契約書のバージョン管理でおすすめの方法は？

契約書の締結にあたり、文言を変更するごとに契約書のバージョンを管理することは重要ですが、管理ルールを徹底しないと、どのバージョンが最新版かわからなくなってしまいます。ファイルのタイトルに適当に「最新版」や「修正版」とつけていないでしょうか？　契約の当事者や関係者が混乱してしまったという経験がある方も多いでしょう。

この記事では、契約書をバージョン管理するためのおすすめの方法と、そのメリットについて解説します。

契約書をバージョン管理するおすすめの方法

契約書のバージョンを管理する方法には、管理ルールの設定や契約管理システム導入などがあります。契約書をバージョン管理するための３つの方法をご紹介します。

1. タイトル付けのルールを決める

契約書のタイトルを付ける際、ルールを設定することでバージョン管理が容易になります。具体的には、以下のようなタイトル付けのルールがあります。

• 日付_案件名_種別
• 日付_案件名_バージョン番号

例えば、2024年2月1日に作成された契約書であれば、「20240201_案件A_初版」といったタイトルを付けます。

このようなルールを設けることで、契約書のバージョン管理における混乱を避け、円滑な業務の推進に貢献することができます。契約書のバージョンごとに一意のタイトルが付けられ、バージョンの追跡や管理がスムーズに行えるでしょう。

2. 有効期限で管理を行う

契約書の管理において、よく見落とされがちな点の一つが、有効期限についての確認です。契約書には必ず有効期限が設定されており、その期限までに必要な手続きや更新、あるいは契約の解除を行う必要があります。しかし、多忙な日常業務の中で、個別の契約書の有効期限の確認を怠ってしまうと、契約の有効期限内に適切な対応を行うことができなくなってしまいます。

契約書の管理においては、有効期限をしっかりと把握し、有効期限をもとにした契約書の管理を行いましょう。有効期限が近づいたら自動的に担当者へ通知が届くようなシステムを導入すれば、有効期限を見落とすことなく、契約書の管理を効率的に行うことができます。

3. 契約書管理システムを活用する

契約書管理はケースバイケースな内容も多く、従来の人の手による管理だと限界があります。契約書管理システムの導入を検討すべきでしょう。契約書管理システムを導入することで、契約書のバージョン管理や履歴管理を効率的に行うことができます。

例えば、契約書管理システムは、契約書の作成・保存・更新・管理・検索までの一連の業務をサポートします。手間のかかる作業をシステムに任せることで、スタッフの負担を軽減し、精度の高い管理が可能になります。

また、検索機能を活用することで、契約書を探す時間を短縮し、業務の効率化を図ることができます。情報を一元管理できるため、データの所在が不明になることや、異なるバージョンの契約書を確認してしまうようなミスを防ぐことができ、契約書の漏れや誤りを防げます。

このように、契約書管理システムを導入することで、企業の法務リスクを軽減し、信頼性の高い契約書管理を実現することができます。

バージョン管理できる契約書管理システムのメリット

バージョン管理できる契約書管理システムを活用した場合に、どんなメリットがあるのでしょうか。ここからは、契約書管理システムの導入で得られるメリットを３つご紹介します。

メリット1：契約書の内容をすぐに検索できる

契約書管理システムの導入により、必要な契約書をすぐに検索できるので、業務効率が大幅に向上します。例えば、「営業部」「管理部」などのタグや「要チェック」「再精査」などのカテゴリーを付与することで、契約書を簡単に分類することができます。

このタグ・カテゴリー分類を活用した絞り込み検索により、ある案件で参考になりそうな契約書を探す時に、類似の事例の契約を素早く見つけ出すことができます。さらに、高度なフィルタリング設定も可能なので、細かな条件で契約書を絞り込むことも可能となります。これらの機能を活用することで、契約書の管理がより効率的になることでしょう。

メリット2：契約書の更新期限を見落とさない

契約書管理システムには、事前に担当者を設定しておくことで、担当する契約の更新時期を通知する機能を実装しています。そのため、契約書管理システムの導入により、契約書の更新期限を見落とすことがなくなります。

通知回数・条件・日時などをカスタマイズできるシステムもあるので、活用を検討してみてください。例えば「更新時期が近づくと、メールやプッシュ通知により担当者へ自動的に通知が行われる」という具合に設定することで、重要な契約の更新を見逃すリスクを軽減することができます。

また、契約の自動更新手続きを行うように設定することも可能です。従来のように人の手による更新を行う必要がなくなり、手続きにかかる手間やヒューマンエラーの発生を抑えることができます。

メリット3：自動でバージョン管理をしてくれる

社内で様々の契約書を管理している場合、更新日時、ファイル名だけでは、どれが最新版かわからなくなってしまいます。契約書管理システムでは、データベースを一元管理するため、確実なバージョン管理を行うことができます。

契約書管理システムを導入することにより、契約書のバージョン管理を手動で行う必要がなくなります。契約書管理システムが、契約書データの変更履歴を自動的に保存してくれるため、都度ファイルを複製したり、ファイル名の日付を変更したりする手間を省くことができます。

また、契約書の承認プロセスも自動化することができます。承認ワークフローを設定することで、契約書の内容を変更・修正した際に自動的に承認ワークフローが起動し、関係者の確認を行います。これにより、契約書の変更内容を関係者と共有することができ、契約締結までのスピードを早めることができます。

契約書のバージョン管理を効率的に

契約書管理システムを導入し契約書のバージョンを一元的に管理すれば、法務に関する業務を効率的かつスピーディーに実施することができます。契約書管理システムを導入する際には、セキュリティとプライバシーの保護が重要なため、そういった要件が担保されているかも確認しましょう。

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