法務コラム
Microsoft Forms・Googleフォームは受付まで！法務案件管理の「その後」をスムーズにする次の一手
投稿日:2025.05.30
「法務案件のステータス管理を手作業で行うのは大変だし抜け漏れのリスクがある」
「契約書のバージョン管理やメールの内容を共有フォルダに格納するのも手動なため時間がかかり、抜け漏れリスクがある」
「過去の案件を探す際に、メールフォルダや共有フォルダを何度も行き来する必要があり、非常に手間がかかる」
今、このようなお悩みを抱えていませんか？
Microsoft FormsやGoogleフォームなどのツールを使った案件の受付は、「依頼の入口」を一本化し、案件台帳の自動作成を可能にするため、非常に有効な手段です。
しかし、これらのツールで効率化できるのは、あくまで案件管理の「最初の部分」だけ。 その後のステータス更新や契約書のバージョン管理などは、依然として手作業で行う必要があり、多くの法務担当者を悩ませています。
この記事では、多くの法務部門が直面するこれらの課題を深掘りし、ツールを最大限に活用する方法から、より根本的な解決策となるリーガルテックツール「OLGA」の導入まで、具体的な解決策を解説します。
法務案件管理の自動化にはOLGAが便利です。
目次
従来の法務案件管理フローの実態：フォームは「入口」としては優秀。でも「その後」が大変！
多くの企業において、法務案件の受付にMicrosoft FormsやGoogleフォームなどのツールを活用し、法務案件の管理にExcelやメール、共有フォルダなどが利用されるケースが増えています。
これらのツールを使った一般的な管理フローと、そこに潜む課題を見ていきましょう。
案件管理はExcel台帳。ステータス更新は手作業
法務案件の受付はMicrosoft FormsやGoogleフォームなどのツールで行い、案件台帳の作成を自動化できる点は、依頼窓口の一元化という点で非常に有効です。
これにより、依頼者はメールや口頭、電話など、複数の手段で依頼する必要がなくなり、法務担当者も依頼内容を一つの場所でまとめて管理できます。また、案件台帳への自動入力は、法務担当者の入力作業を削減し、入力ミスを防ぐというメリットもあります。さらに、フォームに入力された情報を集計・分析することで、依頼の傾向や頻度などを把握し、法務部門の業務改善に繋げることも可能です。
しかし、これらのツールで効率化できるのは、あくまで案件管理の「最初の部分」だけ。 フォームに入力された情報だけでは、案件のステータスや進捗状況、担当者などを把握することはできません。
案件のステータスは、案件の依頼、担当者アサイン、対応中（一次審査中、二次審査中、交渉中など）、一時保留、完了、差戻し、再提出、承認待ちなど、1つの案件の中で複数回、頻繁に変わります。また、案件の対応には、複数の担当者や部署が関わることも珍しくありません。
そのため、フォームで案件を受け付けた後、その後のステータス更新や担当者の割り当て、進捗状況の管理などは、依然として手作業で行わざるを得ないケースが多く、結局Excel台帳での管理が必要になるという課題が残ります。
Excel台帳で管理する場合、現在のステータス、担当者、対応期限、進捗状況、関連部署、対応履歴、関連資料、備考などを手動で更新する手間がかかるだけでなく、
- 誰がいつ何をしているのか
- 現在の状況はどうなっているのか
- 過去の対応はどうだったのか
- 必要な資料はどこにあるのか
- 担当者は誰なのか
- 対応期限はいつなのか
といった情報が分からなくなるという課題があります。
また、ステータス更新の遅れは、関係部署との連携にも影響を与え、業務効率全体の低下を招く可能性があります。
特に、複数の部署が関わる複雑な案件や、対応期限が厳しい案件の場合、ステータス更新の遅れが、プロジェクト全体の遅延に繋がったり、法的なリスクに繋がったりする可能性もあります。
さらに、Excel台帳での管理は、情報の共有や検索性にも課題があります。 複数人で同時に編集することが難しかったり、過去の案件情報を検索するのに時間がかかったり、必要な情報を見つけられなかったりするなどの問題が発生する可能性があります。
このように、フォームによる案件受付は効率化の第一歩としては有効であるものの、その後の案件管理には依然として多くの課題が残る、というのが実情です。
契約書のバージョン管理は共有フォルダとメール
事業部との契約書に関するやり取りは、メールに添付された契約書ファイルに対して修正のやり取りが行われたり、共有フォルダで契約書のバージョンが管理されたりすることが一般的です。
この方法では、契約書のバージョン管理や、メールの内容を共有フォルダに格納する作業は手動で行う必要があり、手間がかかります。また、どのファイルが最新の契約書なのか分からなくなったり、過去の修正履歴や経緯を確認するのに時間がかかったり、修正前の契約書を誤って使用してしまったり、必要な情報が埋もれてしまったり、情報共有がスムーズに行えなかったりするなど、非効率な面も多くあります。
契約書の管理が煩雑になると、誤った契約書を使用するリスクも高まり、企業にとって大きな損失に繋がる可能性もあります。契約金額が大きい契約や、重要な取引に関する契約の場合、誤った契約書の使用は、企業の信用を大きく損なうことにもなりかねません。また、契約書の修正履歴が適切に残されていないと、後々紛争が発生した場合に、不利な状況に追い込まれる可能性もあります。
過去案件の検索に時間がかかる
過去の案件を調べたい時、必要な情報がどこにあるのか分からず、メールフォルダや共有フォルダ、過去の紙ファイル、外部データベースなどを何度も行き来して探すのは非常に手間です。
特に、類似の契約条件や条項、過去の交渉経緯、法的な判断事例、過去のトラブル事例、関連する社内規程、過去の相談事例などを確認したい場合、関連する情報を探し出すのに多大な時間がかかります。
過去案件の検索に時間がかかると、法務担当者の生産性が低下するだけでなく、迅速な対応が求められる場面で、対応が遅れてしまうという問題も発生します。また、過去のノウハウを十分に活用できないため、同じような問題を繰り返してしまうという非効率も生じます。さらに、必要な情報を見つけられなかった場合、法務担当者は、最初から調査をやり直さなければならず、時間と労力の無駄になってしまいます。
過去案件の検索に時間がかかる原因の一つとして、情報の整理・分類が適切に行われていない点が挙げられます。 案件の種類や担当者、日付、キーワードなど、様々な条件で検索できるように、情報を整理・分類しておくことが重要です。
ツールを変えずに最大限工夫する方法：それでもフォームとExcel、メール、共有フォルダを使うなら
「システム導入はしたいけれど、すぐに実行するのは難しい」という方もいるかもしれません。そこで、現在お使いのツールでもできる、法務案件管理を効率化するための工夫をご紹介します。
メールでの工夫：依頼受付後の連絡と進捗報告のルール化
フォームで依頼を受けた後のメールのやり取り方法によって法務案件管理をより効率化するために、以下の点をルール化することを推奨します。
- 受付確認と担当者通知：
フォーム送信後、依頼者に対して法務担当者から受付確認メールを送信します。その際、案件番号や担当者を明記することで、その後のやり取りがスムーズになります。また、依頼内容に関して質問が出た際など依頼後のメールのやり取りについては全てこの受付確認メールに返信する形で連絡をし、メールの散在を防止することを心がけましょう。そしてこれと合わせて案件対応完了後にメールを台帳に紐づけることをルール化することで、案件に関するやり取りは台帳を見ればすべて確認ができる状態にできます。 - 進捗報告の定型化：
法務担当者から依頼者への進捗報告の頻度や内容を事前に定めておくと良いでしょう。例えば、「週に一度、現在の状況をメールで報告する」「重要な進捗があった場合に随時連絡する」などです。報告のテンプレートを作成しておくと、担当者による報告の質のばらつきを防ぎ、効率的な情報共有につながります。 - 完了報告と成果物の共有：
案件が完了したら、その旨をメールで依頼者に報告します。フォームで成果物の共有機能がない場合は、メールに添付したり、共有フォルダへのリンクを記載したりして共有します。完了報告のテンプレートを作成しておくと、報告漏れや記載内容の不備を防ぐことができます。
このように、依頼はフォームで効率的に受け付け、その後のコミュニケーションはルールに基づいたメールで行うことで、双方の負担を軽減しスムーズな法務案件管理が実現できるでしょう。
Excelでの工夫：担当者・ステータス管理と可視化による効率化
フォームで依頼を受けると、自動的にExcelで台帳が作成されフォームの入力項目は自動的に紐づけられます。 ここまでは自動化されますが、その後の法務側の作業において、Excelをさらに活用することで、法務案件管理を効率化できます。
- Excelは「誰が担当で、今どうなってる？」を管理する場所：
自動作成された台帳に、担当者を割り振るための列と、案件のステータス（1st/2nd対応中、完了、依頼者へ確認など）を管理するための列を追加します。 これらの列には入力規則を設定し、プルダウンリストから選択できるようにすることで入力ミスを防ぎ、自身の対応前後にステータス更新をルール化することで常に正確な情報で管理できます。「この案件は〇〇さんが担当で、今は〇〇さんが1st対応中」といった情報が一目でわかるようになります。 - 関数で進捗状況を自動表示：
ステータス列の情報を基に、COUNTIF関数などを活用して、ステータスごとの案件数を自動的に集計し、一覧表示できるようにします。 これにより、全体の進捗状況を一目で把握できます。また、期日管理が必要な場合は、フォームで取得した期日とTODAY関数を組み合わせることで、期限切れ間近の案件を特定することも可能です。 - 条件付き書式による重要案件の可視化：
ステータス列や期日列に対して条件付き書式を設定します。例えば、「期日超過」のステータスになった案件の行を赤く強調表示したり、「対応中」の案件を青色で表示したりすることで、担当者は優先的に対応すべき案件や、対応状況を一目で把握できます。 - ピボットテーブルによる担当者別・ステータス別分析：
蓄積されたデータを用いてピボットテーブルを作成します。これにより担当者別の処理件数や、特定のステータスの案件がどの程度滞っているかなどを集計し、可視化できます。例えば、担当者ごとの抱えている案件数や、完了までに要する平均期間などを把握することで、業務の偏りや改善点を見つけることができます。
このように、フォーム連携で自動作成された台帳を基盤として、Excelでは「担当者を割り振る」「ステータスを変更する」といったまさに運用に必要な情報の管理に注力することでより効率的で状況把握のしやすい法務案件管理が実現できます。
共有フォルダでの工夫：フォルダ構成・命名ルールの徹底とアクセス権限設定
共有フォルダを使う場合は、フォルダの階層構造やファイルの命名ルールを統一しましょう。
フォルダを階層化し、案件の種類、担当部署、プロジェクト、日付、ステータス、重要度、作成者ごとに整理することで、必要なファイルを見つけやすくなります。また、ファイル名に日付、バージョン、担当者名、案件名、ステータス、作成日などを含めることで、ファイルの識別や管理が容易になります。
例えば、「契約書」「訴訟」「相談」などの大分類の下に、さらに細かい分類を設けることで、必要な情報に素早くアクセスできるようになります。また、ファイル名に日付、バージョン、担当者名、案件名、ステータス、作成日などを含めることで、ファイルの識別や管理が容易になります。
さらに、ファイルサーバーなどを活用し、アクセス権限を設定することで、セキュリティを確保することも重要です。フォルダごとにアクセス権限を設定することで、機密性の高い情報へのアクセスを制限し、情報漏洩のリスクを低減できます。またファイルの変更履歴を管理することで、誤った変更や削除を検知し、復元することも可能です。
その他の工夫：検索ノウハウの共有とナレッジデータベース構築
情報共有ツールなどを活用し、過去の類似案件や関連情報を効率的に検索するためのノウハウを共有しましょう。
検索に使うキーワードの選定方法、検索演算子の使い方、検索対象を絞り込む方法、効率的なフォルダの参照方法、過去の判例データベースや法律情報データベースの活用方法、社内ナレッジデータベースの構築・運用方法、AIを活用した検索方法などを共有することで、チーム全体の検索スキルが向上し情報収集にかかる時間を短縮できます。
また、定期的な勉強会などを社内で開催し、検索スキルに関する知識共有を行うことも有効です。さらに検索スキルに関する研修プログラムなどを導入することで、体系的に検索スキルを向上させることも可能です。社内ナレッジデータベースを構築することで、過去の案件情報やノウハウを一元化し、チーム全体で共有・活用することができます。ナレッジデータベースには、よくある質問とその回答、契約書のひな形、過去の判例情報、法律情報データベースへのアクセス方法などを登録しておくと便利です。
これらの工夫によって、ある程度の効率化は期待できます。しかし、情報の分断や手作業による手間、属人化といった根本的な課題は解決できず、限界があることも事実です。
従来型フローの構造的な問題点/限界：ツールを工夫しても解決できない根本的な課題
現在の法務案件管理フローには、ツールを工夫しても解決できない構造的な問題があります。
情報が分断されやすい：ツールをまたいだ情報収集の手間
メール、チャット、共有フォルダ、Excel、紙ファイル、外部データベース、社内システム、Web会議ツールなど、複数のツールや媒体に情報が分散しているため、必要な情報にアクセスするのに時間がかかります。
また、ツール間の連携が不十分な場合、情報共有の遅れや伝達ミスも発生しやすくなります。特に、契約書の修正履歴や関連するやり取り、過去の判例情報、関連する社内規程、過去の相談事例、Web会議の議事録などが複数の場所に保存されていると、最新の情報を把握するのが困難になり、法務担当者の負担が増大します。
情報が分断されていると、法務担当者は、必要な情報を探し出すために、多くの時間と労力を費やすことになります。また、情報の重複入力や転記作業も発生しやすく、非効率な業務フローになりがちです。さらに、必要な情報を見つけられなかった場合、法務担当者は、最初から調査をやり直さなければならず、時間と労力の無駄になってしまいます。
手作業による手間とミスが多い：非効率な作業とリスク
ステータスの手動更新やバージョン管理、データの入力作業、紙ファイルの整理、契約書のチェック作業、法改正情報の収集・分析など、手作業による業務が多いため、時間がかかる上にミスも発生しやすくなります。
特に、契約書のバージョン管理は、担当者によって管理方法が異なり、ファイル名が統一されていなかったり、修正履歴が適切に残されていなかったり、古いバージョンの契約書が誤って使用されたり、契約書の条項チェックを手作業で行うため見落としが発生したり、契約書の内容変更を手作業で反映するため反映漏れが発生したり、契約書の印刷・製本作業に時間がかかったりするなど、ミスも起こりやすい作業です。
手作業によるミスは、法務部門の信頼性を損なうだけでなく、企業全体の事業活動に悪影響を与える可能性もあります。契約書の条項チェック漏れは、将来的な法的リスクに繋がる可能性もあり、企業経営に大きな影響を与えることもあります。
属人化しやすい：担当者しか分からない情報とリスク
特定の担当者しか案件の状況を把握していない、過去の類似案件がどこにあるか分からない、ノウハウが共有されていない、担当者しか知らないローカルルールが存在する、特定の担当者しか対応できない業務がある、担当者の知識や経験が組織全体で共有されない、担当者の業務プロセスがブラックボックス化しているなど、業務が属人化しやすい状況です。
担当者が不在の場合、対応が滞るリスクがあるだけでなく、担当者の知識や経験が組織全体で共有されないため、組織としての成長を妨げる要因にもなります。
また、属人化は、担当者の負担を増大させ、離職率を高める要因にもなりかねません。特定の担当者に業務が集中すると、その担当者の負担が増え、長時間労働や精神的なストレスに繋がる可能性があります。さらに属人化が進むと、担当者の異動や退職時に、業務の引継ぎが困難になり、業務効率が低下するリスクもあります。
OLGAがもたらす解決策とメリット：法務案件管理の効率化と高度化を実現
これらの課題を解決し、法務業務を効率化・高度化するのが、リーガルテックツール「OLGA」です。
OLGAは、法務案件を一元管理し、ステータス管理や契約書管理を自動化することで、法務担当者の負担を軽減します。
案件のステータス管理を自動化：リアルタイム共有とコミュニケーション効率化
OLGAでは、案件のステータスはシステム上で自動更新されます。
担当者は、チャットでやり取りをするように関係部署にボールを投げるだけで、ステータス更新の手間から解放されます。
これにより、ステータス更新漏れのリスクを防ぎ、担当者の負担も軽減できます。また、ステータスがリアルタイムで更新されるため、案件の進捗状況を関係者全員が正確に把握でき、スムーズな連携が可能になります。
OLGAの自動ステータス管理機能は、法務担当者の業務効率化だけでなく、関係部署とのコミュニケーション円滑化にも貢献します。OLGA上で関係部署とコミュニケーションを取ることで、メールやチャットツールを行き来する必要がなくなり、情報伝達のスピードも向上します。また、ステータス更新履歴も自動で記録されるため、過去の経緯を簡単に確認することができます。さらに、ステータス更新時に自動で通知を送信する機能など、コミュニケーションをサポートする機能も充実しています。
契約書のバージョン管理・共有を効率化：リスク管理とセキュリティ向上
OLGAは、契約書のバージョン管理や共有も効率化します。
事業部とのやり取りもOLGA上で行うことで、契約書のバージョン、関連するメール、Excelの内容、修正履歴、コメント、添付資料などが案件ごとに自動で整理されます。
これにより、契約書のバージョン管理の手間を省き、必要な情報をすぐに確認できます。また、契約書の内容変更や修正履歴もシステム上で管理されるため、常に最新の情報を把握でき、誤った情報に基づいて業務を進めてしまうリスクも防ぎます。
OLGAの契約書管理機能は、法務担当者の負担軽減だけでなく、契約書に関するリスク管理にも貢献します。OLGA上で契約書を管理することで、アクセス権限を設定したり、変更履歴を追跡したり、契約書の条項チェックを自動化したり、契約書の内容変更をシステム上で反映したりすることが容易になり、セキュリティも向上します。また、契約書の内容を比較する機能や、過去の契約書を検索する機能など、契約書管理をサポートする機能も充実しています。
過去案件の検索が容易に：ナレッジマネジメントとAI活用
OLGAを使えば、過去の案件も簡単に検索できます。
案件名や担当者名だけでなく、契約書の内容やメールのやり取り、関連資料などもキーワードで検索できるため、必要な情報をすぐに見つけられます。
これにより、過去の類似案件を調査する時間を大幅に短縮できます。また、過去の案件データが蓄積されることで、類似案件への対応方針やリスク評価などを効率的に行えるようになり、法務業務の品質向上にも繋がります。
OLGAの検索機能は、法務担当者の生産性向上だけでなく、法務部門全体のナレッジマネジメントにも貢献します。OLGAに蓄積された過去の案件データは、法務部門の貴重な知的財産となり、組織全体の成長に繋がります。
導入企業の声
実際にOLGAを導入した企業からは、業務効率化、生産性向上、リスク軽減など、様々な効果を実感したという声が寄せられています。
郵船ロジスティクス株式会社様
「毎日1時間半かかっていた案件受付業務がゼロに。類似案件の検索やノウハウ共有がスムーズになり、業務キャパシティが飛躍的に向上しました。」
株式会社エムティーアイ様
「年間1万件のExcel転記・ファイル格納がゼロに。検索・分析の効率が圧倒的に改善されました。」
まとめ：法務案件管理の効率化と高度化を実現するならOLGA
Microsoft FormsやGoogleフォームなどのツールを使った案件受付は、「依頼の入口」を一本化し、案件台帳の自動作成を可能にするため、非常に有効な手段です。しかし、これらのツールで効率化できるのは、あくまで案件管理の「最初の部分」だけでその後のステータス更新や契約書のバージョン管理などは依然として手作業で行う必要があり、多くの法務担当者を悩ませています。
これらの課題を解決し、法務業務を効率化・高度化するためには、OLGAのようなリーガルテックツールの導入が有効です。
OLGAは、法務案件を一元管理し、ステータス管理や契約書管理を自動化するだけでなく、過去案件の検索も容易にします。また、AIを活用した高度な機能も搭載されており、法務業務の効率化と高度化を強力にサポートします。
OLGAを導入することで、法務担当者は日々の煩雑な業務から解放され、より戦略的な業務に集中できるようになるでしょう。また、法務部門全体の生産性向上、リスク管理強化、ナレッジマネジメント高度化など、様々な効果が期待できます。
もし、あなたが法務案件管理の効率化に課題を感じているなら、OLGAの導入を強くお勧めします。OLGAは、法務部門の働き方を変え、企業の成長を加速させる強力なツールとなるでしょう。
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