メール送信による自動案件作成機能について、ユーザーオリジナルアドレスへの送信にも範囲を拡張しました。

自動案件割り振り機能をユーザーオリジナルアドレスへの送信にも範囲を拡張した背景

事業部から法務部への法務案件（法律相談や契約書の作成・レビューなど）の依頼は、メールによって行われるケースは少なくありません。
また、ある特定の事業部からの依頼は特定の法務部門の担当者が対応するということが決まっている場合があります。

しかし、従来のGVA manageでは、GVA manageが発行したメールアドレスからしか自動案件割り振り機能に対応していませんでした。自動案件割り振り機能を活用する場合は、GVA manageからのアドレスに送ってもらうように事業部サイドに案内をしないといけないという課題がありました。

そこで、メールで法務案件を依頼している事業部の業務プロセスを変えないために、事業部は従来通りメールアドレスにメール送信するだけで、自動でGVA manage上に案件を作成でき、自動で決まった担当者に案件が割り振られることが可能になりました。

今回リリースした機能でできること

  • ユーザーオリジナルアドレスをGVA manageに登録
  • ユーザーオリジナルアドレスと担当者を紐づける
  • 事業部が従来通りのアドレスに案件を依頼すると自動でGVA manage上に案件が作成され、決まった担当者に割り振りがされる

上記のルールで案件が自動作成、自動割り振りされることにより、事業部は業務プロセスが変わらないまま、法務部門の業務が自動化されます。
受付後のやりとりについては、法務部がGVA manage上でメッセージを送信すると、自動で取得した依頼者のメールアドレスやCCに入っている上長等の共有者にメールでメッセージが届きます。
依頼者やCCに入っている共有者は、そのメールにそのまま返信するだけで法務部とやりとりができ、メッセージ内容や添付ファイルは全てGVA manage上に蓄積がされます。

GVA TECHでは、ユーザーさまからのお声を参考にしてプロダクト開発を進め、より早く、より正確な法務業務の実現を望まれる企業法務担当者の皆さまを支援して参ります。