法務部全員での情報の共有化をOLGAの法務データ基盤モジュールで構築、業務の属人化や可視化できていなかった業務などの課題を解決できました

JR西日本不動産開発株式会社　主任　吉澤様に、OLGAの法務データ基盤モジュール の導入背景や目的、導入後の変化について伺いました。

事例の概要とOLGAの法務データ基盤モジュール導入前後の変化

会社や事業の概要

吉澤様：

当社はJR西日本グループの総合デベロッパーです。「駅から始まる街づくり」、「Make PLACE」の2つのテーマを掲げて、駅を基点とした商業施設やオフィス、住宅の開発、管理などを手掛けております。
駅前の再開発などJR西日本本体と連携して進めることもあります。

法務・知財の体制と業務内容

吉澤様：

部長、課長、メンバー2名の4名体制です。業務は法律相談や契約審査が中心で、取締役会や株主総会の対応、コンプライアンス研修などもやっております。
業務分担は4人全員で柔軟的に業務を遂行しているような状態です。

OLGAの法務データ基盤モジュール導入前の法務案件管理の状況と課題

吉澤様：

課題は大きく分けて３つありました。

1つ目は、業務が属人的になっていた点です。これは例えば契約書審査であれば、各メンバー間で今どんな契約書の審査をしているのか、どんな進め方をしているのか、どんなところで苦労しているのかなどが共有化できておらず、組織力を発揮できていなった点です。

2つ目は、過去の法務案件が一元的に管理されていないために、過去の案件の結論までの経緯を紐解くのに非常に時間を要していた点です。こちらは自分たちが行ってきた業務のノウハウをうまく活用できていなかったことが原因だと思います。

3つ目は、業務の可視化ができていなかった点です。一元的に業務データを管理していなかったため、データに基づく定量的な可視化ができていなかった点は業務を改善していく上でもネックとなっていたと思います。

OLGAの法務データ基盤モジュールを知ったきっかけや導入した経緯

吉澤様：

2023年5月に業務改善のヒントを得るために「法務・知財EXPO」に参加しました。
その展示会でGVA TECHさんのブースの前を通った時に声をかけて頂いたのがOLGAの法務データ基盤モジュールとの出会いです。

20分程、サービスの内容を説明頂いて、自分たちが感じている課題を真正面で解決してくれるサービスと感じました。今だから言うと、その時点でこのサービスを導入したいと本気で思いました。

OLGAの法務データ基盤モジュールの事業部への導入方法や流れ

吉澤様：

展示会から戻ってくるとすぐにGVA TECHさんから連絡をもらい、オンラインでさらに詳しい説明や契約書審査の支援ツールの「OLGAの法務データ基盤モジュール」の紹介もしていただきました。
OLGAの法務データ基盤モジュールもAI契約レビューモジュールもともに無償でトライアルができるということでしたので、実際に試してみることにしました。

実際に動かしてみてOLGAの法務データ基盤モジュールは直感的に操作がわかったので問い合わせることもほとんどありませんでした。また、トライアル期間中、定期的にオンラインで手厚くフォローいただき、非常に安心感がありました。

OLGAのAI契約レビューモジュールも法務データ基盤モジュールとの連携機能や自分たちの基準で審査できる点や、他社の審査ツールよりも人間がすべきことをきちんと残している点など非常にバランスの良いツールと実感し、両方を同時に導入することを決意しました。

OLGAの法務データ基盤モジュール導入後の効果

吉澤様：

はい、結論から申し上げると予想以上に順調に展開できたと感じています。
フォームで依頼を受ける運用をしていますが、事業部からの問合せもほとんどなく業務にうまく溶け込んでいる印象です。

法務部に依頼される案件について、法務部内で全員共有できていますし、各案件の状況の把握もとてもやり易くなりました。
チーム内チャット機能で法務部内での相談も活発に行えるようになり、組織力向上が期待できるように感じています。

OLGAの法務データ基盤モジュールで気に入っている機能

吉澤様：

事業部にアカウントが不要な点です。これは運用を考えるととても重要な要素だと思っています。
当初は気にしていませんでしたが、他のツールをすこし調べた際に事業部のユーザーにもアカウントを持たせるサービスの存在を知りました。

入社・退職・異動が多い企業は、事業部のアカウントのメンテナンスだけでかなり工数を取られるのではと思いゾッとしました。その点、OLGAの法務データ基盤モジュールは、事業部アカウントがないため、そのメンテナンスも不要ですし、事業部ユーザーが何万名いても法務アカウント数のみで利用料金が決まるので安心できました。

OLGAの法務データ基盤モジュールに対する今後の期待

吉澤様：

運用を開始してから１カ月、すべて法務案件がOLGAの法務データ基盤モジュールにどんどん蓄積されています。
分析ダッシュボードもたまに見ていますが、今後はその推移や案件の傾向が見えてくるのが楽しみです。
また、上司や先輩の事業部とのやりとりのコツやうまい案件の進め方などを参考にできるようになるのも楽しみです。