2023年2月21日、日本を代表する著名な企業の法務パーソンを講師に迎えた「すごい法務EXPO'23」が開催されました。およそ600人が参加したイベントとなった本イベントから、各講演を抜粋してレポートします。
本講演は、KPMGコンサルティング株式会社のSustainability Transformation ASSOCIATE PARTNERを務める水戸 貴之氏を講師にお迎えし、法務・コンプライアンス組織が抱える課題と、組織を高度化・効率化するためのポイントについて解説されました。
昨今の国際事情や経済状況の変化に伴い、法務パーソンに新たに加わる業務が急増しています。組織の高度化・効率化は喫緊の課題として感じている担当者も多いことでしょう。ですが、単にリーガルテックを導入すれば解決するわけではありません。どう考え、何から手を付ければよいのか、本講演で詳しく解説いただきました。
目次
進まない法務組織のマターマネジメント（案件管理）
本講演は大きく2つのテーマについて講演いただきました。
- 法務・コンプライアンス組織の問題・課題
- 法務・コンプライアンス組織の高度化・効率化への道のり
まず１で現状の法務・コンプライアンス組織の問題と課題を整理したうえで、２でどのような考え方で進めていけば、法務・コンプライアンス組織は高度化・効率化できるのかが分かります。
法務組織の課題を解説するに先立ち、法務の現在地としてKPMGコンサルティングが行ったサーベイの結果が用いられました。本サーベイは、昨今多くの企業が取り組んでいるデジタルトランスフォーメーション（DX）と、ESGなどの文脈をうけて企業が迫られている変革に対応するサステナビリティトランスフォーメーション（SX）の両面から、日本の企業の現状・課題を明らかにしつつ、取組みの改善・改革に向けた示唆につながればと意図して行われています。
KPMGコンサルティングによるサーベイは3つの大きなテーマについて行われました。
- テーマ1：法務・コンプライアンス組織と課題
- テーマ2：リーガルオペレーションの改善とリーガルテック
- テーマ3：コンプライアンスリスク対応
それぞれについて解説いただきました。
サーベイテーマ1「法務・コンプライアンス組織と課題」
3つのポイントについて解説されました。
まず1つ目のポイントは、「法務・コンプライアンス担当役員を設置しているか？」という問いに対して、回答企業の69％で法務・コンプライアンスを統括する専任の役員を置いていないことが分かります。管理本部のような形で複数のコーポレート機能を統括する役員はいても、法務やコンプライアンスに関してメインに取り扱う役員はあまりいないようです。
以前、経産省で出された国際競争力の強化に向けた法務機能の改善といった類のレポートのなかで、ジェネラル・カウンセルやリーガル・オフィサーなどを日本の企業内に置くことで国際競争力の強化につながるのではないかという提言がなされました。しかし、その動きはまだそこまで浸透しておらず、いまだ道半ばという状況であることが分かります。
2つ目のポイントは、法務・コンプライアンス部門の人材リソースについての意見について。回答企業の76.9％が「人材不足を感じている」と答えています。これは法務の方々は日常業務のなかで実感があるのではないでしょうか。
3つ目のポイントは、「業務において課題と感じていること」の問いに対し、人材リソースの不足感から、人材採用・育成や育成の基盤になるナレッジマネジメント、情報共有の仕組みの整備といった点が日常業務の課題と感じられていることが分かります。
サーベイテーマ2「リーガルオペレーションの改善とリーガルテック」
水戸氏はサーベイの結果について次のように解説しています。
回答企業の64％で、リーガルテックを導入済みまたは導入を検討しているという状況でした。それではどのようなリーガルテックが導入されているのかを見ていくと、電子署名や電子契約が最多となっています。一方で、マターマネジメントやナレッジマネジメントに関する導入率は低いことが分かります。サーベイテーマ1で「法務人材が不足しているのでナレッジマネジメントをしっかり行わなければならない」という課題感は持っているにも関わらず、実際には導入が進んでいないことが見てとれます。
さらに、回答企業の約半数が「予算確保」と「導入後の運用検討」を課題として挙げています。先ほどの課題感と実際に導入されているリーガルテックが実情としては乖離していることが分かります。
これらの調査結果を踏まえて、水戸氏は次のように分析しています。
水戸氏：
「法務やコンプライアンス部門は、伝統的に弁護士やコンサルタントを起用する場面で予算を確保することについては慣れています。
しかし、ITツールの導入となるとITツールに関する評価指標を整備できていなかったり、必要な審査をどのような手順で、どのような関係者を巻き込んでやっていけばいいかを整備できていなかったりするため、自分たちにとって使えるツールの導入が進んでおらず、電子署名や電子契約といった「全社的に必要なツールの導入」につながりやすかったのではないかと考えています。
この点について私達の観点での問題意識から申し上げると、法務・コンプライアンスの効率化は、電子署名の導入を通じて一定程度の効率化が実現できているかもしれませんが、高度化の部分についてはチームとして継続的にパフォーマンスを上げていく仕組みに寄与していないツールの導入が進んでいるため、課題感がまだまだ現存しているという認識です」
マターマネジメントシステムとは
それでは、マターマネジメントシステムとはどのようなものを指すのでしょうか？
マターマネジメントシステム（MMS）とは、
- 法律相談
- 契約交渉
- 契約
- 契約更新
- （場合によっては）紛争、訴訟
といった案件を包括的に「マター」と呼び、法務部門が関わるマター＝案件の情報を統合的に管理するものです。
マターマネジメントシステムは、KPMG Globalで行った調査によれば、先進的なグローバル企業では39％の企業で使用されているという結果が出ています。
急増する法務業務と流出する人材
サーベイテーマ1、サーベイテーマ2は主にリーガルテックや日常的な業務の課題について解説されました。サーベイテーマ2「コンプライアンスリスク対応」では、コンプライアンスの領域について触れられています。
サーベイテーマ3「現在重視しているコンプライアンスリスクは？」
71％がハラスメント等、59.5％が個人情報管理、42.7％が競争法、独占禁止法についてと回答しています。以下、営業秘密、贈収賄、品質不正、経済制裁と続いていますが、「補足をしますと、このサーベイを行った期間が、ロシア・ウクライナ問題が起きる前であったため、経済制裁に関する話は現在からすると乖離があるような状況ではないか」と水戸氏は語っています。
水戸氏：
「昨今、我々も、経済制裁、経済安全保障に関する問い合わせをひっきりなしにいただいています。2023年現在ではもっと重視されているのではないかと思いますし、それ以外にも営業秘密や品質不正についても、直近にあった大きな事案の前にサーベイをやっているため、我々の肌感覚で最近感じているところよりは低めに出ているかと思います」
サーベイの次の設問は「ESG／SDGsの潮流を踏まえた法務・コンプライアンス部門の法務の変化」について。回答企業のおよそ半分で、「ESG／SDGsに関する外部環境の変化を受け、新しい業務が法務のミッションに加わっている」と回答しています。法務に新しい業務が増えているということは、従来の業務をしっかりと効率化していかないと、今後ますます法務パーソンのリソースは圧迫されるということでしょう。ここからも法務部門の効率化・高度化の必要性が読み取れます。
次の設問は「新規事業の審査における役割」について。法務・コンプライアンス部門が、問題を有する新規事業への中止勧告を実施する役割を担う、言い換えると法務部門が強い権限を持っている企業は19％にとどまっています。海外でジェネラル・カウンセルが持っているような拒否権を持っている法務・コンプライアンス部門は日本だとまだそれほど多くないことが分かります。
水戸氏：
「もちろん海外のあり方がすべて正しいと言いたいわけではなく、日本には日本企業の良さや環境を踏まえた成長の仕方があります。しかし、このような中止勧告ができないがために、法務やコンプライアンスのリスクを抱えたまま事業を進めてしまった結果、大きな損失を出した事例もありますので、日本企業はこの部分を強化しても良いのではないでしょうか」
ESG／SDGsに関する取組みについての調査結果についても触れられました。
ESG／SDGsに関する外部環境の変化を受け、新たに加わった法務・コンプライアンス部門の担当業務は？ との問いに対して、
- 業務が加わった（44.8％）
- 特に加わった業務はない（55.2％）
との結果。
業務が加わったと答えた企業で、どのような業務が増えたのかの設問に対しては、
- 取引先からのESGアンケートへの対応（19.9％）
- サステナビリティレポート作成への関与（19.2％）
といった回答が多く寄せられています。
サーベイから時間が経過していることを前提に、法務領域でコンサルタントとして活動している水戸氏から、直近のコンプライアンスにおける重要課題としては、人権コンプライアンス・経済安全保障・品質不正・DXが挙げられました。
人権コンプライアンスについては、欧州委員会のコーポレートサステナビリティデューデリジェンスに関する指令案が公表され、多くの日本企業が対象になる可能性があることから検討を開始する企業も増えているそうで、経産省でも人権に関するDDのガイドラインを出したり、ドイツのサプライチェーンに関する法律のなかでデューデリジェンスの義務付けが行われていたりと、待ったなしの状況になっているとのこと。
また、少し前は人権に関する話がホットトピックでしたが、直近では経済安全保障に関する問い合わせが増えているそうです。
「企業と対話をしていても、関連分野が広いので1つの部門で押さえきれない、さらに法規制の更新が米中を中心にしながら非常に早く頻度高く行われているので、リスク対応も法務単独ではなく会社の総力戦となっている」と水戸氏は語ります。
自社はもちろん、社外の専門家も交えながらしっかりとした体制を作って進めなければならない部分で、直近で求められている体制づくりはもちろん、ダイナミックな国際情勢のなかでグローバルに向けたコンプライアンス対応に抜け漏れが生じる可能性や不安が大きく感じられているように見え、多くの企業も悩んでいるようです。
サーベイを受けた法務組織の現状
コンプライアンスリスクの増加に対し、現状の効率化を意図してのDX対応については、AI契約レビューや電子署名といった取り組みやすいデジタルツールの導入がまず進み、それらは一段落したように見えます。ですが、それらツールを導入した後、使い続ける企業もあればやめる企業もあり、過度な期待感はなく現実的なところに落ち着いてきているようです。
「法務・コンプライアンス組織に求められる役割の広範化」というテーマにおいて、法務部門には従来から多くの業務負荷がかかっているところに、先述のような新規業務が増加している点が明らかになりました。
こうした負荷の増大についての現状は、法務人材の流出にもつながっているそうです。法務人材が辞めてしまう背景については、「個人として会社に属して長く働いていくよりも、個人としての市場価値をより高めて輝ける場所を目指す方向性にあるのではないか」と水戸氏は分析しています。
そのほかにも、
- 海外拠点については担当者数、業務内容も不明
- コストコントロール力が弱いためにリソースの追加ができない
といった悩みが水戸氏の元へ多く寄せられているそうです。
効率化にあたって大切なのは「全体を把握すること」
ここまで「法務・コンプライアンス組織の問題・課題」について水戸氏に解説いただきました。ここからの後半は、「法務・コンプライアンス組織の高度化・効率化への道のり」をテーマに、どのように進めていけばいいのか、にフォーカスしてお話がありました。
法務業務の高度化、効率化を進めるにあたり、大切なのは「法務・コンプライアンス機能全体を見渡したうえで課題整理を行い、検討を進めること」と水戸氏は語ります。
ですが、機能全体を見渡すとなると
- 「契約審査をやっている」
- 「法律相談をやっている」
- 「訴訟対応やコーポレート法務もやっている」
等、業務単位で切り分けが行われるケースが多いが、そうではないとも語られています。
水戸氏：
「業務単位での切り分けは、法務の組織運営をやっていくうえではあくまでもプロセスに関する部分だけの話をしているに過ぎません。たとえば、契約審査という業務を考えていくうえでも、『何のためにやっているのか』という認識が組織全体で共通できていない、過剰なリソースの投資になりかねません。これは、契約審査の実務の観点でもかえって過剰なものになってしまい、営業や他部署から『法務に相談するとうるさいし進まないから話したくない』という事態につながりかねません。
自分たちの部門は何のためにこの業務をやっているのか、という点をすり合わせ形で各業務が設計されていないと、無駄なこと、過剰な対応をしてしまう危険性があります。
各業務の前提になるような戦略、つまり法務部門としてのミッションや使命を明確にして、やることとやらないことを決める。場合によっては契約審査においても『こういった領域のことはやらない』『ここは事業部門に任せる』という考え方も、ミッションが明確になっていれば判断できます。まずは戦略・ミッションを明確にして、これを実現できるように業務のプロセスを設計していくことが大切です」
業務プロセスが定められていて、それを支える人材や組織がなければ業務は回りません。社内はもちろん、社外の人材の動きについても分かるようにしたり、法務に入る案件に関連した情報が蓄積できるように環境を整備したうえで、会社組織が機能としてどのように回っていくのかを考えることで、いま自分たちがどういった課題を抱えているのかが見えてきます。
業務の効率化や高度化という話になると、急にプロセスだけにフォーカスしてしまいがちです。ですが、プロセスだけを見るとミッションに合わないことをやってしまい、かえって中長期的に見ると法務部門、コンプライアンス部門の価値が下がってしまうことがままあります。そのようなリスクを避けるために、全体像を見ていくことの重要性について語られました。
現状把握はまず「アウトプットから」
高度化・効率化を進めるにあたって、適切な現状把握が不可欠です。現状把握を行うにあたっては、3つの視点から考えるのが大切だそうです。
- アウトプット
- プロセス
- インプット
現状把握をするときは「アウトプットから逆算して検討すること」が有効だと、水戸氏はおっしゃいます。
水戸氏：
「まずは法務としてのアウトプット、例えば研修資料や契約レビューをする結果などですが、契約レビューに関する工数を減らす方法は何かというと、やらないことなんですよね。
契約審査全体をやらないほうがいいという話ではなく、モノによってはこの取引類型でこの取引相手であるならば法務がどれだけ頑張っても交渉が成り立たない、というケースがあると思います。
また、法律相談の分野でも、基礎的な依頼や照会に対応しているケースは多いと思います。たとえば『契約書の雛形最新版はどこにあるんですか？』という相談だったり、マニュアルを見たら分かるような自社のルールを繰り返し聞かれることもあると思います。そうした相談についてたとえばFAQを公開するというのは分かりやすい手段ですし、法律相談をシステムで受け付けるようにして、相談を実際に受けるときには過去の同種案件をチェックしてもらい、過去の同種案件があった場合には会社全体の有効リソースを考えて相談主の上司に連絡して取組みを改めてもらう、ということもあり得ると思います。
このように、法務からのアウトプットを抑制するところからはじめて、やることを決めたら効率化・高度化のためのプロセスとインプットを考える、というステップで進めるのが良いでしょう」
やる必要のない業務の効率化を図ってもムダでしかありません。やることを決めたうえでプロセスを考えるのが効果的です。
プロセスに関しては、業務や機能が重複・多層化しているケースが多く見られます。業務フローをまとめたときに、いろいろな部門とのやりとりが行ったり来たりしている場合には、非常にムダな工数、コミュニケーションコストがかかっている証左なのでシンプルにすることも重要です。
業務手順や契約審査の考え方が標準化されていなケースも往々にして見られます。契約審査であれば、類型ごとに「プレイブック」という審査におけるTipsをまとめた資料を作って、最初から調べなくても良いようにする。プレイブックはいざ作ろうとすると大変かもしれませんが、中長期的に見ると間違いなく効率化は高まります、と水戸氏は語っています。
ITツール導入には関係者の巻き込みが必須
法務・コンプライアンス業務のDXの進め方についても解説されています。
水戸氏は、業務改善やチェンジマネジメントを伴わないテクノロジー導入は徒労に終わる可能性が極めて高い、と注意を呼びかけています。
チェンジマネジメントとは経営学者のジョン・コッター氏が提唱した概念ですが、その考え方も踏まえつつ、以下のようなステップで取組みを進めることで変革の定着を目指すことが肝要です。
- 業務棚卸し
- 業務選定
- 関係者の巻き込み
- BPR実施
- 環境構築
- PoCの実施
- 効果検証＆大規模展開プラン策定
- 大規模展開
このうち、大事なのは「3：関係者の巻き込み」だと水戸氏は語ります。
水戸氏：
「チェンジマネジメントのステップをシンプルに言えば、危機感を関係する人と共有して、関係する人たちとあるべき姿を描き、あるべき姿に基づく計画を関係する人たち全員を巻き込んで作って導入していくことで、変革が浸透・定着できる、という考え方です。
トップダウン的に『AI契約レビュー入れることにしたから使って』という話が日本企業では多く、ベテランの法務の方からしてみれば『自分でやったほうが早い』と、うまく使ってもらえず死蔵してしまうケースが多く見られました」
単にトップダウンで押し付けるのではなく、関係者を巻き込みすり合わせを行うことの重要性を説いています。
そして水戸氏は次に「法務・コンプライアンス業務のDXの課題」について触れられました。
検討・導入・活用のステップの中で、検討〜導入するところで終わってしまい、使われなくなるケースが多く見られたとのこと。リーガルテックを実際に使ってみて、効果がでなかったと判断したのであればそれでいいのですが、しっかりとした使い方をすればそれなりの効果が出るツールについては、活用の部分まで含めて検討する必要があるでしょう。
まとめ：法務DXの成功には、全体像をまず先に描く、ツールから入らない
水戸氏は、法務・コンプライアンス組織の問題・課題と高度化・効率化への道のりを進めるために、次の3つが重要だとこれまで解説がなされました。
- 全体像をとらえる
- テックからはじめない
- 目指す姿を描く
大事なのは「全体像を捉える」ということです。講演の前半で話されたように、いろいろな問題・課題、対応するために法務業務が増加し続ける、という話がありました。業務範囲は今後も広がっていくのは間違いないので、優先順位をつけて対応できるようにすることが大切でしょう。何をやるべきかを整理するときに、まずは全体像をしっかり捉えましょうというお話です。
続いて、テクノロジーから始めないというところもポイントです。テクノロジーはあくまでも手段であって、適切な目的と目標を設定してから進めないと意味がありません。
そして、最後に目指す姿を先に描くことです。ゴールを意識しないと、前に進んでいるのかいないのか分からなくなります。デジタルツールを導入したのだから法務部門の人員は減らそう、という本末転倒なことも起こってしまいます。「このような形で企業に貢献できるからこそ、法務部門はこういうツールを使うし、人も必要だ」ときちんと明示をしておかないと、部門内はもちろん、社内全体で高度化・効率化に関して協力者、サポーターは得られないでしょう。
法務・コンプライアンス部門の現状の課題から高度化・効率化に向けた詳細な解説まで、充実した講演が行われました。ぜひ、皆さんの企業でも参考にして、法務部門を次のステップに進化させていきましょう。