依頼案件の見落としを防ぎ、案件進捗状況の一元管理をGVA manage導入で実現

株式会社Looop　岩間様、滝川様、鎌田様、中山様に、GVA manage の導入背景や目的、導入後の変化について伺いました。

事例の概要とGVA manage導入前後の変化

会社の概要を教えてください

岩間様：

弊社は、再生可能エネルギーの普及を目指す独立系の電力会社です。 太陽光発電システムの開発・販売・設置・工事・管理・メンテナンスまで、ワンストップで行っています。

それに加え、「Looopでんき」という電力小売事業も展開しています。
市場連動型の電気料金プラン「スマートタイムONE」は、2022年の12月から提供を開始したのですが、契約件数は2024年7月時点で30万件と独立系新電力としては最大です。
市場連動型の料金プランは、30分ごとの日本卸電力取引所の価格に連動した料金プランで、太陽光発電による発電量が多く、市場価格が下がる時間帯での電力使用を促します。電気の使用方法を工夫することで、電気代の削減や再生可能エネルギーの有効活用に繋がります。

Looopでんきの詳細はこちら：https://looop-denki.com/

また、太陽光発電事業だけでなく、北海道の稚内市の南にある豊富町に「ウィンドファーム豊富」という風力発電所を建設し、2024年3月には無事運転開始しております。想定年間発電量が約7900万kWhあり、一般家庭2.5万世帯分の電力量を確保できます。

法務の体制を教えてください

岩間様：

現在、法務は4名体制で業務を進めています。
基本的に契約書審査は全員で取り組んでいますが、それに加え、例えばリスクマネジメント業務や従業員向けの研修業務、内部通報対応を含めたコンプライアンスなどの業務は、それぞれについてメイン担当者を決めてチームで取り組んでいます。

GVA manage導入前の課題を教えてください

岩間様：

GVA manage導入前は、メールで来た依頼をExcelに転記し、案件の進捗状況もExcel上で管理していました。そのため、転記の手間がかかり、並行して進んでいる案件対応のメールに紛れて案件依頼メールを見落とすリスクも発生していました。
また、案件のステータスや進捗状況については、都度案件管理表を確認した上でメールに立ち返る必要があり、一か月あたり100件超の案件を取り扱う中で、このプロセスの簡素化は急務となっていました。

GVA manageを知ったきっかけと導入の経緯を教えてください

岩間様：

元々、私が前職などで競合他社のリーガルテックツールやGVA manageを触った経験があったことがきっかけです。

私が調べた中では、案件の受付管理ができるのはGVA manageだけであったことと、操作性などの使い勝手の良さを比較してみて、我々が望んでいる使い方ができそうであったというのが、一番大きな判断材料でした。

具体的な導入の進め方を教えてください

岩間様：

やりたいことが明確になっていたため、その要望をGVA TECHさんにお伝えして、それに対してのアドバイスをもらいながらフォームを作成しました。

トライアルを実施した時点で、ほぼ設定などは完了していたため、本導入もスムーズに進みました。

事業部に展開する際にも、全社に案件フォームからの依頼を徹底してくれるよう周知する以外に、特段準備はしていませんでした。 ただ、依頼の多い方には、あらかじめトライアル期間から実際にフォームを通じた案件依頼に協力してもらうようお願いし、使い勝手についてフィードバックをもらい、それをGVA TECHさんにお伝えして微調整するというような形で進めていました。

事業部からの反応はいかがでしたか

岩間様：

「スムーズに依頼できた」「依頼方法が分かりやすくなった」などの反応はありましたが、「使いづらい」といったようなものはありません。
そもそも、リーガルテック導入に際して、事業部に負荷をかけないことを想定して計画していたため、私たちの狙い通り、事業部の方には特に負担はなかったと考えています。

GVA manage導入後の効果はいかがでしたか

岩間様：

法務で抱えていた案件が可視化されたことで、課題は完全に解決されたと考えています。

例えば、案件が一覧で見られるため、見落としを防ぐことができ、案件の進捗状況が可視化されたことで、どれが継続案件か、どの案件にどれくらい時間を要しているかや、やり取りの詳細も分かりやすくなりました。
また、ダッシュボードで毎月どの程度の案件をこなしているかを可視化できるため、上層部への説明が付きやすくなりました。

さらに、チーム内のコミュニケーションをチームチャット内で行うことで、やり取りの記録を明確に残すことができているのも、大きな効果の一つかなと思います。

また、GVA assistの方にはなりますが、用字、文言のチェック等にも大きく役立っています。

GVA manageでお気に入りの機能があれば教えてください

岩間様：

私は、時間管理の機能が気に入っています。自分が何にどの程度時間を割いているかを可視化できるためです。
また、契約書案件のみでなく、法律相談やトラブルなどの案件も全て一括で管理できるようになったため、その点もすごく気に入っています。

瀧川様：

私は、今までメールでやり取りする中で、作業用のフォルダーから保管用のフォルダーに移し忘れることがあったのですが、全てGVA manageの中に保存されることで、保存忘れなどを気にする必要がなくなり、管理が楽になった点がありがたいです。

鎌田様：

私は、依頼者チャットが気に入っています。
案件ごとに、過去どのようなやり取りをしたのかを1ヶ所ですぐに確認できるところが、非常に便利だと感じています。

中山様：

前職では競合他社のツールを利用していたのですが、それと比較すると、フォームという定型のもので依頼を受けられて情報が溜まっていくところや、案件を一元管理できるところが全然違いますし、すごく使いやすいと感じています。

岩間様：

他社の場合、私たちユーザとの連絡窓口は営業担当者が付くことが多いのですが、GVA TECHさんの場合は、導入後に技術に詳しい方がサポートに付いてくれることで、技術的な相談もすぐにでき、その場で回答が返ってくるところが助かっています。

今後のGVA manageに期待していることを教えてください

岩間様：

コンプライアンス対応のように、チーム単位での利用というのも想定しているため、そこの展開を待っているというのが一つあります。

また、締結後の契約書の管理について、GVA契約書管理を利用するかどうか、現時点では決まっていないのですが、法務の方で、案件番号の連動性を保ちながら、一気通貫で最終版、締結版も管理できるようになりたいと考えています。

それから、細かい話ですが、ステータスのところが今「1st/対応中」「2nd/対応中」になっていますが、ここを自由に組めるといいなと思っています。何か自分でオプションを付けられると、やりやすいかなと感じています。

瀧川様：

案件ごとの外部メールアドレスの出し方について、顧問弁護士の先生にメールを送る際に、CCのアドレスが「全て」のところを開かないと出てこないところが分かりづらかったため、改善されたら良いと思います。
ちょっとしたリクエスト、質問にも、解決策がある場合には他社の使用例などを交えてご紹介いただけるので、これからもどんどん質問して当社の環境を整えていければと思います。