法務案件の相談をメールで受け付けていませんか？

メールは誰でも手軽に使えるため、業務フローとして採用されやすく、現在も多くの企業で採用されています。しかし、手軽な一方で、必要な情報が揃っておらず手戻りが発生したり、相談しやすい法務部員への属人的な依頼相談が生まれてしまうことがあります。

そして、メールによる法務案件の受付は、手軽さから事業部にとっては良い方法に見えますが、実際には様々な課題を抱えています。つまり、メールによる受付は、法務部と事業部の双方にとって課題を抱える業務フローとなってしまっています。

この記事では、メールによる法務案件受付の限界を法務部と事業部、それぞれの視点から明らかにしつつ、「依頼フォーム」導入のためのヒント、そしてこれらの課題を根本から解決する法務オートメーション「OLGA」について詳しく解説します。この記事を読むことで、現在のやり方を見直し、次のステップであるツール導入の可能性を探る道筋が見えてくるはずです。

従来の法務案件受付フローの実態と「法務部」の悩み

多くの企業で採用されている、メールを用いた法務案件受付の一般的な流れと、そこに潜む非効率やリスクを見ていきましょう。メールは手軽に使える一方で、法務案件の受付においては様々な課題を引き起こしています。

情報の一元管理が困難で、管理工数が増大する

 

メールで寄せられる法務案件は、個別のメールとして存在するため、案件情報を一元的に管理することが非常に困難です。案件ごとに担当者やステータス、関連資料が異なるメールに埋もれてしまいがちです。

(1) 手作業による管理工数の増加

依頼受領後、Excelなどに案件情報を転記する作業が発生します。管理する項目の数や、案件数に比例して管理工数が大幅に増加します。また、契約書などの関連ファイルも別途適切に管理する必要があり、共有ドライブなどに都度フォルダを作成し、バージョン管理をするためにファイル名などで工夫する場合もあり、手作業の工数は非常に大きいです。

(2) 最新状況把握の困難さ

最新の案件状況を把握するために、複数のメールやファイルを横断的に確認する必要があり、担当者以外が案件状況を確認する際にも時間がかかります。この管理の煩雑さは、法務担当者の日常業務を圧迫し、本来注力すべき契約審査や相談業務に集中できない大きな要因となります。

案件の全体像や進捗が不透明になり、リスク管理が難しくなる

 

メールベースの管理では、個々の案件はメールという点として存在するため、法務部全体の案件状況や進捗状況を俯瞰することが困難です。

(1) 担当者ごとの負荷と進捗の可視化不足

各担当者が抱える案件数や負荷が見えにくく、Excelで一定の管理をしている場合も、最新の状況を確認するためには集計作業が必要となります。また、特定の案件の進捗が遅れていることに気づきにくいという問題もあり、重要な案件や緊急度の高い案件の見落としリスクが高まります。

(2) リソース配分と業務効率の低下

案件状況の不透明さは、法務部全体としての優先順位付けやリソース配分を難しくします。最低限、各メンバーの抱えている案件がわかったとしても、案件のステータス状況や、実際の案件の難度によっても工数は上下するため、適切な配分が困難になります。結果として、業務効率の低下や、最悪の場合は法務リスクの見落としに繋がりかねません。

ナレッジが属人化し、組織としての対応力が向上しない

 

メールによるやり取りは、個別の担当者とその事業部担当者間で行われることが多く、そこで蓄積される知見や過去の類似案件の対応履歴が、組織全体で共有されにくいという問題があります。

(1) 過去案件の検索・共有の困難さ

過去に同様の案件がどのように処理されたかを探すのに時間がかかったり、あるいは見つけられなかったりすることがあります。担当者以外が過去の案件からナレッジを得ることが難しいため、新しい担当者が業務に慣れるまでに時間がかかります。

(2) 対応品質のばらつきと組織対応力の停滞

ナレッジの属人化は、法務部全体の対応力向上を阻害し、非効率な繰り返し作業を生むだけでなく、対応品質のばらつきというリスクも抱えることになります。過去との整合性は法務業務にとっては非常に重要な観点であり、場合によっては会社の信用に関わります。これは、法務部門の体制強化を目指す法務マネージャーや責任者、管理担当役員にとって大きな課題となります。

従来の法務案件受付フローの実態と「事業部」の悩み

前章では、法務部視点でメール受付の問題点を確認しました。では、事業部にとってはどうでしょうか。手軽である、という点は否定できない事実です。しかし、実際にメールを送る際や、依頼メールを送った後について考えてみると、事業部にとっても最適な方法ではない理由が見えてきます。

依頼先に迷い、たらい回しにされる

 

メールで法務部に依頼する際に、事業部担当者が誰を宛先にすればよいか分からず、結果として案件に必要な知識を持つ担当者に直接依頼できないという問題が頻繁に発生します。

(1) 適切な担当者への依頼の困難さ

法務案件は、特に知財案件など特定の担当者しか知らない案件や分野が存在することがあります。契約書の相談をしたのに「これは知財部に相談して」といった部署間のたらい回しが発生し、結局解決までに時間がかかってしまうこともあります。

(2) 担当者不在時の対応の遅延

メールの宛先の担当者が不在時には、対応が滞り、他の法務部員がそれに気づけないようなことがあります。このような状況では、事業部担当者は依頼先に迷うストレスを感じ、法務部側も不要なコミュニケーションコストや案件の再割り当ての手間が発生します。

記載漏れが多く、情報収集に手間がかかる

 

事業部担当者が自分なりに相談内容をメールで伝えても、法務案件の検討に必要な情報が不足していることが少なくありません。

(1) 追加質問による往復業務の発生

事業部担当者は、法務部に依頼をする際に事業部の目線で依頼内容を記載します。そのため、法務部の目線では依頼内容の不足や論点のズレなどを感じることが多々あります。結果として、依頼の度に法務部から追加の質問を受け、事業部担当者が相手先に確認してから法務部に伝達するというやり取りに時間がかかったりすることがよくあります。

(2) 案件進捗の停滞

必要な情報が揃うまでに時間がかかり、結果として案件がなかなか前に進まないという状況が起こり得ます。これは、法務部・事業部双方にとっての非効率であり、最終的な目標である「ビジネスの成功」の障害になりえます。

記載内容に迷い、依頼のハードルになる

 

事業部担当者が、法務案件を依頼する際に「何をどのように記載すれば法務部に正確に伝わるか」について迷ってしまうことがあります。

(1) 依頼内容のまとめる時間の増加

依頼内容をまとめるのに時間がかかり、結果として依頼そのもののハードルが高くなってしまうこともあります。結果、依頼を送るまでにも時間がかかってしまうことがあり、法務部が対応にあたるための時間が削られたり、当初描いていたスケジュールが遅延してしまうことも考えられます。

(2) 不明瞭な依頼による追加コミュニケーション

前提として、法務部と事業部とでは「法務リテラシー」の違いはどうしても発生します。テキストによる依頼は、必要な法務に関わる情報を一から文章化することになるため、普段から法務に慣れ親しんでいない事業部にとっては想像以上に負担が大きいものです。伝えたい内容はまとまっているものの、上手く言葉にできない、という経験は誰もが経験したことのあるものですが、事業部が法務に依頼をする際も同じ経験をしている可能性が大いにあります。

メールが生む非効率の連鎖

これまで見てきたように、メールでの法務案件の受付は、事業部側と法務部側の双方が課題を持っています。そしてこれらの双方の課題は、密接に関連しています。事業部が抱える依頼時の悩みは、そのまま法務部の非効率やリスクに繋がり、メールというツールがその連鎖を断ち切ることを難しくしています。ここでは、事業部と法務部の課題について、その関連性を深掘りします。

事業部の依頼先の迷いが、法務部の案件把握困難とナレッジ分断を招く

 

事業部担当者が「誰に法務案件を依頼すれば良いか分からない」という問題は、単に事業部のストレスであるだけでなく、法務部側の課題に直結します。

(1) 案件把握の困難化とリソース配分の非効率化

適切なルートでの受付ができない場合、最終的に対応にあたる担当者の手元に情報が届くまでに時間を要することになり、結果として短納期での依頼案件となってしまうこともあります。また、事業部側で適切な依頼先がわからないことで相談のしやすい特定の個人宛てに相談が来たりすると、法務部全体でどのような案件が、どれだけ来ているのかという全体像の把握が難しくなります。これにより、法務部内のリソース配分が非効率になったり、緊急度の高い案件の見落としリスクが高まったりします。

(2) ナレッジの属人化と組織対応力の低下

個別のメールでのやり取りに終始すると、その案件で得られた知見や判断、関連資料が担当者個人のメールボックスに留まりがちになり、組織全体でのナレッジ共有が進まず、属人化を招く構造的な問題を生み出します。

事業部の記載の迷いや漏れが、法務部の情報収集負荷と手戻りを引き起こす

 

事業部担当者が「法務案件の依頼内容をどう書けば良いか分からない」「必要な情報を記載し忘れてしまう」という問題も、法務部側に直接的な負荷となります。

(1) 情報収集の手間と案件処理スピードの低下

情報が不足したり不明確だったりする依頼メールを受け取った法務担当者は、追加の情報を得るために事業部と何度もやり取りを重ねる必要が生じます。法務部は必要な情報を事業部に再度伝える必要があり、事業部は顧客などに確認する手間が生じます。これらはお互いに片方の作業だけで完結できるものではないため、交互に”待ち”の状況を生むことになり、結果として本来の法務検討業務の時間を奪い、案件の処理スピードを低下させます。

(2) 不完全な情報による手戻りリスク

不完全な情報に基づいて検討を進めると、後から追加情報が得られた際に検討をやり直すといった手戻りが発生するリスクも高まります。事業部側も最低限伝えなければいけない情報を把握していないため、悪意なく前提情報の変化が発生します。

このように、事業部側の依頼時の課題は、法務部側の非効率とリスクに繋がる連鎖を生んでいるのです。

法務オートメーション「OLGA」が提供する解決策とメリット

上述した、メールによる法務案件受付が引き起こす事業部と法務部双方の課題と、それに伴う非効率の連鎖を根本から解決するのが、法務オートメーション「OLGA」の依頼フォームです。OLGAの依頼フォームが、どのようにこれらの課題を解決し、法務部門と事業部双方に具体的なメリットをもたらすのかを解説します。

依頼窓口の一元化・自動振り分けで迷いを解消し、プロセスを透明化・効率化

 

OLGAの依頼フォームを法務案件の窓口として一本化することで、事業部担当者は誰に依頼すれば良いか迷うことがなくなります。事業部側は共有されたURLにアクセスするだけで依頼を始めることができ、フォームから依頼された案件はOLGA上に一元的に集約され、受付後は法務側で適切な担当者に振り分けることができます。

 

(1) 案件状況のリアルタイム把握と透明性の向上

これにより、法務部側は案件の発生状況や担当者のアサイン状況をOLGA上でリアルタイムに把握できるようになり、案件全体の透明性が格段に向上します。

(2) 組織的な対応と事業部の安心感

担当者間での案件状況の共有や引き継ぎがスムーズになり、特定の担当者に依存しない組織的な対応が可能になります。事業部担当者もOLGA上で自身の依頼が誰にアサインされ、どのような状況にあるのかを確認できるため、安心して連絡を待つことができます。この依頼窓口の一元化と自動化は、事業部の「誰に聞けば？」という迷いを解消するだけでなく、法務部内の案件管理プロセスを透明化・効率化し、属人化解消にも繋がります。

必須項目と形式指定で情報収集を最適化し、手戻りを防止

 

メール依頼における「記載内容に迷う」「記載漏れが多い」といった事業部の課題は、法務部側の情報収集の負荷や手戻りの大きな原因です。OLGAの依頼フォームでは、法務部が必要とする情報を網羅的に取得できるよう、質問項目を自由に設定し、必須項目とすることができます。

(1) 正確な情報入力の促進

選択式の質問形式や、記述式項目に対する具体的な補足説明を設定できるため、事業部担当者は何を記載すべきか迷うことなく、法務部が必要とする情報を正確かつ漏れなく入力できるようになります。

(2) 情報収集の手間削減とスピーディーな対応

これにより、法務部側は初回依頼時から案件検討に必要な情報が揃った状態で案件に着手できるため、事業部への確認作業が大幅に削減され、情報収集の手間が省けます。結果として、正確な情報に基づいたスピーディーな案件対応が可能となり、不要な手戻りを防ぎ、法務部と事業部双方の業務効率と満足度向上に繋がります。

追加機能でより自社にあった依頼フォーム展開が可能に

 

上述した通り、OLGAの依頼フォームは法務案件受付における根深い課題や限界を解決してくれます。ここでは、OLGAの依頼フォームを事業部に快適に使ってもらうための具体的な機能と、それによって得られるメリットをご紹介します。これらの機能を活用することで、事業部側はよりスムーズに、法務部側はより効率的に連携できるようになります。

適切な担当者設定を自動振り分け

 

OLGAの自動アサイン機能は、法務部側が案件を受け付けた際に都度担当者を手動で設定する手間を大幅に削減します。

(1) 担当者設定の自動化とURL発行

予め担当者設定を決めることができ、その組み合わせの分だけ専用のURLを発行することが可能です。特に、法務部内で予め案件の性質や部署に応じて担当先が決まっている場合などには、適切にURLを配布するだけで意図した担当者設定を自動で実現することができます。

(2) 秘匿性の高い案件への対応と依頼体験の向上

秘匿性の高い案件についても、自動的にOLGA上で非公開の案件になるように設定することも可能です。メールと異なり特定の担当者への依頼を意識する必要がなく、法務部への依頼フォームのURLが変わるだけで、依頼体験に大きな違いが生じることはありません。

案件の性質によりさらに細かい質問設置が可能

 

OLGAでは、案件のカテゴリーを細かく分けることで、例えばNDA（秘密保持契約）と業務委託契約など、案件の性質に応じて異なる質問項目を柔軟に設置することが可能です。

(1) 充実した受付情報の取得

これにより、依頼フォームを通じて充実した受付情報を得ることができ、依頼者は出てきた質問に順に答えるだけで、必要な情報を過不足なく法務部へ伝えることができます。

(2) 柔軟な運用と情報受領の確実化

質問項目を任意と必須とで使い分けることで、案件の受付において最低限必要な情報を確実に受領しつつ、状況に応じて詳細情報の提供を依頼する柔軟な運用も実現します。

選択式の質問設置により、依頼者の入力負担軽減

 

依頼者が法務案件の内容を言葉で記述する際に生じる負担を軽減するため、OLGAでは選択式の質問設置が可能です。

(1) 依頼者の入力負担軽減と円滑な情報伝達

これにより、依頼者は記載内容に悩むことなく、プルダウンメニューなどから選ぶだけで法務部へ必要な情報を効率的に伝達できます。特に、依頼者が案件の専門的な部分を上手く言葉にできない場合でも、法務部が事前に用意した適切な選択肢で誘導することで、円滑な情報伝達を支援します。

(2) データ標準化による検索・分析効率の向上

選択式の項目はデータとして標準化されるため、過去案件の検索や分析を行う際も絞り込みが容易になり、法務部内で蓄積されるデータの質も向上するという副次的なメリットも生まれます。

導入企業の声

郵船ロジスティクス株式会社様

「毎日1時間半かかっていた案件受付業務がゼロに。
類似案件の検索やノウハウ共有がスムーズになり、
業務キャパシティが飛躍的に向上しました。」

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株式会社エムティーアイ様

「年間1万件のExcel転記・ファイル格納がゼロに。
検索・分析の効率が圧倒的に改善されました。」

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まとめ：法務案件受付業務の最適化を実現するならOLGA

これまでの内容を振り返ると、法務案件受付におけるメール中心の運用には、依頼のばらつき、情報不足、管理工数の増大、案件状況の不透明化、ナレッジの属人化といった根深い課題があり、属人的な工夫だけでは乗り越えられない構造的な限界があることを改めて痛感します。

法務オートメーション「OLGA」は、依頼フォームによる受付の一元化、必須項目設定による情報収集の徹底、自動振り分け機能などにより、これらの課題を根本的に解決する力を持っています。OLGAを導入することで、法務担当者は案件受付や情報整理といった定型業務の手間から解放され、本来注力すべき契約審査や法務相談といった専門性の高い業務に集中できるようになります。また、案件状況の可視化によるリスク管理の強化や、蓄積されたナレッジの一元化による組織としての対応力向上も実現できるでしょう。

法務案件受付業務の効率化、法務リスクの軽減、そして法務部門の価値最大化を目指すのであれば、OLGAの導入をぜひご検討ください。まずは無料体験や資料請求で、OLGAが貴社の法務業務をどのように変革できるか、その可能性をご確認ください。

 

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