法務部の共通メールアドレスによる案件受付管理の限界

「法務依頼、メールで見落としがち…」

「法務業務、Excelでの管理もう限界…」

今、このようなお悩みを抱えていませんか？

法務部門における案件管理は、企業の成長とリスク管理において非常に重要な業務です。しかし、多くの場合、その管理はメールやExcelといった従来型のツールに依存しており、様々な課題が生じています。

この記事では、法務案件管理における現状の課題、ツールを工夫して使う方法、そして根本的な解決策となる法務案件管理システム「OLGA」について解説します。この記事を読むことで、あなたは法務案件管理の現状の課題を客観的に把握し、具体的な業務改善のヒントを得ることができます。そして、OLGAが自社の課題をどのように解決できるのか、具体的なイメージを持つことができるでしょう。

従来の法務業務フロー：メールの依頼を起点としたExcel・共有フォルダでの管理の３つの課題

多くの企業では、法務案件の依頼はメールで行われ、その情報をExcelで管理し、関連ファイルを共有フォルダで保管するという方法が一般的です。これらのツールは導入コストが低く、多くの従業員にとって使い慣れているというメリットがある一方で、法務案件管理においては様々な非効率やリスクを生み出しています。

メールでの依頼とExcelでの台帳管理

多くの企業では、法務案件の依頼はメールで行われ、その内容を法務担当者がExcelの台帳に手動で転記するというプロセスが一般的です。

Excelの台帳には、案件名、依頼部門、担当者、期日など、10項目以上の情報が記録されることもあり、年間で数万項目を入力する企業もあります。

この手作業での転記作業は、以下のような課題を引き起こします。

1. 入力ミスや転記漏れのリスク：
   手作業であるため、どうしても入力ミスや転記漏れが発生しやすく、重要な情報の欠落につながる可能性があります。
   
   
2. 時間と手間：
   大量の案件を手作業で転記するには、膨大な時間と手間がかかり、法務担当者の負担を増大させます。
   
   
3. 最新状況の把握が困難：
   Excel台帳はリアルタイムでの更新が難しく、常に最新の状況を把握することが困難です。

共通のメールアドレスでのやり取り

法務部門で共通のメールアドレスを使用している場合、全ての依頼や問い合わせがそのアドレスに届くため、以下のような課題が生じます。

1. 案件の見落とし：
   大量のメールに埋もれて、重要な案件を見落としてしまう可能性があります。法務部門の共通アドレスには、事業部からの依頼だけでなく、他部署からの問い合わせや報告、通知など、様々な種類のメールが届きます。そのため、重要な依頼メールが他のメールに埋もれてしまい、担当者が気づかずに対応が遅れたり、最悪の場合、見落としてしまったりするリスクがあります。特に、急を要する案件や、対応期限が迫っている案件などを見落としてしまうと、企業の事業活動に大きな影響を与えてしまう可能性もあります。
   
   
2. 情報の錯綜：
   自分の担当以外の案件も混在するため、情報が錯綜し、必要な情報を見つけるのに時間がかかります。法務部門の共通アドレスには、複数の担当者が対応する様々な案件に関するメールが届きます。そのため、自分の担当案件に関するメールを探すだけでも、過去の大量のメールを遡って確認する必要があり、非常に時間がかかります。また、誤って他部署宛のメールに返信してしまう、必要な情報が記載されたメールを見つけられず、再度依頼者に確認する必要がある、などのミスも起こりやすくなります。
   
   
3. 過去の案件の検索が困難：
   過去の案件を検索する場合、メールの検索機能を使うことになりますが、件名や本文の一部しか検索できず、必要な情報にたどり着くまでに時間がかかります。メールの検索機能は、キーワードに完全に一致するメールしかヒットしないことが多く、あいまいなキーワードや関連する情報を含むメールを探すのは非常に困難です。また、添付ファイルの内容までを検索することは得意ではないため、契約書などのファイルを探す場合は、さらに手間がかかります。
   
   
4. 担当者の不在時の対応：
   担当者が不在の場合、他のメンバーが過去の経緯を把握することが難しく、対応が遅れる可能性があります。メールでのやり取りは、特定の担当者と依頼者との間で行われることが多いため、担当者が不在の場合、他のメンバーがその案件の経緯や現状を把握することが困難です。そのため、依頼者からの問い合わせに対応できなかったり、対応が遅れたりする可能性があります。
   
   
5. 情報セキュリティのリスク：
   メールはセキュリティリスクが高く、情報漏洩の危険性があります。メールは暗号化されていない状態で送受信されることが多く、第三者に傍受される可能性があります。また、誤送信によって情報が漏洩してしまうリスクも高まります。法務部門が扱う情報には、企業の機密情報や個人情報など、重要な情報が多く含まれるため、情報漏洩は企業の信頼を大きく損なうことになりかねません。
   
   
6. 属人化しやすい：
   メールでのやり取りは属人化しやすく、担当者しか案件の状況を把握していないという状況になりがちです。メールでのやり取りは、特定の担当者と依頼者との間で行われることが多いため、他のメンバーが案件の状況を把握することが難しく、担当者しか案件の状況を把握していないという状況になりがちです。これは、担当者が退職や異動などで不在になった場合に、対応が滞ってしまうというリスクに繋がります。

ファイル共有サーバーでの契約書管理

契約書などの重要な書類をファイル共有サーバーで管理している場合、以下のような課題があります。

1. 必要なファイルを探すのが大変：
   フォルダの階層が深くなったり、命名規則が統一されていなかったりすると、必要なファイルを見つけるのに時間がかかります。
   
   
2. 最新版の管理が難しい：
   複数の担当者がファイルを更新する場合、どれが最新版なのか分からなくなってしまうことがあります。
   
   
3. セキュリティのリスク：
   ファイル共有サーバーへのアクセス権限の設定によっては、情報漏洩のリスクがあります。

ツールを変えずに最大限工夫する方法：メールで案件を受付する従来型のフローでもここまでできる

既存ツールでの効率化は可能か

「法務案件管理にシステムを入れるのは、コストもかかるし、導入や設定も大変そう…できれば、今使っているメールでの案件受付フローをベースに、もう少し効率的に管理できるようにならないだろうか？」

多くの法務担当者の方が、そう考えたことがあるのではないでしょうか。

法務部門の業務において、事業部などからの依頼をメールで受け付けるというフローは、中小企業から大企業まで、非常に一般的です。多くの企業で採用されているこの方法には、特別なシステムを導入する必要がなく、すぐに始められるというメリットがあります。また、多くの従業員にとって、メールは日常的に使用するツールであり、新たなツールの使い方を覚える必要がないため、導入のハードルが低いという点も魅力です。

しかし一方で、メールでのやり取りは、案件の管理という観点から見ると、様々な課題があるのも事実です。大量のメールに埋もれて重要な依頼を見落としてしまったり、必要な情報を探し出すのに時間がかかったり、過去の案件を効率的に参照することが難しかったり…。

そこで、この記事では、メールでの案件受付フローを最大限に活用し、これらの課題を克服し、効率化を図るための具体的な工夫について、深く掘り下げて解説します。

メールでの工夫

依頼フォーマットの徹底活用とメール管理ルールの確立で、情報伝達の精度を高め、管理効率を飛躍的に向上させる

法務部門への依頼をメールで受け付ける場合、依頼フォーマットを定型化することは、効率化を図る上で非常に有効な手段です。

契約審査、法律相談、規程に関する問い合わせなど、法務部門が対応する業務の種類ごとに、必要な項目を明確にした依頼テンプレートを作成します。そして、事業部のメンバーに依頼時には必ずこのテンプレートを使ってもらうように徹底することで、依頼内容の抜け漏れを防ぎ、法務担当者がスムーズに対応できるようになるだけでなく、その後の管理作業も効率化できます。

例えば、契約審査の依頼であれば、以下のような項目を設けたテンプレートが考えられます。

これらの項目を予め設定しておくことで、依頼者は必要な情報を網れなく法務部門に伝えることができ、法務担当者は依頼内容を正確かつ迅速に把握するための確認作業を減らし、審査などの本来の業務に、より集中して取り掛かることができます。また、テンプレートの項目がそのまま管理台帳の項目としても活用できるため、その後の情報入力作業の効率化にも繋がります。

さらに、メールの件名についてもルールを設けることが有効です。例えば、「【契約審査依頼】〇〇株式会社との業務委託契約（依頼部署名）」のように、案件の種類や相手方、依頼部署などを件名に含めることで、メールの検索性が向上し、過去の類似案件を探す際などにも役立ちます。

加えて、法務部門内でメールの管理ルールを徹底することも重要です。

1. 案件ごとにフォルダを作成し、関連するメール（依頼メール、やり取りのメール、最終的な回答メールなど）を一箇所に集約する：案件の経緯を把握しやすくするため
   
   
2. 対応が完了した案件のメールはアーカイブ化する：メールボックスを整理し、必要な情報を見つけやすくするため
   
   
3. 未対応の案件は「未対応」フォルダに入れるなど、ステータスを明確にする：対応漏れを防ぐため
   
   
4. 担当者ごとにフォルダを作成し、自分が担当する案件のメールを管理する：案件の責任の所在を明確にする
   
   
5. 重要なメールにはフラグを付けるなどして、対応の優先度を明確にする：効率的に業務を進めるため

これらのルールを徹底することで、メールボックスが整理され、必要な情報に素早くアクセスできるようになり、結果として、業務効率が大幅に向上します。

Excelでの工夫

入力支援と可視化で効率的な管理と分析

Excelなどの表計算ソフトを法務案件の管理台帳として運用している場合、Excelの持つ入力支援機能や可視化機能を最大限に活用することで、効率的な管理と分析が可能になります。

入力規則を設定することで、入力ミスを大幅に防ぎ、効率的にデータを入力できるようにすることができます。例えば、日付の項目には日付形式のみを入力できるように設定したり、選択肢のある項目にはプルダウンメニューを作成したり、数値項目には範囲を指定したりすることが有効です。

また、条件付き書式やグラフ機能を活用することで、案件の進捗状況、担当者の負荷状況、期日管理の状況などを可視化し、管理効率を向上させることができます。

例えば、案件の進捗状況に応じてセルの色が変わるように設定したり、担当者別の案件数や処理時間をグラフで表示したり、期日が近づいている案件をアラート表示したりすることで、一目で状況を把握することができます。

さらに、ピボットテーブルや関数を活用することで、案件の傾向分析や実績分析を行うことも可能です。例えば、契約類型別の案件数、依頼部門別の相談件数、案件処理にかかる平均時間などを集計することで、業務の改善点や課題を把握し、より戦略的な法務活動に繋げることができます。

共有フォルダでの工夫

フォルダ構成と命名ルールを最適化し、情報アクセスを効率化

Google Drive、SharePointなどの共有フォルダサービスを利用して契約書や関連資料などの重要なファイルを管理している場合は、フォルダ構成とファイルの命名ルールを最適化することが、情報へのアクセス効率を高める上で非常に重要です。

案件の種類、担当部署、契約の相手方、作成時期などの基準でフォルダを分け、階層構造を明確にすることで、必要なファイルに素早くアクセスできるようになります。フォルダの階層は深くしすぎず、3階層程度に留めるのがおすすめです。

また、ファイル名に規則性を持たせることで、ファイルを検索する際に必要なファイルをすぐに見つけられるようにします。

例えば、「契約の種類_相手方企業名_作成日_バージョン.docx」といった命名規則を設けることで、目的のファイルを効率的に探し出すことができます。

さらに、共有フォルダのアクセス権限を適切に設定することも重要です。ファイルへのアクセスを必要最小限のメンバーに制限することで、情報漏洩のリスクを低減し、セキュリティを確保することができます。

その他の工夫

情報共有の促進と検索ノウハウの共有でチーム全体の対応力を向上

過去の類似案件の情報や、案件に対応する上でのノウハウを積極的に共有することで、法務チーム全体の対応力を向上させることができます。

情報共有のための勉強会や研修会を開催したり、ノウハウを蓄積するためのWikiやナレッジベースを作成したりするのも有効な手段です。

また、各ツール（メール、Excel、共有フォルダなど）での検索方法に関するノウハウを共有することも、情報検索にかかる時間を短縮するために重要です。

各ツールの検索機能を使いこなすための研修を実施したり、検索のコツやショートカットキーをまとめたマニュアルを作成したりすることも効果的です。

さらに、法務関連の最新情報を共有するための情報共有会やメーリングリストを作成することも、チーム全体の専門性を高める上で役立ちます。

既存ツールでの効率化には限界がある

これらの工夫によって、現状のメールでの案件受付フローをベースとした運用でも、一定の効率化は期待できます。

しかし、これらの工夫は、あくまでも部分的な改善に過ぎず、根本的な解決にはなりません。

情報が依然として様々な場所に分散している、手作業が多く時間がかかり担当者しか案件の全体像を把握できない、といった構造的な課題は解決できないからです。

より効率的に、そしてより安全に法務案件を管理するためには、やはり専用の法務案件管理システムの導入を検討する必要があります。

従来型フローの構造的な問題点/限界

メールとExcelを中心とした従来の法務案件管理フローは、一見するとシンプルで導入しやすいように思えますが、運用を続けるうちに様々な構造的な問題点が顕在化してきます。これらの問題点は、法務部門の業務効率を著しく低下させるだけでなく、リスク管理の面でも大きな懸念材料となります。ここでは、これらの従来型フローが抱える根本的な問題点と、その具体的な影響について深く掘り下げていきます。

手作業による入力と転記

従来型の法務案件管理における最も大きな課題の一つが、案件情報のExcel台帳への手作業による入力と転記です。事業部からの依頼はメールで届くことが一般的であり、法務担当者はこれらのメールの内容を一つ一つ確認し、必要な情報をExcelの台帳に手動で入力していく必要があります。

この手作業による入力作業は、非常に時間と手間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといった人為的なエラーのリスクを常に孕んでいます 。例えば、契約の締結期日を誤って入力してしまったり、重要な条項に関する情報を転記し忘れたりする可能性も否定できません。これらのエラーは、法務部門の業務品質を低下させるだけでなく、企業の重大な損失に繋がる可能性もあります。

さらに、同じような情報を複数の場所に何度も入力する必要があるという非効率性も大きな問題です。依頼メールに記載されている情報をExcel台帳に入力するだけでなく、社内の報告書や他の管理ツールにも同様の情報を入力しなければならないケースも少なくありません。この二重、三重の入力作業は、法務担当者の貴重な時間を浪費させ、本来注力すべきコア業務への集中を妨げる要因となります。

情報の分散と共有の難しさ

メールを中心としたコミュニケーションでは、情報が分散してしまうという問題も深刻です。案件に関するやり取りが複数のメールに分かれて行われるため、必要な情報を探し出すのに時間がかかったり、重要な情報を見落としてしまったりする可能性があります。

特に、関係者が複数にわたる案件では、誰がいつどのような情報を送ったのかを把握することが困難になりがちです。これにより、伝達ミスや認識の齟齬が発生し、業務の遅延やトラブルの原因となることも考えられます。

また、メールでの情報共有は、特定の担当者にしか情報が伝わらないという閉鎖的な側面も持ち合わせています。担当者が不在の場合、他のメンバーが過去の経緯を把握することが難しく、対応が滞ってしまうというリスクもあります。

過去案件の検索性の低さ

過去の案件を効率的に検索できないという問題も、従来型フローの大きな弱点です。メールボックスに蓄積された大量のメールから必要な情報を探し出すのは、非常に困難な作業です 。メールのタイトルや本文に含まれるキーワードで検索をかけても、なかなか目的の情報にたどり着けないという経験をしたことがある方も多いのではないでしょうか。

Excelで案件を管理している場合でも、検索性の問題は解消されません。ファイル名やフォルダ名が適切に管理されていなければ、必要なファイルを見つけるのに時間がかかります。また、Excelの検索機能は、ファイルの内容までを網羅的に検索することは得意ではありません。

過去の類似案件の情報を参照したい場合でも、必要な情報に迅速にアクセスできないため、法務担当者は多くの時間を情報収集に費やさざるを得なくなります。これは、業務効率を低下させるだけでなく、過去のナレッジを十分に活用できないという機会損失にも繋がります。

OLGAがもたらす３つの解決策とメリット

従来の法務案件管理フローが抱える課題、すなわちメールでの依頼に起因する手作業による非効率な情報入力、情報の分散による共有の難しさ、そして過去案件の検索性の低さといった問題に対し、リーガルテックツール「OLGA」は解決策を提供し、法務部門の業務効率化を強力に支援します。OLGAは、法務案件の業務フロー全体を最適化し、法務担当者がより戦略的な業務に集中できる環境を実現します。

案件台帳の自動作成

OLGAの大きな特徴の一つが、案件台帳の自動作成機能です。

従来の法務案件管理では、事業部の各部門から法務部門への依頼は、主にメールで行われていました。法務担当者は、これらの依頼メールの内容を確認し、案件名、依頼部門、担当者、期日、依頼内容などの情報をExcelの案件台帳に手動で転記するという作業を行っていました。この手作業による転記作業は、法務担当者にとって大きな負担であり、入力ミスや転記漏れのリスクも常に付きまとっていました。また、同じような情報を複数の場所に何度も入力する必要があるという非効率性も問題でした。

OLGAでは、事業部の担当者がシステム上の専用フォームから依頼を入力することで、これらの課題を解決します。事業部の担当者がOLGAの専用フォームに必要な情報を入力して依頼を送信すると、案件台帳が自動的に作成されるため、法務部門はExcelへの転記作業ゼロになります。これにより、法務部門は大幅な工数削減を実現し、より高度な業務に時間を使うことができるようになります。

OLGAの依頼フォームは、事業部の担当者が入力しやすいように、企業ごとにカスタマイズすることが可能です。必要な項目を自由に設定できるため、自社の業務フローに合わせた最適な依頼フォームを作成できます。また、入力された情報は自動的に台帳に転記されるため、入力ミスや転記漏れのリスクを大幅に減らすことができます。

案件情報の一元管理

OLGAは、案件に関する情報を一元的に管理する機能を備えています。

従来の法務案件管理では、案件に関する情報が、メール、Excel、共有フォルダなど、様々な場所に分散して管理されていることが一般的でした。そのため、必要な情報を探し出すのに時間がかかったり、関係者間での情報共有がスムーズに行えなかったりするという問題がありました。

OLGAでは、案件の依頼内容、進捗状況、関連資料、関係者とのやり取りなど、案件に関するあらゆる情報がOLGAの案件詳細ページ上で一元的に管理されます。これにより、法務担当者は必要な情報に迅速にアクセスでき、情報共有もスムーズに行えます。

例えば、過去の契約書案や関連する法規制の情報などもOLGA上で一元管理することで、必要な時にすぐに参照することができます。また、案件の進捗状況もOLGA上でリアルタイムに確認できるため、1st担当者と2nd担当者といった法務チーム内の関係者間のコミュニケーションも円滑になります。

高度な検索機能

OLGAは、高度な検索機能を搭載しており、過去の案件情報を効率的に活用することができます。

従来の法務案件管理では、過去の案件情報を検索する際に、メールの検索機能やExcelの検索機能を利用することが一般的でした。しかし、これらの検索機能では、必要な情報に迅速にたどり着けない場合があります。特に、メールの検索機能では、件名や本文の一部しか検索できず、必要な情報を見つけるまでに時間がかかることがあります。また、Excelの検索機能も、ファイルの内容までを網羅的に検索することは得意ではありません。

OLGAでは、案件名、担当者、期日などの台帳項目による絞り込み検索だけでなく、案件に紐づく契約書の本文やメールの内容なども含めたキーワード検索が可能です。これにより、過去の類似案件や関連する情報を迅速かつ効率的に検索でき、法務業務の効率化と高度化に大きく貢献します。

例えば、特定の取引先との過去の契約書に含まれる条項を調べたい場合や、特定の法律問題に関する過去の相談事例を調べたい場合などでも、OLGAの高度な検索機能を使えば、必要な情報にすぐにアクセスすることができます。

OLGAの検索機能は、法務担当者が過去のナレッジを有効活用し、より質の高い法務サービスを提供するための強力なツールとなります。

導入企業の声

OLGAで効率化を実現！

実際にOLGAを導入した企業からは、以下のような声が寄せられています。

郵船ロジスティクス株式会社様

「毎日1時間半かかっていた案件受付業務がゼロに。類似案件の検索やノウハウ共有がスムーズになり、業務キャパシティが飛躍的に向上しました。」

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株式会社エムティーアイ様

「年間1万件のExcel転記・ファイル格納がゼロに。検索・分析の効率が圧倒的に改善されました。」

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まとめ：法務案件受付業務の効率化を実現するならOLGA

この記事では、Excelを中心とした従来の法務案件管理の問題点と、OLGAがもたらす解決策について解説しました。

OLGAは、案件台帳の自動作成、案件情報の一元管理、高度な検索機能など、法務部門の業務効率化を強力に支援する様々な機能を搭載しています。

OLGAを導入することで、あなたは日々の煩雑な作業から解放され、より戦略的な業務に集中できるようになるでしょう。

法務部門のDXを推進し、更なる成長を実現するために、OLGAの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

詳しくは資料をご覧ください

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