T&Dアセットマネジメント株式会社近藤様、金子様、三澤様に、OLGAの導入背景や目的、導入後の変化について伺いました。

事例の概要とOLGA導入前後の変化

会社の概要や事業内容について教えてください

T&Dアセットマネジメントは、T&D保険グループの資産運用会社です。銀行や証券会社を通じて投資家に投資信託を販売する投資信託事業および、投資顧問契約を締結し年金・機関投資家の資金を運用する投資顧問事業を行っています。

法務の体制と業務内容について教えてください

金子様：

当社の法務部門は法務・コンプライアンス部が担っており、現在は5名体制で業務を行っています。業務内容は大きく3つに分かれます。

一つ目は法務機能で、契約書の審査や取締役会の審議や株主総会の議事にかかる資料の審査のほか、ウエイトとして多いのは新しい投資信託の組成時の法務的なチェックや課題解決のための相談対応などを行っています。

二つ目はコンプライアンス機能で、こちらは大きく二つに分かれるのですが、投資信託における売買の適法性をチェックするトレードモニタリングと、投資信託の販売に用いるパンフレットや投資家様宛の通知・レポートなどの金融商品取引法で”広告等”と呼ばれる資料の審査を行っています。

そして三つ目はコーポレートのリスク管理機能で、自社の業務上のリスク管理などが業務になります。

全体の業務のうち、OLGAで管理している業務のウエイトは5-6割で、管理案件の総数は平均すると月間百数十件ほどです。

OLGA導入前の課題について教えてください

法務業務の課題について

金子様：

OLGA導入前は法務相談や弁護士相談の記録を残す仕組みについて課題を感じていました。相談が来たらExcel台帳に残し、実際のやりとりをしたメールと審査書類をフォルダ毎に分けて残す形で対応をしていたのですが、漏れの発生や網羅性に難があり、また検索性もよくありませんでした。

コンプライアンス業務の課題について

金子様：

広告等の審査業務は業務全体の中でも数が多く、修正依頼のやり取りなども多く発生します。こちらもExcelで都度のステータスも含め案件を管理していました。先ほどお話した法務業務と同様にExcel管理に課題がありましたし、メールのやり取りが多いため、対応漏れや見落とし、回答期日の遅れが発生することもありました。年2回ほど情報の格納漏れのチェックをしていたのですが。それはそれでフォルダを見返す必要があり手間が大きかったです。また、Excelでは年度ごとに管理をしていたため、案件を探す際年度ごとに行う必要があるなど検索性がよくありませんでした。

OLGA導入のきっかけと経緯について教えてください

近藤様：

きっかけはAI契約レビューについて検討をした際、法務データ基盤についても紹介をいただいたことでした。当時は契約レビューに関するツールが認知されていた時期でしたので当社も検討をしていたのですが、法務データ基盤の話を聞いてみたところ、審査よりも案件管理の課題感の方が大きいと気づき、導入を検討し始めました。当時、GVA TECHさんのセミナーでも紹介されていたので、セミナーもイメージを掴むきっかけになったと思います。

決め手となったポイントについて教えてください

金子様：

最初に説明を聞いた段階で既に期待値は高かったです。課題だった情報の蓄積や集約が案件対応のなかで自動で行われる点が特に良かったです。対応してくださった担当者の方に実務に照らした運用について細かな部分まで質問したのですが、そのような事態も想定した機能を有していると説明していただけたので、実際に使用するうえで問題はないなと思いました。案件の多い広告等審査業務においても、案件ページで最新のバージョンのファイルを確認できること、部内・部外ともチャットなどでコミュニケーションできるところが当社には合っていました。

近藤様：

導入の決裁に関して言いますと、事業部側にアカウントが不要であった点は大きかったです。他社の場合は事業部もアカウントを持つことが前提になっていましたが、審査依頼をする部署も依頼頻度には当然バラつきがあり、依頼が少ない部署にコストをかけて一律にアカウントを付与するのかといった課題がありましたが、OLGAではそのような検討の必要がありませんでした。当然コストが抑えられましたし、管理のための工数もかからないので導入のハードルも低く感じました。

導入をする際の流れについて教えてください

金子様：

事業部へは説明会を実施しました。申請が多い部署にはトライアル時から参加してもらっていて、そこでの意見なども活かしつつフォームの内容や業務フローの構築を行いました。複数ファイルのアップロードが難しいという声もありましたが、法務側で代行することもできる仕様なので、さほど問題にもなりませんでした。最終的にはスムーズに導入できたと感じています。

OLGA導入後の効果について教えてください

金子様：

案件を受け付けて、漏れなく対応をして、自動で情報が貯まって、という点は想定していた通りの効果を感じています。案件に対し必要な対応を行えば情報の蓄積に関しては基本自動なので、負担なくやりたかったことができています。

三澤様：

私はOLGAを導入する3か月前に入社したのですが、新しい方が入る際にも大きな効果があると思っています。入社当初はまだExcelでの管理でしたので、案件が来たらExcelに入力して、案件に紐づくメールはファイル化して所定のフォルダに格納して、と部内のルールを覚えるところから始めて、これまでのお話もあったとおり実際の対応にも時間がかかっていました。今はそのような必要はありませんし、入社前の情報も同じ見え方ですべて蓄積されているので、審査や過去案件のチェックなどにしっかりと時間を割けるようになっていると思います。

特にこの機能が良い、というご感想はありますか

金子様：

案件の公開・非公開の設定が役立っています。法務の性質上、部内でも情報にアクセスできる人間を特定する必要があることがあります。導入前は暗号化フォルダなどで都度の対応をしていたのですが、OLGAでは他の公開案件と同じ画面で非公開設定をするだけで情報を隔離できたので非常に使い勝手が良かったです。導入後には依頼フォームでも直接非公開の案件を受け付けることができるようになったので、受付方法の柔軟性も向上しました。

近藤様：

ステータスやボールを投げるという機能が良いですね。Excelベースで管理していた時は各案件がどういうステータスなのかわからなくなってしまうことがあったのですが、ステータスが自動で遷移してくれるので安心して対応にあたれます。部内で自分に対応のタイミングが来た際に、その点が明示的にわかるようになったのでマネージャー目線でも対応がしやすくなったと感じています。私の立場では部内全員の各案件のステータスを管理しなければなりませんが、現在誰がボールを持っていて、期日がいつまでかという点がひと目でわかります。今まではメールに全件目を通して何とかチェックをしていたのですが、この作業がなくなったのは非常に大きいですね。

OLGAに対する今後の期待について教えてください

近藤様：

OLGAの本質的な良いところはナレッジが共有できる点だと思っています。ですので、今後もこの点が拡充されていくことに期待を寄せています。現在は案件ごとの管理が中心ですが、案件に紐づかない共通のナレッジを蓄積・検索できる仕組みがあると法務のナレッジ共有のプラットフォームのような使い方ができるのではと思います。

三澤様：

業務の一つとして、広告等審査結果についてレポートを出しています。審査時の指摘事項などを集計して各事業部にフィードバックをしているのですが、OLGAの中には実際の案件の中にこの手の情報が貯まっていますので、それを上手く取り出して集計が簡単にできるような機能ができると当社としてはありがたいですね。