「変更覚書ってそもそも必要なの？」「覚書と契約書の違いがよくわからない」といったお声をよく聞きます。特に、事業部の方や法務未経験の方などはこのように思われるでしょう。

「よくわからない」ため、変更覚書が必要になった際には、自社の法務部門等に作成を依頼しているのではないでしょうか？変更覚書を作成する度に、法務部門等とのやりとりが発生しているのではないでしょうか？

ご多忙な中、法務部門等とのやりとりを行って変更覚書を作成するのは、時間も労力もかかるため、どうにか楽にならないかと現状に不満を抱いている方も多いのではないでしょうか。

この記事では、変更覚書と契約書に関する基本的な知識を解説し、変更覚書の作成作業を効率化する「OLGA」というツールについてご紹介します。

OLGAを使えば、変更覚書作成の効率化が実現し、本来注力すべき業務に集中できるようになります。毎日忙しくて、変更覚書の作成作業を、楽にしたい、効率化したい、と考えている方必見です！

変更覚書とは？

まずは、変更覚書とは何か？変更覚書って必要なの？といった変更覚書に関する疑問に答えていきましょう。

変更覚書とは？

 

変更覚書とは、すでに締結されている契約書の内容の一部を変更したり、追加するために作成される書面です。元の契約の条項を修正・追加・削除したり、定義を変更したりする目的で用いられます。

変更覚書は、それ単体で完結する契約ではなく、元の契約の一部を構成するものとして機能します。したがって、元の契約の条項番号を明記して、どの条項がどのように変更されるのかを具体的に記載します。また、変更覚書で変更されない条項は、基本的には引き続き元の契約の定めが適用されます。

変更覚書ってそもそも必要？

 

民法上、契約は当事者の合意があれば口頭でも成立するため、変更覚書は、法的に必要となるわけではありません。

しかし、次のような理由から、変更覚書を作成するのが良いといえます。

1. 合意内容の明確化：
   変更された合意内容を書面に残すことで、後々の認識のずれやトラブルを防止することができます。
2. 証拠としての役割：
   万が一、紛争が発生した場合に、変更された合意内容を証明する客観的な証拠となり得ます。
3. 手続きの簡素化：
   契約書のすべてを作り直す手間を省き、変更点のみを効率的に記録することができます。

覚書と契約書は何が違う？

 

覚書と契約書には、法的な効力において原則として違いはありません。

書類のタイトルが「覚書」であっても「契約書」であっても、当事者間の合意内容が明確に記載されていれば、どちらも同様の法的効力を有します。

しかし、次のような使い分けをするのが一般的です。

「契約書」

取引の根幹となる重要な合意事項を定める際に用いられ、詳細な内容を記載します。

例：不動産売買契約書、業務委託契約書、著作物利用許諾契約書など

「覚書」

既存の契約内容を変更・補足したり、正式な契約の前に仮の合意内容を確認する際に、簡易な形式で用いられます。

例：売買金額の変更覚書、納期の変更覚書、許諾範囲の変更覚書など

民法上、契約は当事者の合意があれば口頭でも成立するため、変更覚書は、法的に必要となるわけではありません。

より具体的なケースとしては、次のようなものが考えられます。

ケース１

WEBサイトの保守業務を委託している場合において、受託者より委託料の値上げを求められ、これに応じることにした。

この場合、すでに合意していた委託料が事後的に変更となったため、委託料を変更する内容の変更覚書を締結することとなります。

ケース２

ある商品を販売している場合において、買主より注文個数の増量を求められ、これに応じることにした。

この場合、すでに合意していた商品の数量が事後的に変更となったため、数量を変更する内容の変更覚書を締結することとなります。なお、数量を変更する場合は、通常、売買代金も変更するため、併せて記載することとなるでしょう。

一般的な業務フローにおける課題

ここまでお読みいただいて、変更覚書の必要性について理解していただけたかと思います。

次に、変更覚書を作成する場合の一般的な業務フローを確認し、これが有する課題を確認しましょう。

一般的な変更覚書の作成フロー

 

変更覚書が必要になった場合、一般的には次のようなフローで作成されます。

①事業部門等が法務部門等に作成依頼

②法務部門等が事業部門等に変更内容を確認

③法務部門等にて変更覚書を作成

④事業部門等にて作成された変更覚書を確認

※修正点がある場合、①～④の繰り返し

これらを経て、変更覚書が完成します。

一般的な業務フローが有する課題

 

変更覚書の作成を前述のフローで進めることは、常に法務部門等による確認を経ている点で、リスクの検知に資する側面はあるかと思います。しかし、当該フローは、常に事業部門等と法務部門等のやりとりが発生しており、相当のコミュニケーションコストが生じていると考えられます。

企業規模、事業内容、価値観によるところではありますが、前述した例のような、委託料を変更するだけ、数量を変更するだけ、といった単純な変更覚書については、同じコストをかけて進める必要があるのか疑問に思います。

前述の一般的な業務フローは、変更覚書には単純で簡単なものが含まれるにもかかわらず、事業部門等と何度もやりとりをして変更内容を逐一確認し、元の契約書・ひな型・類似案件等を探し、ファイルをダウンロードして編集するといった画一的・統一的な対応を行っており、必要のない時間と労力を費やしてしまっているといえます。

依頼者によるチェックの結果、変更覚書に修正が入った場合にはなおさら時間と労力を費やします。

OLGAがもたらす解決策とメリット

これまでに確認した変更覚書作成の一般的な業務フローにおける課題はもちろんのこと、日常的な法務業務における課題や限界を、法務OS「OLGA」はどのように解決し、みなさまにどのようなメリットを提供するのか、具体的に説明します。OLGAなら解決できそうだ、と感じていただけることでしょう。

覚書作成の自動化による大幅な工数削減

 

OLGAを導入することで、変更覚書の自動作成が可能になり、事業部門と法務部門のやりとりが大幅に減少します。

これにより、場合によっては数日かかっていた変更覚書作成プロセスが飛躍的に短縮され、ストレスなくスピーディーに変更覚書の完成を実現できます。定型化されたプロセスと自動生成機能により、手作業によるミスを最小限に抑えることもできます。

法務案件の一元管理とナレッジの活用促進

 

OLGAは、法務案件を一元的に管理できるデータ基盤を提供します。これにより、メールやチャットツール、Excelや共有フォルダに散在していた情報がOLGA上に集約され、情報の分断が解消されます。

過去の案件ナレッジを容易に検索・活用できるようになるため、類似案件の対応時間を大幅に短縮し、業務のキャパシティが格段に向上します。担当者の異動や退職があっても、蓄積されたナレッジが失われる心配がなく、スムーズな引き継ぎと業務継続が可能になります。

業務省力化と効率化による生産性向上

 

OLGAの導入により、日常的に生じるExcel管理やファイル格納といった手動で行っていた工数を減らすことが可能になります。また、案件受付業務に毎日1時間半を費やしていた企業が、OLGA導入によってその時間をゼロにできた事例もあります。

これらの業務省力化と効率化は、法務部門全体の生産性を向上させ、本来注力すべき戦略的な法務業務や、より高度な案件に時間を割くことを可能にします。

まとめ：法務業務の課題を解決し、攻めの法務を実現するならOLGA

変更覚書作成フローに限らず、メールやチャットツール、Excelや共有フォルダといった現状のツールでの法務案件管理には、手作業による非効率、ミスのリスク、情報の分断、ナレッジの属人化、進捗管理の困難さといった構造的な課題と限界があります。

これらの課題は、日々の業務に忙殺され、本来注力すべき業務に集中できない法務担当者その他の法務業務に携わるすべての人々にとって、もはや工夫だけでは乗り越えられない壁となっています。

法務オートメーション「OLGA」は、覚書作成の自動化、法務案件の一元管理、ナレッジの活用促進を通じて、これらの課題を根本的に解決します。OLGAの導入により、法務業務の劇的な効率化が実現し、ミスや抜け漏れのリスクを大幅に軽減できます。蓄積されたナレッジを活用することで、過去の経験を未来の業務に活かし、本来注力すべき戦略的な法務業務に集中できるようになります。現状維持では、これらの課題がさらに深刻化し、事業の成長を阻害するリスクもあります。今こそ、OLGAの導入を検討し、業務の変革とスキルアップを実現する一歩を踏み出しませんか？

 

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