法務案件のやりとり履歴の蓄積とステータス自動管理により、コンプライアンスの向上を図りつつより素早い法務体制を構築

株式会社MS-Japan　取締役・経営管理本部長　山本 拓様、経営管理部 GAチームリーダー　長尾 眞実様に、GVA manage の導入背景や目的、導入後の変化についてお伺いしました。

事例の概要とGVA manage導入前後の変化

株式会社MS-Japanの事業内容を教えて頂けますでしょうか。

山本様：
弊社は管理部門・士業の方々に向けてメディアを通じた情報提供や転職支援、採用支援業を行っております。

メディアについては「Manegy」というWEBサイトにおいて、管理部門や士業の方々が関連する法改正に関する情報や、日々の業務で使用するツールの最新情報、管理部門向けのオンラインイベントやセミナーの開催等幅広く行っております。

また、転職支援及び採用支援については「MS Career」という総合転職サービス内でダイレクトリクルーティングサービス「MS Jobs」、並びに転職エージェント「MS Agent」を運営し、管理部部門及び士業特化の転職支援・採用支援事業として国内トップクラスの実績を上げております。

GVA manage導入以前の、法務案件の受付管理体制と課題を教えて頂けますでしょうか。

長尾様：
GVA manage導入以前は、法務案件の受付にはグループウェアとチャットツールを使っており、案件管理は個人でタスク管理をしていました。

山本様：
契約書や法律相談の情報がグループウェアやチャットツールに分散している中で、情報管理の観点から定期的にチャットツール内に添付されたファイル等の情報を削除していたことから、過去のやりとり内容が蓄積されづらく、情報も分散していることから過去の法務案件を調査することに手間がかかっていました。

また、コンプライアンスの観点からもベストな状態ではないと感じており、兼ねてから課題を感じていたところに、丁度GVA Manegeのご案内を頂き、機能の分かりやすさと導入しやすさを感じ、導入に至りました。

御社の法務案件の処理の流れを教えて頂けますでしょうか。

長尾様：
弊社の契約審査においては、法務知識が必要ない条項については機動性を重視して、事業部側で判断しても良いこととしております。また、それ以外の条項については、もちろん法務が判断しないといけません。

従来は全て法務が判断してましたが、法務知識が必要ではないことから、事業部側の判断も適切であること、ビジネスにおける機動性の重要度から、事業部側に一部判断をおろすことにしました。

法務審査の流れとしては、事業部側で判断しても良い条項についてはメンバーとマネージャーで判断をしてもらっています。法務判断が必要な条項が入っている場合は、GVA manage を通して法務に対して依頼してもらっています。

GVA manage導入時に苦労した点があれば教えて頂けますでしょうか。

長尾様：
「今日からGVA manageを使ってください！」と事業部に案内したところ、とくに事業部からの不満が出ることもなくすんなり移行できたので、特に導入に苦労した点はありませんでした。事業部から依頼を受けるフォームもカスタマイズ性が非常に高く、弊社の実情にあったフォームをすぐに作ることができました。

GVA manage導入後の大まかな流れを教えて頂けますでしょうか。

長尾様：
まずは事業部がフォームに入力して、法務が依頼を受け付けるところからはじまります。弊社は比較的シンプルな形でフォーム項目を最小限に抑えた設計にしています。

次に案件割り振りですが、法務担当者は私だけですので、自動で私に割り振られるような設定が GVA manage ではできることから、割り振りの手間がなくて便利だと感じています。この機能は事業部ごとに法務担当がいるような会社さんだと、より便利に使えるのではないかと思います。

具体的に案件を処理する場合には、案件詳細画面で契約書のバージョンとメッセージのやりとりを同時に見ながら対応します。探したい過去の案件や仕掛かり中の案件もすぐに探せるため、以前の内容をすぐに思い出せます。ダウンロードやアップロードも非常に容易で、操作を迷う点はほとんどありませんでした。

おかげさまで弊社も契約書の量が増えているため、同時並行で法務案件を処理する場面が増えてきております。その際に GVA manage では、自分が対応中なのか事業部が対応中なのかが自動的にステータスが変更されるため、対応中案件に見落としがないかどうかを案件一覧を見ることで「自分で案件を止めてしまっていないか」をすぐに把握できることは、スピードアップに繋がっているのではないかと感じています。

これはもしかすると弊社の独自の活用方法かもしれませんが、GVA manage は事業部側はアカウントを持たなくても全社導入が可能なことが特徴であるため、弊社は事業部のマネージャーも法務部として GVA manage のアカウントを保有してもらっています。法務の視点からしますと、事業部のマネージャーとメンバーのやりとりも GVA manage 上で後追いで見ることができるので、大変重宝しております。

その他にGVA manageで気に入っている機能があれば教えて頂けますでしょうか。

長尾様：
通知設定のON/OFFや、案件項目の表示/非表示を設定できたり、並び替えもできるので、自分が使いやすいようにカスタマイズできる点も魅力の一つだと思っています。

また、最近リリースされた（2022年12月時点）検索機能と文書比較機能も大変便利で重宝しております。

GVA manage利用にあたって事業部の感想を頂けますでしょうか。

事業部メンバー「GVA manage導入前より法務からのレスポンスが早くなり、事業側としては非常に助かっております」

事業部マネージャー「法務案件のやりとりが一元化されているので、案件の管理や過去の案件を見返すときに大変便利です」

管理部門のトップである山本さんからみて、GVA manage を導入して変化した点があれば頂けますでしょうか。

山本様：
既存のチャットツールでは、情報管理の観点から運用ルールとして、トーク内に蓄積された過去の添付データ等を一定期間経過後に自動削除していたため、法務情報も分散されて蓄積されていたり、検索の有用性が低いのが難点でした。

GVA manage ですと、法務と事業部とのやりとりが案件ごとに検索可能で、あとから追いかけられるので非常に便利です。また、ステータスを自動で管理できることも抜け漏れを防ぐために有効なのはもちろんですが、業務のスピードアップの観点からみても非常に重要な効果があります。

自分のタスクや案件の流れを「思い出す時間」は、時間もエネルギーも使うので非常に効率の悪い作業だと思っていたところ、GVA manage はその課題を解決してくれました。

加えて、GVA manage の検索機能は、わざわざダウンロードしなくてもレビューで確認できるところなど、あらゆる点で無駄な作業が生じないことを追求している点も魅力です。