株式会社SORAMICHI 江原様に、OLGAの法務データ基盤モジュール の導入背景や目的、導入後の変化について伺いました。

事例の概要とOLGAの法務データ基盤モジュール導入前後の変化

会社の概要を教えてください

江原様：

当社は2017年に創業したITコンサルティング会社です。

メンバーそれぞれが豊富なコンサルティング経験と高い専門性を有しており、幅広い分野に対し、お客様の課題解決の為に最適なソリューションを提供し、実行まで伴走支援しています。

法務部門の体制と業務内容について教えてください

江原様：

当社の法務部門は管理本部の法務チームが担当しています。

メンバーは私含め2名体制で、担当業務は幅広く、社内の法務相談や契約関連業務、契約書ひな形の管理や締結後の契約書の管理のほか、役員会の議事録の管理なども担当しています。

月の案件数で数えると、バラつきはありますが契約書のレビューだけでだいたい20件ほどとなり、数は年々増えていっているように思います。

OLGAの法務データ基盤モジュール導入前のご状況や課題と感じられていたところを教えてください。

江原様：

導入前はチャットサービスで相談を受け付けていたのですが、様々なチャットから相談が飛んできていました。

例えば、法務スレッドのようなものを作っても機密性の高い相談内容もあることから全員を招待することはできないため、結果スレッド内にいない人は別のチャットや個別で依頼してきます。

また、色々なスレッド内に依頼が乱立していて、管理ができなくなっていました。回答したものと、していないものの把握や対応期限の把握が追いつかないだけでなく、別のスレッドや別のチャットで会話が続いたりすると、何の案件か分からなくなってしまったり、同じことについて違う人から質問され、混乱が生じたりしていました。

また、IPOを目指していることもあり、リーガルチェックをしなければならない書類も急速に数が増えてきていて、管理の複雑さが増していっている状況でした。

そのような状況だということも事業部の方には伝わっておらず、「リーガルチェックってそんなに時間かからないでしょ」というように捉えられてしまっていたことも苦しかったです。

OLGAの法務データ基盤モジュールを知ったきっかけや導入した経緯を教えてください。

江原様：

顧問弁護士の先生からの紹介です。

顧問弁護士の先生のところから法務業務代行のようなご提案があったのですが、実際に自分たちが今何にどれくらい工数を割いているかを把握できておらず、今のタイムチャージとどちらがコスト面で適しているのかが分からないという状況でした。

そこで、それであればこういうサービスがありますよ、ということで教えていただいて、検討を始めたという流れです。

導入前に不安だったことなどはありましたか。

江原様：

事業部の方々が実際にこのサービスを通して依頼をしてくれるのか、運用がスムーズにいくのか、という不安がありました。

ただ、システムは結局導入してみないと分からないところがあるため、やってみよう、という気持ちでした。

導入の決め手や、判断のポイントはどのようなものでしたか。

江原様：

価格の面もありましたが、顧問弁護士の先生が設定なども積極的に支援してくれたことが大きかったです。

これまでもいわゆるリーガルテックは使ってましたけども、OLGAの法務データ基盤モジュールのような一元管理のサービスは利用したことがなかったので支援していただいて本当に助かりました。

事業部への導入・周知はどのようにされましたか。

江原様：

かなり前になってしまってあまり覚えていないのですが、確かChatworkの中の「広報チャット」内で皆さんに広報しつつ、毎週行っている全体定例でもアナウンスしました。あとは、いつでも質問してくださいとお伝えしているため、分からない人は個別チャットで質問が来ます。

導入後、事業部からの反応はいかがでしたか。

江原様：

最初は、ファイルのやり取りの面で混乱が生じたりはしていましたが、機能自体はシンプルなので説明をすれば解決できるものでした。事業部の方々も協力的で、特にクレームもありません。

依頼フォームについても自由に表示文言を編集したり説明を加えたりすることができるため、特に質問はなかったです。特に、依頼フォーム上で入力必須項目を設定することができるため、必要最低限のキャッチボールで済むところが、お互いに助かっています。

OLGAの法務データ基盤モジュールを導入してどのような効果を感じていますか。

江原様：

自分で判断できないことは顧問弁護士の先生に確認するのですが、導入前は先生と事業部のやり取りを自分が仲介する必要があり、無駄な時間がかかってしまっていました。顧問弁護士の先生がOLGAの法務データ基盤モジュールのアカウントを1つ持つことによって直接事業部の方とやり取りしてくださり、非常に時間短縮になりました。

顧問弁護士とのやり取りは一言一句が大切で、誤って伝えてしまっては意味がないため、直接やり取りしてもらうのがベストだと考えています。

その意味で、言い方が悪いかもしれませんが、顧問弁護士をうまく活用する体制を整えることができたと感じています。

お気に入りの機能やよく使う機能があれば教えてください。

江原様：

とにかく、今何の案件が動いているのかを一覧で見れることが1番助かっています。

チーム全体のところで見ると、会社全体での動きをざっと確認することができます。かつ、当たり前のことではあるのですが、今どちらにボールがあるのかが一目で分かるというのも助かっています。

それから、内部での会話と依頼者との会話が分かれているのも良いですね。

補足情報、例えば他社との取引で同じような契約を締結したケースがあった場合の、「あの取引ではこうしてる」という話など、依頼者の人が見たら混乱することはチームチャット内で話すことができます。

また、チャットサービスで会話をすると後で見た際にそもそも何の話か分からなかったり、前提情報がなかったりするのですが、チームチャットは案件に紐づいた形で会話できるため、見返す際に非常に見やすいと感じています。

GVA TECHに対する今後の期待があれば教えてください。

江原様：

現在はAI契約書チェック、案件管理（OLGAの法務データ基盤モジュール）、契約書管理、電子契約と全て異なるサービスを使っており、お客さんごとにも電子サインシステムが別々だったりします。

これはGVA TECHさんだけの話では無いのですが、そういったそれぞれのサービスがスムーズに繋がる世界が来てほしいなというふうに思います。

もう1つ、案件に対応していく中で溜まっていくナレッジを社内発信できたらいいと思います。

法務のたまっていったナレッジを一般化して、伝える・蓄積していくみたいなことができると、法務の知識が会社全体の知識となっていくのではと思います。