることで、誰がいつ契約書に同意したのか、その後改変が行われていないかといった事柄を確認することができるようになり、その契約書の内容を保証してくれるようになります。

契約書をデジタル化するメリットと注意点

ここからは、契約書をデジタル化するメリットと注意点について解説します。強み弱みも理解して、適切に運用していくようにしましょう。

印刷費や輸送費などのコスト削減

契約書をデジタル化すれば、これまでの契約業務で必要になっていた紙がそのまま不要になるため、紙代や印刷費、さらには輸送費といったコストを丸々浮かすことができるようになります。加えて、紙で契約を行う場合、契約の種類や金額によって印紙税を納めなければなりませんが、電子契約書はその限りではないため、印紙税も浮かせることが可能。大幅なコストカットを実現できます。

大幅な業務効率化が実現できる

紙の契約書を利用する場合、契約書を印刷し、署名捺印をし、さらに封筒に封入して宛名を書き、郵送するというステップを踏まなければ取引先に契約書を送ることができません。しかし契約書をデジタル化していれば、それらすべての作業をパソコン一台で完了させることができるため、大幅な業務効率化が可能になります。また郵送の場合、到着を待つという時間が発生してしまいますが、デジタルであればそれもなくなるため、作業の遅延や抜け漏れ防止にも役立ちます。

リモートワークも可能に

紙の契約書では、押印のために出社をしなければならず、担当者のリモートワークを実現するのが難しくなってしまいます。しかし電子契約書であれば、そういった作業も不要になるため、どこにいても契約業務を進めることが可能。働き方改革やオフィスの在り方を見直すきっかけにもなるでしょう。

コンプライアンス強化も

契約締結に至るまでは、契約書の作成からチェック、修正などを何度も繰り返す必要があり、その過程で締結漏れや紛失が発生してしまう可能性があります。また更新のタイミングを忘れていると、更新漏れのトラブルに巻き込まれてしまうこともあるでしょう。しかし契約書をデジタル化していれば、一つひとつの契約書のステータスをシステム上で管理できるようになるため、こうした見落としを防ぎやすくなります。加えて閲覧制限などを設けておけば、契約書が悪用される心配もなくなり、コンプライアンス強化につながります。

契約書をデジタル化する際の注意点

契約書をデジタル化する場合、取引先からの理解や同意を得る必要があります。高齢者や小規模事業者など、パソコンを持っていない相手と契約締結するケースがある場合は特に注意が必要です。また、大半はデジタル化に対応していますが、事業用定期借地契約など一部の契約に関しては紙の書面での契約が義務付けられています。自社の事業に該当するものはないか、事前に確認しておくべきでしょう。

契約書をデジタル化するための準備

契約書をデジタル化すると、コスト削減や業務効率化を実現できます。それでは、デジタル化するためには何から手を付けるべきなのでしょうか。

デジタル化の目的を明確にする

契約書のデジタル化は、明確な目的をもって運用されればされるほど効果が高まります。印紙代や郵送代、保管場所の削減や業務効率化、テレワークでの対応推進など、まずは何のために契約書をデジタル化するのか目的を明らかにしましょう。

電子契約サービスを比較検討する

電子契約サービスには様々な種類が存在します。サービスによって搭載されている機能や費用が異なり、一般的には機能が豊富なサービスの方が費用も高くなります。電子契約サービスを導入する目的や必要な機能を洗い出し、費用とのバランスを見ながら自社の状況に適したサービスを比較検討することが大切です。サービスによっては試用版を提供しているケースもあるため、使い勝手を確認するためにも活用するとよいでしょう。

予算を確保する

導入するサービスの目星がついたら、そのための予算を確保します。デジタル化することによってどのような効果が得られるのか、また、どのようなコスト削減につながるのかを情報収集してまとめ、決済者に納得してもらえるよう判断を仰ぎます。

社内フローの確認＆整備

リーガルチェックの依頼手順や押印申請の体制など、現在の契約業務の社内フローを確認して整理します。そして、デジタル化した場合にはどのようにフローを変化させるべきか、効率性も考慮しながら検討・整備します。

電子署名管理規程を準備する

紙の契約書の時に用いていた印章管理規程を電子署名に対応させます。また、電子署名のアカウントの管理者や権限者も定めます。

稟議＆導入

これまでに準備した情報をまとめ、必要に応じて他社事例など説得に活用できる情報も整理した上で、決済者に提案し稟議を通します。稟議が通ればサービス会社と連携し、ツールの導入を進めましょう。

社内外へ告知

電子契約書の決裁が降りたら、ツール導入と並行して電子契約マニュアルを作成します。使い方や従来からの変更点などを、社内向けと社外向けの資料にまとめましょう。他にも説明会などを開催して告知し、積極的に電子契約が使われる環境を整えるのもおすすめです。

契約書をデジタル化してコスト削減しよう

契約書のデジタル化について、メリットや準備すべきことについて解説しました。電子契約にすることで契約業務を効率化できるだけでなく、郵送代や印紙代など様々なコストを削減できるというメリットもあります。
OLGAの契約管理モジュールは、契約書をアップロードするだけでAIが自動で必要な項目を抜き出し、管理台帳も自動で作成、更新期限が自動で通知され、高度な検索機能により簡単に契約書の一元管理を行うことができるサービスです。
契約書管理業務を効率化するためにも、ぜひ導入をご検討ください。

OLGAの契約管理モジュールの機能紹介