法務案件管理にBacklog、Jira、Notion、Kintoneなどのプロジェクト管理ツールを導入しているものの、「手作業が多く本業に集中できない」「情報検索に時間がかかる」「ミスが不安」といった悩みはありませんか？

Excelやスプレッドシート、ビジネスチャットとの併用で転記ミスや情報の散逸、属人化が起こり、限界を感じている方も多いでしょう。この記事では、こうした課題を整理し、現状の工夫で改善可能な範囲と、それを超える法務案件管理システム「OLGA」の具体的な解決策を詳しく解説します。

従来のプロジェクト管理ツールによる法務案件管理の実態

多くの企業で採用されているプロジェクト管理ツール（Backlog、Jira、Notion、Kintoneなど）を用いた法務案件管理の一般的な流れと、そこに潜む非効率やリスクを見ていきましょう。

案件依頼の受付と台帳作成の手間

事業部からメールやチャットツール（Slack、Teamsなど）で寄せられる法務相談や契約書レビュー依頼。その内容は多岐にわたり、必要な情報が不足していることもしばしばです。受け付けた依頼内容は、担当者が手作業でプロジェクト管理ツールの案件管理台帳に転記する必要があります。

1. 手動転記による工数とミス：
   依頼内容を確認し、コピー＆ペーストでツールに転記する作業は、地味ながらも時間を要します。項目数が多ければ多いほど、その負担は増大し、転記ミスや漏れのリスクも高まります。資料によると、プロジェクト管理ツールの案件台帳項目は数十項目に及ぶこともあり、年間で数万項目を手入力するケースもあるようです。
   
   
2. 依頼フォーマットの不統一：
   依頼部門や担当者によって依頼方法が異なると、必要な情報を都度確認する手間が発生し、管理台帳への入力項目も変動しがちです。

情報の散逸とバージョン管理の煩雑さ

案件に関するやり取りは、メールやビジネスチャットで行われることが多いですが、その内容はツール上に自動で集約されません。契約書の修正履歴（バージョン）管理も、ファイル名にルールを設けるなどの工夫はできても、手動でのファイル保存・管理が基本となり、手間とリスクが伴います。

1. コミュニケーション履歴の散逸：
   重要な経緯や判断の根拠がメールやチャットに埋もれてしまい、後から参照するのが困難になります。担当者以外には状況が把握しにくく、属人化を招く一因となります。
   
   
2. 契約書バージョン管理の限界：
   各バージョンを手動でプロジェクト管理ツールやファイルサーバーに格納する作業は手間がかかり、最新版がどれか分からなくなったり、誤ったバージョンで作業を進めてしまったりするリスクがあります。

過去案件の検索・活用が困難

類似案件や過去の対応履歴を参照したい場合、プロジェクト管理ツール、メール、チャット、ファイルサーバーなど、複数のツールやフォルダを横断的に検索する必要があります。

1. 検索の手間と時間：
   情報が分散しているため、目的の情報を見つけ出すのに時間がかかります。キーワード検索に対応していないツールや、検索精度が低いツールでは、さらに困難を極めます。
   
   
2. ナレッジの属人化と活用不足：
   過去の有益な情報やノウハウが個人の記憶やローカルファイルに依存し、組織としてのナレッジとして蓄積・活用されにくい状況が生まれます。

ツールを変えずに最大限工夫する方法：現状のツールでもここまでできる

「理想は専用システムの導入だけど、今すぐには難しい…」という法務部門も少なくありません。現在のツールやプロセスの中でも、運用ルールの見直しやツールの機能を活用することで、一定の効率化は可能です。ここでは、すぐに実践できる具体的な工夫を紹介します。

メールやチャットでの工夫：依頼フォーマットの定型化

メールやビジネスチャットで依頼を受ける際に、必要な情報を漏れなく記載してもらうためのフォーマットを用意し、周知・徹底します。

効果：
依頼内容の明確化、情報不足による手戻り削減、担当者の作業効率化につながります。

具体例：

ファイル管理の工夫：フォルダ構成・ファイル命名規則の統一

プロジェクト管理ツール内に案件関連資料を保管し、明確なフォルダ構成とファイル命名規則を定めます。

効果：
資料検索性の向上、バージョン管理の効率化、担当者変更時のスムーズな引継ぎに貢献します。

ルール例：
フォルダ構成：「案件種別」＞「取引先名」＞「案件名（日付）」
ファイル命名：「日付_取引先名_契約書名_vX.X」（例：20250503_ABC社_NDA_v1.2.docx）
プロジェクト管理ツールの案件名も同一ルールに統一

プロジェクト管理ツール内でのコミュニケーション徹底

案件に関するやり取りはすべてプロジェクト管理ツール内のチャット機能（またはコメント機能）を活用するよう周知します。

効果：
情報の一元化、過去のやり取りの参照性向上、情報散逸の防止につながります。

具体例：
チャット機能の活用を運用ルールとして明文化し、メンバーに周知徹底
定期的に活用状況をチェックし、ルールの徹底を促進

検索ノウハウの共有と活用

各ツールの高度な検索機能（キーワード検索、演算子活用、絞り込み条件）を活用したノウハウを共有し、チーム内で定着させます。

効果：
情報検索時間の短縮、ナレッジ活用の促進を図ります。

共有方法：
定例ミーティングでの検索テクニック共有
社内Wiki等への検索ノウハウ蓄積

まとめ：工夫による改善と残る限界

これらの工夫によって、現状のツールでも業務効率化が一定程度見込めます。ただし、情報の分断、手動での転記・ファイル管理、限定的な検索性、そして運用ルールの維持管理といった根本的な構造的課題は残ります。抜本的な解決には、専用システムの導入検討が必要でしょう。

従来型フローの構造的な問題点/限界

プロジェクト管理ツールや汎用ツールを工夫して法務案件管理に利用してもなお残る、構造的な限界や問題点について、深掘りしていきます。これらの限界が、なぜ法務案件管理に特化したシステムによる根本的な解決策が必要なのかを、法務担当者が日々直面する課題感と結びつけながら明らかにします。

限界点1：手動作業による非効率とヒューマンエラーのリスク

最大の限界は、依然として多くの手動作業が残ることです。

1. 案件台帳作成の負担：
   事業部からの依頼（メール、チャット）をプロジェクト管理ツールに転記する作業は、案件数が増えるほど大きな負担となります。入力項目が多く複雑なほど、時間もかかり、入力ミスや漏れのリスクも高まります。この「転記」という作業自体が付加価値を生まないにも関わらず、多くの工数を奪ってしまいます。
   
   
2. 関連情報の紐付け作業：
   案件に関するメールのやり取り、チャットの会話、契約書の各バージョンファイルなどを、手動で案件に紐付けて管理する必要があります。これを怠ると情報が散逸し、後から経緯を追うのが困難になりますが、徹底するには手間がかかります。

限界点2：情報集約の難しさとツール内での検索・把握の限界

プロジェクト管理ツールに案件情報を集約しようと試みても、ツール自体の特性からくる限界があります。

1. 案件の全体像と経緯の把握が困難：
   プロジェクト管理ツールはタスクや進捗の管理には適していますが、法務案件特有の複雑な経緯、特に契約書のバージョン変遷とそれに関連するコミュニケーション（修正意図や交渉経緯など）を一覧で効率的に把握することは容易ではありません。例えば、契約書の各バージョンファイルは格納できても、その変更点や版ごとのコメントを時系列で分かりやすく表示・比較する機能は限定的です。
   
   また、案件の基本情報、関連ファイル、コメントやチャットでのやり取りなどがツール内の異なるセクションや画面に分散していることが多く、全体像を把握するために画面を行き来する手間が発生します。これにより、重要な経緯を見落とすリスクや、担当者以外には状況が分かりにくい属人化の問題が生じやすくなります。
   
   
2. ツール内検索の限界：
   プロジェクト管理ツール内の検索機能も、法務部門が必要とするナレッジ検索の観点からは十分でない場合があります。案件名やタスク名、一部のカスタム項目での検索は可能ですが、添付された契約書ファイルの中身（本文）や、コメント・チャット機能内の特定のやり取りまでを網羅的に検索できるツールは多くありません。そのため、過去の類似案件や特定の条項・論点に関する情報を探す際に、関連しそうな案件を一つ一つ開いて確認する必要が生じ、結果的に多大な時間がかかることがあります。
   
   「あの時の交渉経緯、どこに記録したっけ？」とツール内を探し回る非効率さに、ストレスを感じている方も多いのではないでしょうか。

限界点3：法務業務への最適化不足とナレッジ活用の限界

プロジェクト管理ツールは、元々システム開発やタスク管理を主目的としており、法務特有の業務プロセスや情報管理には最適化されていません。

1. 法務特有の管理項目への対応：
   契約類型、相手方情報、リスクレベル、関連法規など、法務案件管理に必要な独自の項目を柔軟に設定・管理しにくい場合があります。カスタマイズできたとしても、入力や集計が煩雑になることがあります。
   
   
2. ナレッジとしての蓄積・活用が困難：
   過去の案件情報（相談内容、検討経緯、判断理由、修正履歴など）が構造化されて蓄積されにくいため、組織全体のナレッジとして活用することが難しい状況です。結果として、同じような相談に繰り返し対応したり、過去の知見が生かされなかったりする非効率が生じます。
   
   

これらの構造的な限界は、日々の運用努力だけでは乗り越えることが難しく、法務部門の生産性向上やリスク管理体制強化のボトルネックとなり得ます。

法務DXの一手「OLGA」でプロジェクト管理ツール利用の限界を突破

これまで見てきたように、Backlog、Jira、Notion、Kintone等のプロジェクト管理ツールを用いた法務案件管理は、手動での情報入力・紐付けや、ツール内での情報の見通しの悪さ、検索性の限界といった課題を抱えがちです。

「ツールや運用を工夫しても、これ以上の効率化は難しい」と感じていませんか？

その課題解決のために開発されたのが、法務案件管理システム「OLGA（オルガ）」です。OLGAは、法務案件の依頼受付から情報の整理・蓄積、ナレッジ活用までを一気通貫で実現します。 事業部は専用フォーム等から簡単に依頼でき、法務部門はプロジェクト管理ツールへの手動転記や情報整理の手間から解放されます。案件に関する全情報がOLGA上で自動的に整理・蓄積され、容易に検索・活用できる環境が整います。

OLGAとは？

OLGAは、法務案件管理特有の課題解決に特化したクラウドシステムです。汎用的なプロジェクト管理ツールの限界を超える機能を提供します。依頼内容は自動で案件管理台帳に反映され、関連するメール・チャット履歴や契約書バージョンも自動で紐付けて整理・蓄積。プロジェクト管理ツールと他のツールを併用する煩雑さを解消し、案件管理を一つのツールで完結させます。

OLGA導入の3大メリット

プロジェクト管理ツール利用時と比較した、OLGAの主なメリットは以下の3点です。

(1)案件台帳作成の手動作業がゼロに

事業部からの依頼は、専用フォーム等を通じて自動でOLGAの案件管理台帳に反映。プロジェクト管理ツールへの手作業でのコピー＆ペーストは一切不要になります。

(2) 契約書バージョン・関連情報の自動整理・集約

メールやチャットでのやり取り（※連携設定が必要）、契約書のバージョン履歴は、自動的に案件ごとに紐付けて保存・整理されます。手動でのファイル整理や情報紐付けの手間がなくなり、経緯の把握が容易になります。

(3) 高度な検索機能で過去案件もすぐ見つかる

案件情報に加え、契約書ファイル本文やコミュニケーション履歴も横断的にキーワード検索可能。各種項目での絞り込みもでき、プロジェクト管理ツールでは難しかったナレッジ検索・活用を効率化します。

導入企業の声

実際にOLGAを導入し、プロジェクト管理ツールやExcelでの管理から脱却して効果を実感している企業の事例を紹介します。自社と同様の課題を持つ企業の事例として参考にしてください。

郵船ロジスティクス株式会社様

「毎日1時間半行っていた案件受付業務がゼロに！過去の案件ナレッジを活かすことも非常に簡単になり業務キャパシティが格段に向上しました。」
類似案件を探す手間や依頼の受付方法、ノウハウの共有などの課題をOLGAの法務モジュールで解決し、業務効率化や案件の一元管理を実現できたとのことです。

➡事例をみる

株式会社エムティーアイ様

「年間1万件以上のExcel管理・ファイル格納の工数が0になり、過去の案件の検索や分析時間が圧倒的に効率化されました。」
案件の管理・ナレッジの共有などの課題をOLGAの法務データ基盤モジュールで解決し、業務省力化に繋げることができたとのことです。

➡事例をみる

まとめ：今こそ「脱プロジェクト管理ツール」のタイミング

これまで見てきたように、プロジェクト管理ツール等を活用した従来の法務案件管理には、手作業の多さ、情報の散逸、検索性の低さといった構造的な課題があり、運用面の工夫だけでは限界があります。

法務案件管理システム「OLGA」は、これらの課題を根本的に解決するために設計されました。案件受付から台帳作成、契約書バージョンやコミュニケーション履歴の整理・一元管理までを自動化し、ファイル本文まで検索可能な高度な検索機能を提供します。

これにより、法務担当者は煩雑な手作業から解放され、より戦略的で付加価値の高い業務に集中できます。組織ナレッジも効率的に蓄積・活用され、業務品質の向上やリスク管理体制の強化にも繋がるでしょう。

現在の案件管理に非効率さやリスクを感じ、「何とかしたい」とお考えなら、現状維持は機会損失になりかねません。法務案件管理DXを実現する「OLGA」の導入を、ぜひご検討ください。まずは無料体験や資料請求で、具体的な効果をご確認ください。

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