リーガルチェックとは？実施すべき理由・ポイントを解説

企業取引に欠かせない契約書は、後々のトラブルやリスクを回避するためにリーガルチェックが行われます。
法的な観点から契約書をチェックし、自社の利益を損なわないよう必要に応じて修正を加えるリーガルチェックは、法務の重要な仕事の一つですが、どのような点に注意して進めればよいのでしょうか。概要やメリット、作業の流れ、リーガルチェックのポイントや注意点について解説します。

リスクを未然に防ぐ「リーガルチェック」とは？

まずはリーガルチェックという言葉の意味と概要について解説していきましょう。あわせて、リーガルチェックを行うメリットについても紹介します。

リーガルチェックとは

リーガルチェックとは、自社や取引先が作成した契約書を、法的な視点から検証・確認する作業のことで、日本語では法務確認と訳されます。

事業を進めていく中で、企業は取引先と日々多くの契約書を取り交わすことになるはずですが、その内容は決して統一されたものではありません。中には、意図せず法律違反になってしまっているものや、不利益を発生させてしまう可能性を含んだものになってしまっていることも。
こうした事態を避けるために実施されるのが、リーガルチェックです。

リーガルチェックのメリット

リーガルチェックを行う最大のメリットは、取引先と「正しい契約」を結ぶことができる、という点にあります。この「正しい契約」という言葉には、「法律違反にならない」「後々トラブルにならない」「自社や取引先のどちらか一方が不利な契約にならない」などさまざまな意味が含まれています。

過去に何の問題もなかった契約書でも、テンプレート化して使っているうちに法律の改正があり、そのまま使うと問題が発生してしまうものもあります。リーガルチェックをしっかりと行っていれば、こうした事態も事前に回避することができるでしょう。

リーガルチェックをしないリスク

リーガルチェックをしないリスクは、メリットとは正反対の事象が起こり得るという点です。正しくない契約書を元に契約を進めたがゆえに、後々になって契約無効になってしまったり、場合によっては法律違反として罰せられてしまったり、また法には触れずとも、自社にとって不利な条件で契約を進めてしまうこともあるでしょう。

加えて、リーガルチェックを行っていないということで、ずさんな管理をしている会社と思われてしまうリスクもあります。対外的に不信を生んでしまった場合、それを挽回するのは簡単なことではありません。

リーガルチェックの流れ

適切にリーガルチェックを行うためには、正しい手順に沿って業務を進めることが大切です。ここからは、リーガルチェックの一般的な流れを紹介します。

リーガルチェックの流れと手順

契約書のリーガルチェックを行う際の一般的な流れを以下に紹介します。

1：依頼の受付

契約書を締結する担当部署から、リーガルチェックの依頼を受け付けます。その際、依頼主に取引の目的や背景をヒアリングします。同じ契約書であっても、目的や背景によっては修正すべきポイントや重点的にチェックすべき項目が異なってくるためです。

なお、リーガルチェックの依頼窓口は一本化することをおすすめします。各部署が迷うことなく依頼でき、抜け漏れなく受け付けることができるようになります。法務が複数人いる場合は、過去の取り扱いや得意分野などを考慮して担当者を割り当てましょう。

2：契約書の内容を把握

依頼を受け付けた契約書の内容を読み込み、概要を把握します。特に取引内容や支払方法、権利義務、契約期間といった項目を重点的にチェックします。また、過去に同一の取引先や類似の契約を交わしている場合は、関連する契約書にも目を通し、関係性を把握しておきましょう。

3：修正点の洗い出し

続いて、契約書の修正点を洗い出します。自社にとって不利益となる条項があれば、修正するよう促します。法令に反する条項に関しても修正を行い、反映すべき法令の内容が漏れている場合は追記修正します。効率的かつ正確に修正点を洗い出すためにも、日頃から自社の事業に関連する法令の情報を収集しておきましょう。また、誤字脱字や誤記、表記ゆれ、段落の乱れなど形式的な面での不備がある場合も修正を行います。

契約書を修正する場合は、相手先に納得してもらえるよう、合理的な理由を分かりやすく記載しておきましょう。また、場合によっては外部の弁護士にリーガルチェックを依頼し、万全な状態にしておくこともおすすめです。

4：依頼主へのフィードバック

リーガルチェックの依頼主へフィードバックします。営業担当者などは法律的な知識に詳しくないケースが多いです。依頼主が相手先に修正内容を説明できるよう、修正意図や背景を分かりやすく説明するようにしましょう。また、伝え方に関するアドバイスも行うと親切です。

5：契約書の締結

修正などのやり取りを何度か行い、最終的な合意に至れば契約書を締結します。締結前に修正点の抜け漏れがないか最終チェックを行い、最終的なデータを書面もしくは電子データにして、署名や捺印を行います。締結した契約書は法律に則った形式と保存期間で、適切に保存しましょう。

リーガルチェックのポイントと注意点

リーガルチェックの際に特に注意して対応すべきポイントについて解説していきます。さまざまな確認事項がある中でも、意識的に注視するようにしましょう。

内容や用語など、不明点をクリアにする

契約書に記載されている内容や用語は、必ずしも一般的ではないものも多く、正しい意味で理解されていないケースも少なくありません。そうした不透明な部分をきっかけに認識の齟齬が発生し、トラブルへと発展していってしまうこともあります。契約書に書かれている内容や用語は、誰が見ても同じ意味として理解してもらえるよう、不明点はクリアにしつつ、分かりやすい言葉を使うようにしましょう。

自社に不利な条件がないかを確認する

取引先から提示された契約書の中には、意図せず自社に不利な条件や内容が含まれてしまっていることがあります。それらを見落としたまま契約を進めてしまうと、思わぬところで足元を掬われてしまう可能性もあるため、注意深くチェックするようにしましょう。また自社で制作する際には、相手方が不利になってしまわないように留意することも大切です。

他の契約書との整合性も確認する

多くの取引先と契約をしていたり、事業に応じて契約書を作成していたりすると、それぞれの契約書で内容に齟齬があったり、過去の契約と矛盾していたりすることがあります。そうした矛盾は法令違反につながるケースもあるため、特に気を付けなければなりません。新たに契約書を作成する際は、過去のものも含めて関連する契約書すべてを確認し、整合性をとるようにしてください。

トラブル発生時も想定した内容にする

どれだけ慎重に取引を進めていたとしても、トラブルが発生する可能性をゼロにはできません。契約書作成時は、トラブルが発生した時のことも想定した内容にするようにしましょう。特に損害賠償や機密保持契約など、トラブルが発生しやすい箇所に関しては、その後の処理手順も含めて明記しておくと安心です。

関係する法令や判例を事前にチェックしておく

契約書に記載されていない事項に関しては、法令や判例に従って処理が行われるため、事前にそれらをチェックしておき、意図しないトラブルを防ぐことも大切です。法律は定期的に改正されるものなので、これまで大丈夫だったから大丈夫、ということはありません。アンテナを高く張り、必要な情報を漏らさず入手できるようにしましょう。

契約書を一元管理して効率化

リーガルチェックの重要性、手順、注意点を解説しました。不十分なリーガルチェックは、自社の不利益や法律違反のリスクを招きます。

抜け漏れなく効率的に契約書のリーガルチェックを行うためにも、法務案件を一元管理できるOLGAの法務データ基盤モジュールの活用をおすすめします。案件単位で全ての情報を蓄積でき、過去の契約書のデータ分析もできるため、法務の業務効率化につながります。

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