法務案件管理システムとは
法務案件管理システムは、AI契約レビューシステムのように法務部門だけで利用するものではなく、全社に関わるシステムです。
法務案件の管理領域は、企業法務の業務プロセスの中でも一番手前のものになり、一般的には下記の課題を解決するシステムとなります。
- 法務部門が事業部から法律相談や契約書の相談を受け付ける
- 案件の期限や進捗を管理する
- 法務メンバーが複数いる場合に案件を割り振る
- 案件のやり取りや契約書をバージョンを蓄積する
また法務案件という性質上、機密性の高いデータを取り扱うのも特徴の一つです。
法務案件管理システムの導入ハードルとは？
法務案件管理システムの導入には５つのハードルが考えられます。
１．事業部からの反発
法務案件管理システムは、法務部門だけではなく全社巻き込み型のシステムであることから、法務部門だけの使い勝手ではなく、事業部の業務プロセスにも配慮しなければなりません。
法務部門の業務効率化のみを考えていては、事業部からの使い勝手が悪いといった不満が出たり、全社の視点からも最適ではなくなることが導入ハードルの1つ目です。
２．既に導入されているツールとのバッティング
近年では多種多様なSaaSが登場して、徐々に企業への導入が進んでいます。このようなSaaS乱立時代においては、既に導入されているSaaSとの棲み分けが重要になってきています。
法務案件管理システムが、他のリーガルテックSaaSやコミュニケーションツール、ワークフローツール、プロジェクト管理ツール等とバッティングしてしまうことが導入ハードルの2つ目です。
３．セキュリティ
情報漏洩のニュースが増加している背景から、企業のセキュリティに対する意識は年々高まってきています。特に法務案件管理システムは、企業にとって重要かつ機密性が高いデータをクラウド上に格納することから、セキュリティへの対策は導入ハードルの3つ目となります。
４．蓄積されたデータの取り扱い
これはどのSaaSにも言えることですが、特定のサービス提供者に固定化されて値上げの交渉に推し負けないようにしたり、他に良いサービスが出た時に切り替えられるようにすることは重要です。また最も大事なことは、サービスをスイッチする時や解約するときに、蓄積されたデータをしっかりと取り出して再び活用できることです。
法務案件管理システムも例外ではなく、蓄積されたデータを適切に取り出せるかどうかは導入ハードルの4つ目となります。
５．費用対効果が説明しにくい
案件管理システムやプロジェクト管理ツールは、一般的に「費用対効果を説明しにくい」と言われています。
法務案件管理システムも例外ではなく、費用対効果を決裁権者に適切に説明できるかどうかという点が導入ハードルの5つ目となります。
導入ハードルへの対処法
法務案件管理システムの導入を検討している企業向けに、紹介した導入ハードルへの対処法を紹介していきます。
１．事業部が日常的に利用しているツールに溶け込ませる
事業部が利用しているツールのなかには、案件管理目的で活用できるものも複数存在します。
そこで、選定の基準として
・事業部のアカウントを発行しないといけないか
・日常的に使っているコミュニケーションツールとの連携は可能か
という点は非常に重要です。
法務部門は、法務案件の依頼を一部の部署からだけではなく全社から依頼を受けることから、一部の声の大きい事業部からだけではなく、全社として活用できるかどうかを把握した上で、導入への障害を乗り越えなければなりません。
一般的には、法務案件のためだけに事業部もアカウントを保有することはITリテラシーが高い組織でないと難しいと考えられます。また近年ではチャットツールの導入企業も増加してきており、今後さらに利用率が上がっていくこともほぼ間違いないことから、自社が使っているチャットツールとの連携が可能かどうかも確認すべき事項です。
２．既存ツールとバッティングせず、連携できる
リーガルテック系のツールも、カタログスペック上では同じ領域と思われたものが意外とカバーする業務範囲が広く、既存のSaaSツールとバッティングしてしまう可能性があります。
その場合は、利用者に依存した微妙な使い分けにより、導入したSaaSのポテンシャルを発揮できずに費用対効果が悪くなったり、業務が非効率になってしまうことがあります。
現在活用しているSaaSとバッティングせず、使い分けを明確にでき、かつ既存のSaaSツールと連携が可能な法務案件管理システムを選択することで、バッティングを避けることができます。
３．セキュリティが強固なシステムを選ぶ
法務案件管理システムの導入のためにはセキュリティも重要です。会社によってセキュリティポリシーは異なりますが、一般的には下記の項目はチェックされることが多いでしょう。
- ISMS 認証 (ISO27001)
- 通信経路の暗号化
- 第三者脆弱性診断
- IP制限
- 不正アクセス対策
- MFA (多要素認証)
４．解約時に蓄積されたデータを取り出せる
解約時に法務案件管理システムに蓄積されたデータを適切に取り出せるか、取り出せるとしてもどのようなフォーマットで取り出せるか、契約前に確認することが重要です。
自社が再利用できる状態で法務案件管理システムに蓄積されたデータを取り出せるシステムを選定することで、障害を乗り越えることができます。
５．あるべき姿から費用対効果を説明する
法務案件管理システムの導入を、現状からの業務削減効果という形で費用対効果を説明するのは非常に難しいです。なぜなら、ほとんどの企業で「現状の案件対応状況が可視化されていない」ことから、導入前と導入後の変化を追うことができないからです。
費用対効果を説明する際のおすすめの方法は、法務案件管理を実際に手動で行うとした場合に追加でかかる工数とシステムを導入した場合の追加でかかる工数との差、法務案件管理をやらないことのデメリットや導入の効果を説明していくことです。
次の記事も参考にしてください。
マターマネジメントシステム GVA manage のご紹介
「GVA manage」は法務案件システムに特化しており、100社を超えるヒアリング結果から、導入に至るまでのハードルをあらかじめ考慮して設計されています。
１．事業部はアカウント不要で利用可能
GVA manage は、事業部はアカウント不要でメールやチャットツールと連携して利用が可能です。事業部の業務プロセスに配慮していることから、事業部も手間なく利用可能です。
２．既に導入されているツールとバッティングしない
GVA manage は法務案件管理に特化していることから、他のSaaSとのバッティングは最小限に抑えることができます。
また、GVA manage はメール・チャットや電子契約ツールとの連携が可能です。今後もワークフローツールや締結済みの契約管理システムとの連携を予定していることから、既に導入されているツールとの連携が可能な設計になっています。
３．セキュリティに強いシステム
GVA manageは下記のようなセキュリティに配慮されており、大手企業のセキュリティ部門の監査も突破済みです。
- ISMS 認証 (ISO27001)
- 通信経路の暗号化
- 第三者脆弱性診断
- IP制限
- 不正アクセス対策
- MFA (多要素認証)
４．解約時に蓄積されたデータを取り出せる
GVA manageは、解約時に蓄積された全てのデータ（全ての契約書バージョン、やりとりのメッセージ、参考資料等）を適切なフォーマットでお渡しすることができます。
GVA manageを解約することになっても、蓄積されたデータは無駄にはなりません。
※解約時のデータお引渡しは弊社エンジニアによる作業が発生するため有償対応となります。
５．あるべき姿から費用対効果を説明する
GVA manage の導入により法務案件の一元管理とナレッジマネジメントを行うことができます。このようなあるべき姿を手作業で実現するにはかなりの工数がかかることが一般的です。
GVA manage は事業部からの依頼を自動で案件一覧に整理、バージョンも自動管理、ステータスも自動化することから、工数削減にも大きく寄与します。
法務案件の一元管理なら
事業部はメール/チャットのままで依頼・やりとりが可能な、
法務案件の受付一元化と蓄積・活用を実現する「GVA manage」をご体験ください。
